Una vez liquidada la nómina, se deben contabilizar cada uno de los conceptos liquidados, procedimiento que explicamos en este artículo.
Cómo contabilizar la nómina.
Para la contabilización de la nómina utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados.
En este ejemplo, se suponemos que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51 del plan único de cuentas colombiano. En el proceso de contabilización se utilizarán los siguientes grupos de cuentas.
- 1105 (Bancos).
- 2370 (Retenciones y aportes de nómina).
- 2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
- 5105 (Gastos de personal).
Si se tratara de mano de obra que se contabiliza como parte del costo se utilizaría la cuenta 6105.
Contabilización.
La contabilización de la nómina se realiza de la siguiente forma dependiendo de los conceptos liquidados:
| Código | Nombre de la cuenta | Debito | Crédito |
| 250505 | Salarios por pagar | 885,916 | |
| 237005 | Aportes E.P.S | 106,250 | |
| 237006 | A.R.L | 4,437 | |
| 237010 | Aportes parafiscales | 76,500 | |
| 238030 | Fondos de pensión | 131,751 | |
| 261005 | Cesantías | 75,037 | |
| 261010 | Intereses sobre las cesantías | 9,004 | |
| 261015 | Vacaciones | 29,190 | |
| 261020 | Prima de servicios | 75,037 | |
| 510506 | Sueldos | 700,000 | |
| 510515 | Horas extras | 50,000 | |
| 510518 | Comisiones | 100,000 | |
| 510527 | Auxilio de transporte | 102,854 | |
| 510530 | Cesantías | 75,037 | |
| 510533 | Intereses sobre las cesantías | 9,004 | |
| 510536 | Prima de servicios | 75,037 | |
| 510539 | Vacaciones | 29,190 | |
| 510568 | A.R.P | 4,437 | |
| 510569 | Aportes E.P.S | 72,250 | |
| 510570 | Aportes fondo pensiones | 98,813 | |
| 510572 | Aportes cajas de compensación | 34,000 | |
| 510575 | I.C.B.F | 25,500 | |
| 510578 | Sena | 17,000 | |
| Sumas iguales | 1,380,322 | 1,380,322 |
Comentarios y aclaraciones.
A continuación, realizamos algunas precisiones sobre aspectos relevantes a tener en cuenta a la hora de contabilizar la nómina.
Contabilización de la retención en la fuente por salarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
La retención en la fuente que practique todo agente de retención es un pasivo, que debe luego declarar precisamente en la declaración de retención en la fuente.
Contabilización de libranzas y embargos judiciales.
Los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado se descuentan del total devengado, por cuanto el trabajador no recibirá lo que se descuente por eso conceptos, sino que el empleador los gira a quien corresponda.
Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370, que son un pasivo para el empleador.
Contabilización de otros conceptos de nómina.
No hay que olvidar que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.
Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el cálculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.
Terceros en la contabilización de la nómina.
Para efectos prácticos, y sobre todo para facilitar los informes a entidades oficiales como la Dian, cada empleado y cada entidad a la que se le hagan pagos relacionados con la nómina, deben ser registrados como terceros.
De esa forma se pueden hacer informes a un nivel de detalle que incluya a cada empleado y entidad.
Causación de la nómina.
La causación de la nómina se debe hacer una vez se liquida, aún cuando el pago no se haya realizado al trabajador.
Antes de causar la nómina primero debe liquidarse para determinar los valores que se deben causar.
Método del promedio ponderado
Notas debito y crédito
Liquidador de intereses moratorios Dian
Estabilidad laboral reforzada
Quién es el arrendador y quién el arrendatario
Registro mercantil
¿Cuánto vale un día de trabajo en Colombia?
Agentes de retención en la fuente
Buenos dias, en este ejemplo que exponen, no debe calcularse salud por el 8.5% ya que el empleado esta devengando menos de 10 SMLMV, por lo cual esta exonerado de este aporte a seguridad social. en cuanto a parafiscales tampoco debe hacer aporte la empresa por ICBF y SENA, solamente seria el 4% por CCF.
Gracias.
el ejemplo esta dado desde el punto de vista contable, no desde la perspectiva del trabajador al cual la empresa le emite un desprendible de pago donde le aplican los descuentos del 4% para salud y pension.
cual es la contabilidad de un colegio?
cuales son las niif que hablan sobre la nomina la 19 y cual mas?
Buenos días, soy comercial obligado a llevar contabilidad, pero tambien recibo salario como empleado de otra empresa.
cual es la cuenta que se debe utilizar para el ingreso por salario y descuentos de salud y pension como empleado, en mi contabilidad.
busco y solo encuentro las cuentas de gastos, pero para mi, sería un ingreso.
También quiero saberlo, dudo en preguntarle a mis profesores de contabilidad por ser tal vez una pregunta tonta y me puse a buscar pero sigo sin encontrar cómo, tal vez ya has encontrado la respuesta? Podrías iluminarme respecto a esto?
Buenos días,
En ese caso los salarios se contabilizan como ingresos. El punto, es que en el caso de Colombia, por lo menos, el plan de cuentas no considera una cuenta para ello, entonces en nuestro criterio se puede utilizar 4295 (diversos) o crear una cuenta específica.
La ausencia de una cuenta específica de ingresos para salarios se debe a que el trabajador no es un comerciante y no debe llevar contabilidad, pero el reglamente no consideró el caso en que una persona además de ser comerciante devenga salarios, debiendo contabilizarlos.
Saludos
Teniendo en cuenta las Normas internacionales Sección 21, la provisión se un pasivo sobre el cual se tiene incertidumbre sobre la cuantía o el vencimiento. En el caso de las prestaciones sociales no existe ninguna incertidumbre con relación a la cuantía, puesto que si un día labora un trabajador, sobre este día tengo la obligación de pagarle no solo el salario y aux de transporte, sino también las prestaciones sociales de manera proporcional, es por eso que contablemente ya no empleamos la cuenta 26, sino directamente la cuenta 25 de obligaciones laborales y vamos abonando en cuenta o causando el gasto contra el pasivo reconociendo que tenemos una obligación de pagar estos conceptos al trabajador.
Buenos días, Francy
Dependerá de la política contable que implemente la empresa, porque técnicamente sí puede haber incertidumbre en cuanto al monto definitivo que se debe pagar al trabajador en algunos casos como cuando se reconocen comisiones fuera de tiempo, entre otros casos.
Si la liquidación se puede hacer de forma precisa cada mes entonces la incertidumbre desaparece y con ello la razón de usar la provisión.
Saludos
Cómo sería al revés? Digo, cuando a uno le pagan el salario, cómo se contabilizaría?