En este artículo 20 secciones
- Cuentas que se usan para contabilizar la nómina.
- Ejemplo de contabilización de la nómina.
- Contabilización de las prestaciones sociales.
- Retención en la fuente, libranzas y embargos.
- Contabilización de la liquidación de un trabajador.
- Terceros y soportes de la contabilización.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué es la cuenta 2370 del PUC?
- ¿Qué es la cuenta 2505 del PUC?
- ¿Por qué los aportes a pensión van en la 2380 y no en la 2370?
- ¿El 4% de salud y pensión del trabajador es gasto de la empresa?
- ¿Cuándo se causa la nómina?
- ¿Cuál es la cuenta del auxilio de transporte?
- ¿Qué normas NIIF regulan la contabilización de la nómina?
- ¿Cómo contabiliza su salario una persona obligada a llevar contabilidad?
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Contabilizar la nómina es registrar, al cierre de cada periodo, lo que el empleador debe al trabajador, lo que le descontó y lo que asume por aportes y prestaciones. Con el plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993, el gasto va a la cuenta 5105 si el trabajador es del área administrativa, y el pasivo se reparte entre la 2505, salarios por pagar; la 2370, retenciones y aportes de nómina; la 2380, para los fondos de pensiones, y la 2610, para las prestaciones. ¿Cómo se hace cada registro, desde la causación hasta el pago?
Cuentas que se usan para contabilizar la nómina.
Antes de contabilizar hay que liquidar la nómina, porque los valores del registro salen de esa liquidación. Con ella a la mano, se usan estas cuentas:
| Cuenta | Nombre | Qué se registra |
|---|---|---|
| 5105 | Gastos de personal | Salarios, auxilio de transporte, prestaciones y aportes a cargo del empleador |
| 2505 | Salarios por pagar | El neto que se le pagará al trabajador |
| 2365 | Retención en la fuente | La retención por pagos laborales, en la subcuenta 236505 |
| 2370 | Retenciones y aportes de nómina | Salud, riesgos laborales, parafiscales, libranzas, embargos y demás descuentos |
| 2380 | Acreedores varios | Aportes a fondos de pensiones, en la subcuenta 238030 |
| 2610 | Para obligaciones laborales | Provisión de cesantías, intereses, vacaciones y prima |
| 1110 | Bancos | El pago de la nómina y de los aportes |
La cuenta 5105 es para el personal administrativo. Si el trabajador es del área de ventas, se usa la 5205, y si es mano de obra directa de producción, la 7205. Las subcuentas son las mismas en los tres casos.
Las cuentas de pasivo se explican por su naturaleza: son obligaciones del empleador con el trabajador, con las entidades de seguridad social o con terceros, que se pagan después de causarse. El significado de cada concepto de la nómina está en partes de la nómina.
- Liquidador de intereses propiedad horizontal
- Guía de arrendamiento sin riesgo
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
Ejemplo de contabilización de la nómina.
Usaremos la liquidación del artículo sobre la liquidación de nómina: un trabajador administrativo con un salario de $5.000.000 que laboró $250.000 en horas extras en el mes. El empleador está exonerado de salud, ICBF y SENA por el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, y el riesgo laboral es de clase I. Estos son los valores de la liquidación:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Total devengado (salario y horas extras) | $5.250.000 |
| Salud y pensión del trabajador (4% + 4%) | $420.000 |
| Neto a pagar | $4.830.000 |
| Aportes a cargo del empleador | $867.405 |
| Provisión de prestaciones sociales | $1.135.629 |
Causación de la nómina.
