Clasificación de los presupuestos: tipos de presupuesto y sus características

Los presupuestos se clasifican según distintos criterios: su flexibilidad, el periodo que cubren, el área de la empresa a la que se refieren, el sector que los usa, su contenido, la técnica con que se elaboran y la finalidad que persiguen. Conocer esa clasificación permite escoger el tipo de presupuesto adecuado para cada necesidad y entender cómo se relacionan entre sí, en especial los que componen el presupuesto maestro de una empresa. ¿Cuáles son los tipos de presupuesto y en qué se diferencian?

Qué es un presupuesto.

Un presupuesto es la expresión en cifras de los planes de una organización para un periodo futuro: cuánto espera vender, cuánto va a producir, cuánto va a gastar y cuánto dinero va a necesitar. Es una herramienta de la planificación financiera y, al mismo tiempo, de control, porque permite comparar lo que ocurre con lo que se esperaba.

Para gestionar bien las finanzas de una empresa no basta con hacer un presupuesto: hay que hacer seguimiento constante a su cumplimiento.

Resumen de la clasificación de los presupuestos.

Estos son los principales criterios de clasificación y los tipos que resultan de cada uno:

A continuación explicamos cada uno.

Según su flexibilidad.

Presupuestos rígidos, estáticos o fijos. Se elaboran para un solo nivel de actividad y no se ajustan si la actividad real cambia. Si la empresa presupuestó vender 10.000 unidades y vende 12.000, el presupuesto de gastos no se modifica, aunque producir más implique gastar más. Fue el tipo de presupuesto que tradicionalmente usaba el sector público.

Presupuestos flexibles o variables. Se elaboran para distintos niveles de actividad y se ajustan al volumen real. Muestran cuánto deberían ser los costos y gastos según lo que efectivamente se produzca o venda, por lo que son más útiles para controlar los costos de producción y los gastos indirectos.

Según el periodo que cubren.

La duración del presupuesto depende del tipo de operaciones y del detalle que se busque: cuanto más largo el periodo, menor la precisión.

De corto plazo. Cubren un ciclo de operación, normalmente un año o menos, y suelen dividirse en meses o trimestres.

De largo plazo. Cubren varios años. Los usan las grandes empresas para proyectos de inversión, ampliación de la capacidad o expansión a nuevos mercados, y los gobiernos en sus planes de desarrollo. Un método común es el de uno más cuatro: se planea el primer año en detalle y los cuatro siguientes de forma general.

Los dos son necesarios: el de largo plazo da la perspectiva, y el de corto plazo la traduce en programas concretos para el periodo siguiente.

Según el campo de aplicación en la empresa.

Esta clasificación muestra cómo se organizan los presupuestos dentro de una empresa.

Presupuesto maestro.

Es el plan global de la empresa para el año siguiente. Reúne todos los presupuestos de las distintas áreas e incluye el objetivo de utilidad y el programa coordinado para alcanzarlo. Define los objetivos básicos, asigna responsabilidades, coordina las actividades de las distintas áreas y facilita el control.

Su limitación es que se basa en estimaciones y no puede predecir con exactitud el futuro. Por eso debe ser una herramienta flexible, que se ajuste a los cambios, y no sustituir el criterio de la administración.

Presupuestos de operación.

Se refieren a las actividades de producción y venta. Se elaboran en cadena, porque cada uno depende del anterior:

El presupuesto de ventas es el punto de partida, y su precisión determina la de todos los demás, como explicamos en el artículo sobre cómo hacer un presupuesto de ventas. El de producción, por ejemplo, se calcula así: unidades a vender más inventario final deseado menos inventario inicial.

Al elaborar el presupuesto de gastos de administración, los salarios y las prestaciones deben calcularse de acuerdo con la legislación laboral, incluidos los aportes a la seguridad social y los parafiscales.

Presupuesto financiero.

Incluye el presupuesto de tesorería o de caja, que estima las entradas y salidas de efectivo mes a mes, y el cálculo del saldo final de caja y de las necesidades de financiación. Es clave para la administración del efectivo, porque muestra si en algún momento faltará dinero, aunque la empresa sea rentable.

Presupuesto de inversiones.

También llamado de erogaciones capitalizables, controla las inversiones en activos fijos, como terrenos, edificios, maquinaria y equipo. Sirve para evaluar las alternativas de inversión, conocer los recursos necesarios y programar cuándo se requieren.

Según el sector que los utiliza.

Públicos. Son los que elaboran el Estado, las entidades territoriales y las entidades descentralizadas. En ellos se cuantifican los recursos para el funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda. En Colombia, el presupuesto general de la Nación lo prepara el Gobierno y lo aprueba el Congreso cada año, como explicamos en el artículo sobre el gasto público.

Privados. Son los que usan las empresas particulares como herramienta de gestión.

Otras clasificaciones.

Los presupuestos también se clasifican según otros criterios.

Por su contenido: los principales resumen los elementos centrales de todos los presupuestos de la empresa; los auxiliares muestran en detalle las operaciones de cada área.

Por la técnica de valuación: los estimados se basan en la experiencia y representan una probabilidad razonable; los estándar se basan en estudios técnicos de costos y tiempos, y representan lo que debería ocurrir.

Por su reflejo en los estados financieros: los de posición financiera muestran el balance proyectado; los de resultados, la utilidad esperada; y los de costos, las erogaciones previstas.

Por su finalidad: los de promoción se usan para proyectos de expansión; los de aplicación, para solicitar créditos; y los de fusión, para anticipar los resultados de una integración de empresas.

Por áreas de responsabilidad: asignan a cada jefe de área un presupuesto por cuyo cumplimiento responde.

Por programas: relacionan el gasto con los objetivos y actividades de cada programa. Son comunes en el sector público.

Base cero: se elaboran desde cero, sin tomar como punto de partida el presupuesto del año anterior, y exigen justificar cada gasto. Son útiles para eliminar gastos innecesarios acumulados, pero requieren más tiempo y trabajo que el presupuesto tradicional, que ajusta el del año anterior.

Etapas de elaboración del presupuesto.

Cualquiera sea su tipo, el presupuesto de una empresa suele pasar por estas etapas:

• Previsión y formulación: cada área elabora su presupuesto parcial, y con ellos se construye un presupuesto previo.
• Aprobación: la dirección estudia el presupuesto previo y lo ajusta.
• Presupuesto definitivo: es el que se ejecuta, se coordina y se controla durante el periodo.
• Control y evaluación: se comparan los resultados reales con lo presupuestado, y la experiencia sirve para elaborar el presupuesto del periodo siguiente.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.