Los activos diferidos, que son los bienes y servicios pagados por anticipado y aún no consumidos, deben amortizarse en la medida en que se van utilizando o consumiendo, trasladando al gasto la parte del activo cuyo beneficio ya se recibió. ¿Cómo se calcula esa amortización y cómo se contabiliza en el plan único de cuentas?
Qué es un activo diferido.
Los activos diferidos son erogaciones ya pagadas cuyo beneficio aún no se ha recibido o consumido, como el arrendamiento o los seguros pagados por anticipado.
Para ser un activo, el diferido debe tener la capacidad de generar beneficios futuros para la empresa: mientras el beneficio esté pendiente, el pago permanece en el activo, y en la medida en que se consume, se traslada al gasto.
En el plan único de cuentas, los diferidos ocupan el grupo 17 del activo: la cuenta 1705 para los gastos pagados por anticipado y la 1710 para los cargos diferidos. Qué queda de esta figura bajo las NIIF, donde los diferidos como categoría tienden a desaparecer, lo explicamos en el artículo sobre la naturaleza y objetivo de los activos diferidos.
En qué consiste la amortización de activos diferidos.
Cuando un pago anticipado se trata como activo diferido, no se lleva al gasto al pagarlo, sino a medida que la empresa lo consume: ese traslado gradual del activo al gasto es la amortización.
Supongamos que la empresa paga en octubre 12 meses de arriendo por anticipado. No lleva al gasto la totalidad del pago en ese momento, sino el arriendo de cada mes a medida que transcurre: cada mes saca del activo la porción consumida y la reconoce como gasto, hasta amortizar la totalidad.
No existe un método único para amortizar los diferidos. En algunos casos se usa la línea recta, en otros el saldo se amortiza según el consumo real: el arrendamiento se amortiza mes a mes por partes iguales, mientras que la papelería se amortiza según lo que efectivamente se consuma en cada periodo.
En esto la empresa tiene flexibilidad para elegir el patrón de amortización del diferido, contrario a lo que sucede con la depreciación de los activos fijos, sujeta a vidas útiles y métodos más reglados. El criterio rector es que la amortización refleje el consumo real del beneficio.
Contabilización de la amortización de activos diferidos.
La amortización disminuye el activo diferido y reconoce el gasto correspondiente: se debita la cuenta de gastos y se acredita el activo diferido.
Supongamos que la empresa compra papelería para 5 meses por $5.000.000, amortizando cada mes la quinta parte, es decir, $1.000.000. El registro inicial de la compra es:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 171020 | Cargos diferidos – útiles y papelería | 5.000.000 | |
| 111005 | Bancos | 5.000.000 |
Pasado el primer mes, se amortiza $1.000.000:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 516515 | Amortización de cargos diferidos | 1.000.000 | |
| 171020 | Cargos diferidos – útiles y papelería | 1.000.000 |
Nótese que el crédito va directamente contra el activo diferido y no contra una cuenta de amortización acumulada, lo que a primera vista parece un error. La explicación está en el propio plan de cuentas.
La amortización acumulada en el PUC.
La cuenta 1798, amortización acumulada, solo está prevista para los costos de exploración (1715) y los costos de explotación y desarrollo (1720); el PUC no contempla una amortización acumulada para los gastos pagados por anticipado (1705) ni para los cargos diferidos (1710).
Así las cosas, la amortización de las cuentas 1705 y 1710 se registra acreditando directamente la cuenta respectiva, disminuyendo su saldo, aunque con ello se pierda el rastro del costo original y de lo amortizado.
Algo similar sucede con el gasto: la cuenta 5165 solo prevé la amortización de cargos diferidos, sin subcuentas para los gastos pagados por anticipado ni para los costos de exploración y desarrollo. Son inconsistencias del plan de cuentas, pero es el plan con el que contamos y al que hay que ajustarse, creando los auxiliares que cada empresa necesite.
Costos y gastos diferidos.
Los costos y gastos diferidos son los mismos activos diferidos: gastos pagados por anticipado que, al no haberse consumido, se contabilizan dentro del activo.
La diferencia de nombre es de origen: se les llama gastos diferidos porque su destino final es el gasto, y activos diferidos porque mientras llegan a ese destino permanecen en el activo. En consecuencia, los diferidos son un activo, nunca un pasivo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es un activo diferido y cuáles son sus cuentas?
Es un pago anticipado cuyo beneficio aún no se ha consumido, como arriendos o seguros pagados por adelantado. En el PUC ocupa el grupo 17: la cuenta 1705 para gastos pagados por anticipado y la 1710 para cargos diferidos.
¿El activo diferido es activo o pasivo?
Es un activo, porque representa un beneficio futuro ya pagado. Se le llama gasto diferido porque su destino final es el gasto, a medida que el beneficio se consume.
¿En cuánto tiempo se amortiza un activo diferido?
Depende del consumo del beneficio: no hay un plazo único. Un arriendo anticipado de un año se amortiza en ese año, y la papelería según se consuma. El patrón debe reflejar el uso real.
¿Por qué no se usa una cuenta de amortización acumulada?
Porque el PUC solo prevé la cuenta 1798 para los costos de exploración y de explotación y desarrollo, de modo que la amortización de las cuentas 1705 y 1710 se acredita directamente contra ellas.
¿Un intangible usado pero aún no pagado se amortiza?
Sí. La amortización refleja el consumo del activo, no su pago: se reconoce el activo contra la cuenta por pagar y se amortiza desde que comienza a usarse, aunque el pago se haga años después.
¿Cuál es el asiento contable de la amortización?
Se debita el gasto por amortización (cuenta 5165) y se acredita el activo diferido correspondiente (1705 o 1710), por la porción consumida en el periodo.
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