Un gasto se registra con un débito a la cuenta de gastos que corresponda, en la clase 5 del PUC, y un crédito a la cuenta que refleja cómo se paga: caja o bancos si es de contado, una cuenta por pagar si es a crédito, o la obligación financiera si se paga con tarjeta. Y se reconoce cuando se incurre, no cuando se paga. Veamos los casos más comunes con sus asientos.
Qué es un gasto y cuándo se registra.
Un gasto es una erogación que disminuye el patrimonio sin incorporarse a un activo, como los servicios públicos, el arrendamiento, la papelería o el mantenimiento. Se registra en la clase 5 del PUC: 51 si es de administración, 52 si es de ventas y 53 si es no operacional.
Por el principio de causación, el gasto se reconoce en el periodo en que se recibe el bien o el servicio, aunque se pague después. Si un servicio se presta y se factura en noviembre y se paga en enero, el gasto es de noviembre.
La cuenta crédito depende de cómo se paga.
La cuenta del gasto no cambia con la forma de pago; lo que cambia es la contrapartida:
| Forma de pago | Cuenta crédito |
|---|---|
| Efectivo | 1105 Caja |
| Transferencia o cheque | 1110 Bancos |
| A crédito con el proveedor del servicio | 23 Cuentas por pagar (o 2205 si se relaciona con el objeto social) |
| Tarjeta de crédito | 21 Obligaciones financieras |
En todos los casos el débito es el mismo: la cuenta del gasto según su naturaleza.
Ejemplos de contabilización de gastos.
Gasto de contado. La compra de papelería por $20.000 pagada en efectivo:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 519530 | Útiles, papelería y fotocopias | 20.000 | |
| 110505 | Caja general | 20.000 |
Gasto a crédito con IVA y retención. Un servicio de mantenimiento por $2.000.000 más IVA, facturado en noviembre y pagado en enero, al que se le practica retención del 4% por servicios:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 514510 | Mantenimiento y reparaciones | 2.000.000 | |
| 240810 | IVA descontable | 380.000 | |
| 236525 | Retención en la fuente – servicios | 80.000 | |
| 233525 | Costos y gastos por pagar – servicios | 2.300.000 |
El gasto se registra en noviembre, cuando se recibe el servicio; en enero, al pagar, se debita la cuenta por pagar contra bancos. El IVA es descontable si el gasto se relaciona con operaciones gravadas, y si no, es mayor valor del gasto, según el artículo 488 del Estatuto Tributario.
Gasto con tarjeta de crédito. Si el gasto se paga con la tarjeta empresarial, el crédito va a la obligación financiera, como se explica en el artículo sobre la contabilización de una tarjeta de crédito.
Los pagos anticipados no son gasto inmediato.
Si se paga por anticipado un servicio que se recibirá en varios periodos, como un seguro anual o el arriendo de seis meses, el pago no es gasto del mes en que se hace: se registra como gasto pagado por anticipado y se lleva al gasto a medida que transcurre el servicio, como explicamos en el artículo sobre la amortización de activos diferidos.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se registran los gastos en contabilidad?
Con un débito a la cuenta de gasto (clase 5) y un crédito a caja, bancos, cuentas por pagar u obligaciones financieras, según la forma de pago, en el periodo en que se recibe el bien o servicio.
¿Un gasto a crédito va a proveedores o a cuentas por pagar?
Por regla general a cuentas por pagar (23); a proveedores (2205) solo si se relaciona directamente con el objeto social, como los insumos de producción.
¿Un gasto facturado en noviembre y pagado en enero de qué año es?
Del año en que se recibió el servicio, noviembre, por causación: se registra contra una cuenta por pagar y en enero se registra el pago.
¿El gasto es de naturaleza débito o crédito?
Débito: los gastos aumentan con débitos y disminuyen el resultado del periodo.
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