La causación registra la nómina al cierre del periodo, aunque todavía no se haya pagado. Al gasto va todo lo que asume el empleador; al pasivo, lo que se le debe al trabajador y a cada entidad:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 510506 Sueldos | $5.000.000 | |
| 510515 Horas extras y recargos | $250.000 | |
| 510530 Cesantías | $437.325 | |
| 510533 Intereses sobre cesantías | $52.479 | |
| 510536 Prima de servicios | $437.325 | |
| 510539 Vacaciones | $208.500 | |
| 510568 Aportes a administradoras de riesgos laborales | $27.405 | |
| 510570 Aportes a fondos de pensiones | $630.000 | |
| 510572 Aportes a cajas de compensación familiar | $210.000 | |
| 250505 Salarios por pagar | $4.830.000 | |
| 237005 Aportes a EPS | $210.000 | |
| 237006 Aportes a ARL | $27.405 | |
| 237010 Aportes parafiscales | $210.000 | |
| 238030 Fondos de pensiones | $840.000 | |
| 261005 Cesantías | $437.325 | |
| 261010 Intereses sobre cesantías | $52.479 | |
| 261015 Vacaciones | $208.500 | |
| 261020 Prima de servicios | $437.325 | |
| Sumas iguales | $7.253.034 | $7.253.034 |
Dos precisiones sobre este registro. La primera: el 4% de salud y el 4% de pensión del trabajador no son gasto del empleador, sino un menor valor a pagarle; por eso no aparecen en el débito, pero sí en el crédito de la 2370 y la 2380, junto con la parte del empleador, porque todo se paga junto en la planilla. Así, en la 238030 quedan $840.000: $630.000 del empleador y $210.000 del trabajador.
La segunda: si el empleador no estuviera exonerado, se debitarían además $446.250 en la 510569, aportes a EPS; $157.500 en la 510575, ICBF, y $105.000 en la 510578, SENA, y esos valores se sumarían a la 237005 y a la 237010.
Pago de la nómina.
Al pagarle al trabajador, se cancela el pasivo contra bancos:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 250505 Salarios por pagar | $4.830.000 | |
| 111005 Bancos | $4.830.000 |
Al pagar la planilla PILA, se cancelan los pasivos con cada entidad:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 237005 Aportes a EPS | $210.000 | |
| 237006 Aportes a ARL | $27.405 | |
| 237010 Aportes parafiscales | $210.000 | |
| 238030 Fondos de pensiones | $840.000 | |
| 111005 Bancos | $1.287.405 |
Si la planilla se paga tarde, los intereses de mora son un gasto no deducible que se registra aparte, en la 530520, intereses.
Las prestaciones se provisionan cada mes en la 2610 y se pagan en otra fecha. Cuando se liquidan definitivamente, la provisión se traslada a la cuenta de obligaciones laborales consolidadas, en la 25, y la diferencia entre lo provisionado y lo liquidado se ajusta contra el gasto.
Supongamos que el trabajador del ejemplo devengó lo mismo todo el semestre. Se provisionaron $2.623.950 de prima ($437.325 × 6), pero la prima definitiva es de $2.625.000 ($5.250.000 × 180 ÷ 360). Al liquidarla:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 261020 Prima de servicios | $2.623.950 | |
| 510536 Prima de servicios | $1.050 | |
| 2520 Prima de servicios | $2.625.000 |
Y al pagarla, se debita la 2520 contra bancos. Las cesantías siguen el mismo camino: al cierre del año se trasladan a la 2510, cesantías consolidadas, y se cancelan al consignarlas en el fondo, a más tardar el 14 de febrero. Los intereses se trasladan a la 2515 y se pagan al trabajador a más tardar el 31 de enero.
Al cierre del año conviene que la 2610 quede en cero, con todo trasladado a la 25, porque las provisiones no son deducibles hasta que se consolidan como obligaciones ciertas. El procedimiento está en provisiones de nómina.
La cuenta 2610 o la cuenta 25 bajo NIIF.
Bajo las NIIF, la prima, las cesantías y las vacaciones son beneficios a los empleados de corto plazo, regulados en la NIC 19 o en la sección 28 de la NIIF para las pymes, y no provisiones en sentido técnico, porque su monto y su fecha de pago son razonablemente ciertos.
De acuerdo con nuestro criterio, eso no cambia la mecánica del registro, pero sí la cuenta: muchas empresas que aplican NIIF registran estas obligaciones directamente en la 25, sin pasar por la 2610. En ese caso, el ejemplo de causación se hace igual, cambiando la 261005, 261010, 261015 y 261020 por la 2510, 2515, 2525 y 2520.
Retención en la fuente, libranzas y embargos.
