Diferencia entre gastos y deducciones

El gasto es un concepto contable y la deducción un concepto tributario, y aunque toda deducción parte por lo general de un gasto, no todo gasto es deducible: para restarse en la declaración de renta, debe cumplir los requisitos de causalidad, necesidad y proporcionalidad del artículo 107 del Estatuto Tributario y no estar limitado ni prohibido por la ley. Veamos en qué se diferencian y cómo se concilian.

Qué es un gasto.

Desde la contabilidad, el gasto es un decremento de los beneficios económicos, por salidas o disminuciones de activos o aumentos de pasivos, que reduce el patrimonio sin provenir de distribuciones a los socios, como lo define el marco conceptual de las NIIF.

El gasto se distingue del costo: el costo se incorpora a los activos que luego se venden, como el inventario, y se reconoce en resultados cuando se vende el bien; el gasto, en cambio, afecta los resultados del periodo en que se incurre, sin pasar por un activo.

Qué es una deducción.

La deducción es la erogación que el Estatuto Tributario permite restar de la renta bruta para determinar la renta líquida gravable. El artículo 107 exige, como regla general, que la expensa tenga relación de causalidad con la actividad productora de renta, que sea necesaria y que sea proporcional.

Además, la deducción debe estar soportada en factura o documento equivalente, cumplir las reglas de bancarización y no estar prohibida ni limitada por otra norma.

No todo gasto es deducible.

Aquí está la diferencia esencial. Un gasto contable puede no ser deducible, total o parcialmente, por ejemplo cuando:

• Es una sanción o multa, como explicamos en el artículo sobre el registro contable de multas y sanciones.
• Carece de factura o documento soporte válido.
• Está sujeto a un límite legal, como el gravamen a los movimientos financieros, deducible solo en un 50%, según explicamos en el artículo sobre los gastos financieros.
• No tiene relación de causalidad o necesidad con la actividad, como un gasto personal de un socio pagado por la empresa.

Y a la inversa, puede haber deducciones fiscales sin un gasto contable equivalente en el mismo periodo, por ejemplo cuando la norma fiscal permite depreciar o amortizar más rápido que la contabilidad.

La conciliación entre gastos y deducciones.

Como gasto contable y deducción fiscal no coinciden, la contabilidad no es la declaración de renta: entre una y otra hay una conciliación fiscal, que las personas jurídicas obligadas reportan en el formato 2516 de la Dian.

Las diferencias pueden ser de dos tipos. Las permanentes, como las sanciones, nunca serán deducibles y solo se adicionan. Las temporarias, como una depreciación fiscal más rápida que la contable, se revierten con el tiempo y dan lugar al impuesto diferido.

En consecuencia, el contador registra los gastos conforme a la técnica contable, y luego, en la conciliación, determina cuáles son deducibles y en qué medida.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.