Contabilización de la nómina

Una vez liquidada la nómina, se deben contabilizar cada uno de los conceptos liquidados, procedimiento que explicamos en este artículo.

Así se contabiliza la nómina.

Para la contabilización de la nómina utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados.

En este ejemplo, se suponemos que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51 del plan único de cuentas colombiano.

En el proceso de contabilización se utilizarán los siguientes grupos de cuentas.

  1. 1105 (Bancos).
  2. 2370 (Retenciones y aportes de nómina).
  3. 2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
  4. 5105 (Gastos de personal).

Si se tratara de mano de obra que se contabiliza como parte del costo se utilizaría la cuenta 6105.

Contabilización.

La contabilización de la nómina se realiza de la siguiente forma dependiendo de los conceptos liquidados:

Código Nombre de la cuenta Debito Crédito
250505 Salarios por pagar 885,916
237005 Aportes E.P.S 106,250
237006 A.R.L 4,437
237010 Aportes parafiscales 76,500
238030 Fondos de pensión 131,751
261005 Cesantías 75,037
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004
261015 Vacaciones 29,190
261020 Prima de servicios 75,037
510506 Sueldos 700,000
510515 Horas extras 50,000
510518 Comisiones 100,000
510520 Auxilio de transporte 102,854
510530 Cesantías 75,037
510533 Intereses sobre las cesantías 9,004
510536 Prima de servicios 75,037
510539 Vacaciones 29,190
510568 A.R.P 4,437
510569 Aportes E.P.S 72,250
510570 Aportes fondo pensiones 98,813
510572 Aportes cajas de compensación 34,000
510575 I.C.B.F 25,500
510578 Sena 17,000
Sumas iguales 1,380,322 1,380,322

Comentarios y aclaraciones.

A continuación realizamos algunas precisiones sobre aspectos relevantes a tener en cuenta a la hora de contabilizar la nómina.

Contabilización de la retención en la fuente por salarios.

En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

La retención en la fuente que practique todo agente de retención es un pasivo, que debe luego declarar precisamente en la declaración de retención en la fuente.

Contabilización de libranzas y embargos judiciales.

Los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado se descuentan del total devengado, por cuanto el trabajador no recibirá lo que se descuente por eso conceptos, sino que el empleador los gira a quien corresponda.

Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370, que son un pasivo para el empleador.

Contabilización de otros conceptos de nómina.

No hay que olvidar que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.

Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el cálculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.

Terceros en la contabilización de la nómina.

Para efectos prácticos, y sobre todo para facilitar los informes a entidades oficiales como la Dian, cada empleado y cada entidad a la que se le hagan pagos relacionados con la nómina, deben ser registrados como terceros.

De esa forma se pueden hacer informes a un nivel de detalle que incluya a cada empleado y entidad.

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19 Opiniones
  1. Maryan Dice:

    Buenas tardes:

    Alguien me podria indicar como se contabiliza la salud si la empresa es quien asume el gasto y no se deduce nada al empleado???

    Responder
  2. Alejandro García Garay Dice:

    Saludos.

    Tengo una inquietud, cuando contabilizo las cuentas, ¿qué terceros deben llevar cada una de ellas?, quiero saber cuáles de esas cuentas el tercero es el empleado y cuáles son los fondos u otras empresas.

    No soy contador, soy desarrollador y quiero tener certeza de esto.

    Responder
  3. Fer Dice:

    Buenas tardes, me podrían ayudar con las cuentas a las que debo contabilizar una liquidación definitiva de prestaciones sociales; y en que documento se debe realizar, fac compra, nota de contabilidad o cual?
    muchas gracias.

    Responder
  4. CAMILO Dice:

    Buenas tardes:

    Mi pregunta es: Si llega una solicitud de embargo de nómina de un empleado, ¿a qué cuenta debe ser llevado el descuento por el embargo al contabilizar la nómina?. Y, al pagar el valor del embargo ¿se cruzaría con esa misma cuenta?.

    Mil gracias,

    Camilo Gómez

    Responder
  5. Blade Dice:

    Una pregunta porque la diferncia de sueldos de la 5105 de 700.0000y 2505 846.662

    Responder
    • ALEXANDER RIAÑO Dice:

      a la 2205 se lleva el neto a pagar al trabajador lo cual es es el resultado de la suma del básico de sueldos (510506) y auxilio de transporte (510515) menos retenciones por aportes de salud y pensión

      Responder
      • ALEXANDER RIAÑO Dice:

        corrijo a la 250505 se lleva el neto a pagar al trabajador…

        Responder
  6. lili Dice:

    buenas una pregunta yo soy la represantante legal de ina empresa lo q pago como salud se ingresa en la nomina de la empresa o es aparte solo para mi sueldo gracias

    Responder
  7. DELMAR ELLIS Dice:

    Agradezco que me expliquen y muestren como seria la contabilización del pago de la nomina en general, en otras palabras como se cancela cada una de las cuentas de pasivo.

