En una compra de bienes o servicios, el comprador que es agente de retención debe calcular el IVA de la factura y descontar las retenciones que correspondan: la retención en la fuente a título de renta, la retención de IVA y la de ICA. En Excel, el cálculo se arma con unas pocas fórmulas a partir de la base, la tarifa del IVA del artículo 468 del Estatuto Tributario y una tabla con las bases mínimas y las tarifas de retención. ¿Cómo se construye y qué hay que verificar?
Calcular el IVA de una compra.
El IVA se calcula multiplicando la base, que es el valor antes de impuestos, por la tarifa. El artículo 468 del Estatuto Tributario fija la tarifa general:
«La tarifa general del impuesto sobre las ventas es del diecinueve por ciento (19%) salvo las excepciones contempladas en este Estatuto.»
Las excepciones incluyen la tarifa del 5 % para ciertos bienes y servicios, y los bienes y servicios excluidos o exentos. Con la base en B5 y la tarifa en B6:
=REDONDEAR(B5*B6;0)=B5+B7La primera fórmula da el IVA y la segunda, el total de la factura. Con una base de 2.000.000 y una tarifa del 19 %, el IVA es 380.000 y el total, 2.380.000.
Sacar la base de un valor que ya incluye IVA.
Si se conoce el total con IVA y se necesita la base, se divide entre 1 más la tarifa: =REDONDEAR(B4/(1+19%);0). Con 238.000, la base es 200.000 y el IVA, 38.000. Un error frecuente es restarle el 19 % al total, lo que daría 192.780, un valor incorrecto.
Las demás operaciones con porcentajes se explican en el artículo sobre las fórmulas para sacar porcentajes en Excel.
Calcular la retención en la fuente.
La retención en la fuente a título de renta se calcula sobre la base sin IVA, y solo si el pago supera la base mínima del concepto. Por eso, el cálculo necesita una tabla con el concepto, la base mínima en UVT y la tarifa, y una fórmula que compare la base con el mínimo.
La tabla de conceptos.
Con el decreto 572 de 2025, aplicado de nuevo desde el 1 de julio de 2026, y la UVT de 2026, de $52.374, la tabla para los conceptos más frecuentes es la siguiente:
| Concepto | Base mínima (UVT) | Base mínima ($) | Tarifa |
|---|---|---|---|
| Compras generales, declarante | 10 | 523.740 | 2,5 % |
| Compras generales, no declarante | 10 | 523.740 | 3,5 % |
| Servicios generales, declarante | 2 | 104.748 | 4 % |
| Servicios generales, no declarante | 2 | 104.748 | 6 % |
| Honorarios y comisiones, persona jurídica | 0 | 0 | 11 % |
| Honorarios y comisiones, persona natural | 0 | 0 | 10 % |
| Arrendamiento de bienes inmuebles | 10 | 523.740 | 3,5 % |
| Transporte de carga | 2 | 104.748 | 1 % |
Estas bases y tarifas cambian por decreto. El decreto 572 de 2025 fue suspendido provisionalmente por el Consejo de Estado en mayo de 2026, y la suspensión se revocó en junio, de modo que sus bases volvieron a aplicarse desde el 1 de julio de 2026; el proceso de nulidad sigue en curso. Antes de usar la tabla conviene verificarla en la tabla de retención en la fuente vigente.
La fórmula de la retención.
Con el concepto elegido en B4, la tabla en la hoja «Tabla de retención» y la base en B5, la base mínima y la tarifa se traen con BUSCARV, y la retención se calcula solo si la base alcanza el mínimo:
=BUSCARV(B4;'Tabla de retención'!$A$6:$D$14;3;FALSO)=BUSCARV(B4;'Tabla de retención'!$A$6:$D$14;4;FALSO)=SI(B5>=B9;REDONDEAR(B5*B10;0);0)Con un servicio de 2.000.000 prestado por un declarante, la base supera los 104.748 de la base mínima y la retención es 2.000.000 × 4 % = 80.000.
Calcular la retención de IVA.
La retención de IVA la practican solo los agentes de retención de IVA que señala el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, como las entidades públicas y los grandes contribuyentes, cuando compran a responsables del impuesto. Su tarifa general la fija el artículo 437-1 del Estatuto Tributario:
«La retención será equivalente al quince por ciento (15%) del valor del impuesto.»
La retención de IVA se calcula sobre el IVA, no sobre la base:
=SI(Y(B12="Sí";B5>=B9);REDONDEAR(B7*15%;0);0)En el ejemplo, 380.000 × 15 % = 57.000. Si el comprador no es agente de retención de IVA, este valor es cero.
Calcular el ICA y el reteICA.
El impuesto de industria y comercio y su retención son municipales, de modo que las tarifas y las bases dependen de cada municipio y de la actividad. Las tarifas se expresan por mil: una tarifa de 9,66 por mil significa 9,66 pesos por cada 1.000. Con la base en B5 y la tarifa por mil en B15:
=REDONDEAR(B5*B15/1000;0)Con 2.000.000 y 9,66 por mil, el reteICA es 19.320. El mismo cálculo sirve para el ICA de un periodo, multiplicando los ingresos gravados por la tarifa por mil; sobre ese impuesto algunos municipios cobran además avisos y tableros y la sobretasa bomberil, que se liquidan aparte.
Valor neto a pagar al proveedor.
El valor que se gira al proveedor es el total de la factura menos las retenciones:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Base | 2.000.000 |
| IVA (19 %) | 380.000 |
| Total factura | 2.380.000 |
| Retención en la fuente (4 %) | 80.000 |
| Retención de IVA (15 % del IVA) | 57.000 |
| ReteICA (9,66 por mil) | 19.320 |
| Neto a pagar | 2.223.680 |
Las retenciones no son un descuento para el comprador: son un anticipo de impuestos del proveedor que el comprador debe declarar y pagar en la declaración mensual de retenciones.
Descargar la calculadora en Excel.
El archivo tiene tres hojas: «Calculadora», donde se elige el concepto de una lista y se escribe la base, y se obtienen el IVA, las tres retenciones y el neto a pagar; «Tabla de retención», con los conceptos, las bases en UVT y en pesos y las tarifas, que pueden actualizarse cuando cambien; y «Base desde el total», para separar el IVA de un valor que ya lo incluye.
La calculadora no cubre retenciones especiales, como las de pagos laborales, dividendos o venta de activos fijos. Descargar archivo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo calculo el IVA en Excel?
Multiplicando la base por la tarifa: =REDONDEAR(B5*19%;0). Para sacarlo de un total que ya lo incluye, la base es =B4/(1+19%).
¿Cómo calculo la base de una retención en Excel?
La base es el valor del pago antes de IVA. La retención se aplica solo si esa base es igual o superior a la base mínima del concepto, que se compara con =SI(base>=mínimo;base*tarifa;0).
¿Cómo calculo el reteICA en Excel?
Multiplicando la base por la tarifa por mil del municipio y dividiendo entre mil: =B5*9,66/1000.
¿La retención de IVA se calcula sobre la base o sobre el IVA?
Sobre el IVA. La tarifa general es el 15 % del impuesto.
¿Cuál es la UVT de 2026?
$52.374. Las bases mínimas de retención se calculan multiplicando ese valor por las UVT de cada concepto.
Twitter
Facebook
WhatsApp
LinkedIn