Todo lo que se le descuenta al trabajador, además de salud y pensión, reduce el valor de la 2505 y se acredita a la cuenta del tercero a quien se le debe pagar:
| Descuento | Cuenta del crédito |
|---|---|
| Retención en la fuente por pagos laborales | 236505 |
| Embargos judiciales | 237025 |
| Libranzas | 237030 |
| Cooperativas | 237040 |
| Fondos de empleados y otros descuentos | 237045 o 237095 |
Supongamos que al trabajador del ejemplo se le practica una retención de $100.000 y tiene una libranza de $300.000. La 250505 se acredita por $4.430.000 en lugar de $4.830.000, y se acreditan $100.000 en la 236505 y $300.000 en la 237030. El gasto no cambia, porque esos descuentos salen del salario del trabajador.
Recordemos que el empleador solo puede descontar lo que ordena la ley, lo que autoriza por escrito el trabajador o lo que ordena un juez, como explicamos en descuentos de nómina. La retención, por su parte, se declara y paga en la declaración mensual de retención en la fuente.
Contabilización de la liquidación de un trabajador.
Cuando termina el contrato, la liquidación se contabiliza con la misma lógica: se causa el salario pendiente en la 5105 contra la 2505; se cancelan los saldos provisionados de prima, cesantías, intereses y vacaciones contra la 2505, ajustando el gasto por la diferencia; y si hay indemnización, se debita la 510548, indemnizaciones laborales. Al pagar, se debita la 2505 contra bancos. Qué incluye la liquidación lo explicamos en liquidación laboral.
Terceros y soportes de la contabilización.
Cada trabajador y cada entidad a la que se le paga, como la EPS, el fondo de pensiones, la ARL o la caja de compensación, debe registrarse como tercero. Así se puede saber cuánto se le debe a cada uno y se facilitan los reportes a la Dian y a la UGPP.
El soporte de la causación es la liquidación de la nómina y, para los empleadores obligados, el documento soporte de pago de nómina electrónica, que además es requisito para deducir los pagos laborales en el impuesto de renta. Si se quiere llevar la liquidación y el registro en una hoja de cálculo, puede partir del formato de nómina en Excel.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la cuenta 2370 del PUC?
Es la cuenta de retenciones y aportes de nómina: el pasivo con la EPS, la ARL, las cajas de compensación, el ICBF, el SENA y con los terceros por los descuentos al trabajador, como libranzas y embargos.
¿Qué es la cuenta 2505 del PUC?
Es la cuenta de salarios por pagar. Registra el neto que se le debe al trabajador desde que se causa la nómina hasta que se le paga.
¿Por qué los aportes a pensión van en la 2380 y no en la 2370?
Porque el decreto 2650 de 1993 previó para los fondos de pensiones la subcuenta 238030, dentro de acreedores varios. Los demás aportes de nómina van en la 2370.
¿El 4% de salud y pensión del trabajador es gasto de la empresa?
No. Es un descuento al trabajador, que reduce lo que se le paga. Al gasto solo va la parte que asume el empleador.
¿Cuándo se causa la nómina?
Al cierre de cada periodo de pago, una vez liquidada, aunque todavía no se haya pagado.
¿Cuál es la cuenta del auxilio de transporte?
La 510527, auxilio de transporte, dentro de gastos de personal.
¿Qué normas NIIF regulan la contabilización de la nómina?
La NIC 19, beneficios a los empleados, en las NIIF plenas, y la sección 28 en la NIIF para las pymes. Los pagos basados en acciones, cuando existen, se rigen por la NIIF 2.
¿Cómo contabiliza su salario una persona obligada a llevar contabilidad?
Como un ingreso. El plan de cuentas no tiene una cuenta para el salario, porque los asalariados no están obligados a llevar contabilidad. De acuerdo con nuestro criterio, puede usarse la 4295, diversos, o crear una subcuenta dentro de ella, y registrar como gasto o como menor valor los aportes que se le descuentan.
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Sus aportes son excelentes, espero sigan apoyando a tantas personas que requerimos de sus orientaciones.
Gracias por el comentario.