    Responder
  8. DELMAR ELLIS Dice:

    Anexo.
    Teniendo claro que las cuentas 26 Provisiones se trasladan a las 25 cuentas por pagar para llevarlas contra el banco , que manejo se les da a las 23 retenciones y aportes de nomina?.

    Responder
  9. IBETH Dice:

    QUE CUENTA SE AFECTA CUANDO NOS DICEN QUE QUEDÓ LA NÓMINA PENDIENTE POR PAGAR

    Responder
  10. CARLOS DUEÑAS Dice:

    BUENOS DIAS, EL VALOR DE APORTE A PENSION NO CUADRA POR NINGUN LADO, NI EL 16% TOTAL NI EL 12% DEL EMPLEADOR Y MUCHO MENOS EL 4% DEL EMPLEADO.

    Responder
  11. Yeraldin Gonzalez Dice:

    Buenas noches

    tengo una duda con las sumas iguales de débito y crédito, creo que esta errado el valor total, a mi me da $1,393.122 en vez de $1.380.322, hay una diferencia de $12.800 y la verdad no la encuentro, me podrían indicar por favor por que la verdad quede más confundida

    gracias

    Responder
  12. Linda Dice:

    Hola Gerencie.com si al momento de contabilizar la nomina utilizo el 8,5% para salud y 12% para pensión. en que momento contabilizo el 4% descontado en nomina de responsabilidad del empleado?.

    agradezco la información.

    Responder
    • Carolina Dice:

      en la cxp a la entidad ya está sumado y en la 25 por pagar al empleado ya está respado

      Responder
  13. ANDRES ALVAREZ Dice:

    Muy buenas tardes. Agradezco a gerencie.com todas las explicaciones que nos ofrecen. Se han dado cuenta que las suma de las dos columnas esta errado? Llevaba todo un día revisando por que no me daba a mi siguiendo el ejemplo. Los valores suman: $1.393.122.El valor de la pensión (cuenta 238030)es de $131.751 y si es el 16% se calcula sobre un salario de 823.443,75: porque si el devengado son 850.000 antes del subsidio de transporte? Me gustaría saber si es que no he entendido la dinámica o la liquidación tiene errores. Gracias.

    Responder
  14. Valerie Dice:

    Buenas tardes, como el descuento del 4% está en cabeza del trabajador, ese 4% está cargado en el neto del la cuenta 2505 de salarios por pagar…

    El total devengos de la nómina son 850.000 + 102.854 = 952.854 (sueldo + horas extras + comisiones + auxilio de transporte)

    De los 850.000 se calcula deducciones (el 4% de salud y el 4% de pensión) y le debería dar lo que está en la 2505, pero creo que hay un error en el cálculo de pensión porque el 4% de 850.000 da 34.000.

    Por consiguiente,

    TOTAL DEVENGOS=952.854

    total aportes a salud empleado =34.000
    total aportes a pensión =34.000

    TOTAL DEDUCCIONES= 68.000

    TOTAL DEVENGOS-TOTAL DEDUCCIONES = 884.854 esto es lo que se le debe pagar al empleado y lo que va en la cuenta 2505
    DEBE HABER
    2505 salario por pagar 884.854
    237005 aportes empleado eps 34.000
    237006 aportes empleado pensión 34.000
    510506 sueldo 700.000
    510515 horas extras 50.000
    510518 comisiones 100.000
    510520 Auxilio de Transporte 102.854
    ———————————————————-
    952.854 952.854

    el resto de la contabilización corresponde a las provisiones y aportes del empleador

    POR EJEMPLO

    EN
    237005 aportes empleado eps (4%) 34.000 LE SUMAN EL 8.5 DE APORTE DE SALUD DEL EMPLEADOR
    237006 aportes empleado pensión (4%) 34.000 LE SUMAN EL 12 DE APORTE DE PENSIÓN DEL EMPLEADOR

    ASI 850.000 X 8.5%= 72.250

    QUE VAN A SUMAR A LA 237005 PARA FORMAR EL 12.5% DE LA SALUD (34.000 + 72.250)

    237005 TOTAL aportes eps (4+8.5 = 12.5%) 106.250

    Es decir, se aumenta este pedacito a la contabilización y corresponde a los aportes de salud

    510569 APORTE EMPLEADOR SALUD 72.250

    237005 APORTE EMPLEADOR SALUD 72.250(en la contabilización final se suma al aporte del empleado)

    y así se va contabilizando cada parte de lo que respecta a las provisiones y aportes del empleador..

    Espero no haberlos enredado mas… yo lo veo como tres momentos de contabilización de la nómina (primero la liquidación para saber cuánto le pago al empleado, la segunda liquidar los aportes a la seguridad social de parte del empleador y la tercera la provisión de las prestaciones sociales) y en cada uno de ellos hay una contabilización donde finalmente se calculan unos netos y la contabilización que se presenta aquí ya están los saldos netos

    Responder
  15. juan Dice:

    como se contabiliza con las deducciones?? alguien me colabora, cual es la cuenta y como se contabiliza

    Responder
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