Contabilización del IVA: generado, descontable y como mayor valor del costo o gasto

El IVA que la empresa genera o recauda en sus ventas, y el que paga en sus compras, debe contabilizarse según su naturaleza y su tratamiento fiscal: el generado es un pasivo que se acredita en la cuenta 2408 del PUC, el descontable se debita en esa misma cuenta, y el IVA que no es descontable se lleva como mayor valor del costo, del gasto o del activo adquirido. ¿Cómo se hace cada registro y cuándo aplica cada tratamiento?

Contabilización del IVA generado.

El IVA generado es el que la empresa cobra a sus clientes: es el IVA que factura y que luego debe declarar y pagar a la Dian.

En razón a lo anterior, el IVA generado es un pasivo por impuestos: el responsable del IVA es un mero recaudador que cobra el impuesto al cliente y luego debe trasladarlo a la Dian, y por ello lo contabiliza como un pasivo hasta tanto presente la declaración de IVA y lo pague.

La cuenta del PUC para el IVA generado es la 2408 (impuesto sobre las ventas por pagar), en su lado crédito, precisamente por tratarse de un pasivo.

Supongamos una venta de contado por $1.000.000 más el IVA del 19%, esto es, $190.000 de IVA, para un total facturado de $1.190.000. El asiento contable es el siguiente:

A la cuenta de ingresos solo se lleva el valor de la venta, porque el IVA no es ingreso de la empresa: es un recaudo a favor de la Dian.

Contabilización del IVA descontable.

El IVA descontable es el que la empresa paga al adquirir bienes o servicios gravados, y que puede descontar del IVA generado al presentar la declaración.

Como el IVA descontable se imputa al IVA generado, representa un menor impuesto por pagar, y por tal razón se registra en el lado débito de la misma cuenta 2408.

Para comprender la mecánica, supongamos que en el periodo la empresa generó IVA por $1.000.000 y pagó en compras gravadas $600.000 de IVA descontable. Al declarar hace la siguiente cuenta:

Teniendo claro lo anterior, supongamos una compra de mercancía por $500.000 más el 19% de IVA, es decir, $95.000. El asiento es:

Siguiendo con el primer ejemplo, el saldo de la cuenta 2408 será el resultado de restar los débitos a los créditos: 190.000 - 95.000 = $95.000 por pagar.

La cuenta 2408 es, en sí misma, una declaración de IVA elemental: en el crédito está el IVA generado del periodo y en el débito el descontable, de modo que su saldo anticipa el resultado de la declaración.

Aunque el IVA descontable se registre como débito, no por ello es un activo en sentido estricto: es una partida de naturaleza débito dentro de una cuenta de pasivo, porque su función es disminuir el IVA generado, que es de naturaleza crédito.

Cuándo el IVA no es descontable.

No todo IVA pagado se puede descontar. El derecho al descuento lo fija el artículo 488 del Estatuto Tributario:

«Sólo otorga derecho a descuento, el impuesto sobre las ventas por las adquisiciones de bienes corporales muebles y servicios, y por las importaciones que, de acuerdo con las disposiciones del impuesto a la renta, resulten computables como costo o gasto de la empresa y que se destinen a las operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas.»

De la norma se desprenden dos requisitos concurrentes: que la compra sea costo o gasto en el impuesto de renta, y que se destine a las operaciones gravadas (o exentas) del responsable. Si falla cualquiera de los dos, el IVA no es descontable.

Tampoco es descontable el IVA pagado en la adquisición de activos fijos, por disposición del artículo 491 del Estatuto Tributario, sin perjuicio de los beneficios especiales que la ley ha creado para ciertos activos, como el descuento en renta del IVA de los activos fijos reales productivos.

El IVA como mayor valor del costo o gasto.

Cuando el IVA no puede descontarse, no se registra en la cuenta 2408 ni en una cuenta separada: se suma al valor de la compra, es decir, se lleva como mayor valor del costo o del gasto.

En la práctica, no se discrimina: se contabiliza el valor total de la factura, IVA incluido, en la cuenta del costo o gasto correspondiente. Así, el contribuyente recupera ese IVA por la vía de la deducción en su declaración de renta, pues hace parte del costo o gasto deducible.

¿Qué se debe hacer? Si el gasto es el plan de celular de la empresa por $100.000 más $19.000 de IVA, y ese IVA no es descontable, se debita el gasto por $119.000 contra bancos, sin pasar por la cuenta 2408. Lo mismo ocurre con los gastos de cafetería y aseo, cuyo IVA generalmente no se destina de forma directa a las operaciones gravadas, conforme al artículo 488 citado.

El IVA como mayor valor del activo.

La misma lógica aplica cuando lo adquirido es un activo: si el IVA no es descontable, incrementa el costo del activo, junto con los demás valores necesarios para dejarlo en condiciones de uso, como transporte, seguros e instalación.

Supongamos que la empresa compra un televisor por $1.000.000 más el 19% de IVA. Si la empresa vende televisores, los $190.000 van al débito de la 2408 como IVA descontable y al inventario solo se lleva $1.000.000. Pero si lo compra para la cafetería, el televisor es un activo fijo, su IVA no es descontable por el artículo 491, y al activo se lleva un total de $1.190.000.

Como se puede observar, la destinación del bien define el tratamiento: un mismo producto puede generar IVA descontable o mayor valor del activo según el uso que la empresa le dé.

La contabilidad debe reflejar las operaciones gravadas, excluidas y exentas.

La contabilidad del responsable del IVA debe permitir identificar cada tipo de operación, obligación que impone el artículo 1.3.1.1.4 del decreto único reglamentario 1625 de 2016:

«Sin perjuicio de la obligación de discriminar el impuesto sobre las ventas en las facturas, los responsables del régimen común deberán identificar en su contabilidad las operaciones excluidas, exentas y las gravadas de acuerdo con las diferentes tarifas.»

La norma habla de operaciones, no solo de ventas, así que entendemos que cobija tanto las ventas como las compras. Y como el PUC solo contempla el IVA a nivel de cuenta (2408), el responsable debe crear las subcuentas y auxiliares necesarias: por ejemplo, 240805 para el IVA generado, con auxiliares por cada tarifa, y otra subcuenta para el descontable.

Esa apertura es obligatoria en el IVA generado, porque el formulario de la declaración exige un renglón por tarifa, y es recomendable en las compras, porque la Dian puede solicitar esa información en una fiscalización.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.