A la empresa se le realiza un convenio de pago en el año presente de 2025 por gastos de energía de los años 2019 y 2020. Estos se dejaron de contabilizar por no saber el monto a pagar. Valor del convenio: 230,000.00 a pagar mensualmente por seis cuotas.
No es un gasto del año 2025. ¿A qué cuenta pertenece? Favor, asiento contable. Muy agradecido.
El valor total de la obligación se lleva al pasivo contra el gasto, y luego mensualmente, en la medida en que se pague cada cuota, se debita el pasivo y se acredita bancos.
Registro del convenio:
Registro del pago de cada cuota:
Al pagarse las 6 cuotas el saldo en el pasivo queda en cero.
Validando la causación de la nómina, los valores totales están errados. A mí me da un valor de 1.393.122. ¿O es que hay algo que estoy omitiendo?
Su observación es correcta. Hemos corregido el error. Gracias.
Causa y pago de nómina con transferencia bancaria por un valor de $15.500.000. ¿Cómo se realiza el ejercicio?
Causar implica contabilizar los valores que resulten de liquidar la nómina, es decir, llevar a la contabilidad lo que se ha liquidado en su respectiva cuenta como pasivos y gatos. Básicamente lo mismo que se explica en esta nota.
El pago de la nómina también se debe contabilizar, lo que implica debitar el pasivo (salarios por pagar), y acreditar bancos, desde donde se hace el pago.
Saludos
Gracias.
¿Cómo sería al revés? Digo, cuando a uno le pagan el salario, ¿cómo se contabilizaría?
Se contabiliza como un ingreso, pero no existe una cuenta para ello porque los asalariados no llevan contabilidad al no ser comerciantes. Sin embargo, si desea llevarla, deberá crear una subcuenta en el grupo 41.
Hay algunos errores en las cuentas contables. La cuenta del auxilio de transporte correcta es 510527 (no 510520 ni 510515).
Gracias por la observación.
Teniendo en cuenta las Normas Internacionales Sección 21, la provisión se define como un pasivo sobre el cual se tiene incertidumbre respecto a la cuantía o al vencimiento. En el caso de las prestaciones sociales, no existe incertidumbre en relación a la cuantía, ya que si un trabajador labora un día, tengo la obligación de pagarle no solo el salario y el auxilio de transporte, sino también las prestaciones sociales de manera proporcional. Es por eso que contablemente ya no empleamos la cuenta 26, sino directamente la cuenta 25 de obligaciones laborales, y vamos abonando en cuenta o causando el gasto contra el pasivo, reconociendo que tenemos una obligación de pagar estos conceptos al trabajador.
Buenos días, Francy
Dependerá de la política contable que implemente la empresa, porque técnicamente sí puede haber incertidumbre en cuanto al monto definitivo que se debe pagar al trabajador en algunos casos como cuando se reconocen comisiones fuera de tiempo, entre otros casos.
Si la liquidación se puede hacer de forma precisa cada mes entonces la incertidumbre desaparece y con ello la razón de usar la provisión.
Saludos
Buenos días. Soy comercial y tengo la obligación de llevar contabilidad, pero también recibo un salario como empleado de otra empresa. ¿Cuál es la cuenta que se debe utilizar para el ingreso por salario y los descuentos de salud y pensión como empleado en mi contabilidad? Busco y solo encuentro las cuentas de gastos, pero para mí, sería un ingreso.
También quiero saberlo. Dudo en preguntarle a mis profesores de contabilidad porque puede que sea una pregunta tonta. Me puse a buscar, pero sigo sin encontrar cómo. ¿Tal vez ya has encontrado la respuesta? ¿Podrías iluminarme respecto a esto?
Buenos días,
En ese caso los salarios se contabilizan como ingresos. El punto, es que en el caso de Colombia, por lo menos, el plan de cuentas no considera una cuenta para ello, entonces en nuestro criterio se puede utilizar 4295 (diversos) o crear una cuenta específica.
La ausencia de una cuenta específica de ingresos para salarios se debe a que el trabajador no es un comerciante y no debe llevar contabilidad, pero el reglamente no consideró el caso en que una persona además de ser comerciante devenga salarios, debiendo contabilizarlos.
Saludos