En este artículo 13 secciones
- Qué define el registro de una compra.
- Compra de mercancías para la venta.
- Compra de bienes o servicios que se llevan al gasto.
- Compra de activos fijos.
- ¿Las compras son activo o pasivo?
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo se contabiliza la compra de mercancía?
- ¿Uso la cuenta 1435 o la 6205 para las compras?
- ¿El IVA de un gasto es descontable?
- ¿Cómo se contabiliza la compra de un activo fijo con IVA?
- ¿Qué pasa si la empresa solo autoriza pagar parte de una factura?
- ¿Las compras de poco valor van al activo o al gasto?
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La compra se contabiliza con base en la factura del proveedor, y su registro depende de lo que se compra: si es mercancía para la venta va al inventario, si es para el consumo de la empresa va al gasto, y si es un bien de uso prolongado va a la propiedad, planta y equipo, con un tratamiento distinto del IVA en cada caso. Veamos los asientos de cada tipo de compra, de contado y a crédito.
Qué define el registro de una compra.
Antes de contabilizar una compra hay que responder dos preguntas. La primera es qué se compra, porque eso define la cuenta débito:
- Mercancías o materias primas para vender o transformar: inventario, grupo 14, en el sistema permanente, o cuenta 62 en el periódico.
- Bienes o servicios que se consumen, como papelería, aseo o servicios públicos: gasto, clase 5, o costo si se relacionan con la producción.
- Bienes de uso prolongado, como muebles, equipos o herramientas: propiedad, planta y equipo, grupo 15, salvo que por su poco valor la política de la empresa los lleve al gasto.
La segunda es cómo se paga, porque eso define la cuenta crédito: caja o bancos si es de contado, y proveedores o cuentas por pagar si es a crédito.
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Compra de mercancías para la venta.
Supongamos la compra a crédito de un televisor para revender, por $1.000.000 más IVA del 19%, a un proveedor al que se le practica retención en la fuente por compras del 2,5%:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Valor de la compra | $1.000.000 |
| IVA del 19% | $190.000 |
| (–) Retención en la fuente 2,5% | ($25.000) |
| Valor neto a pagar | $1.165.000 |
El asiento es el siguiente:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 143505 | Mercancías no fabricadas por la empresa | 1.000.000 | |
| 240810 | IVA descontable | 190.000 | |
| 236540 | Retención en la fuente – compras | 25.000 | |
| 220505 | Proveedores nacionales | 1.165.000 | |
| Sumas iguales | 1.190.000 | 1.190.000 |
La mercancía es un activo, pues pertenece a la empresa. El IVA se registra como descontable porque la mercancía se destina a ventas gravadas, y será un menor valor del IVA a pagar en la declaración, según explicamos en el artículo sobre los impuestos descontables. La retención es un pasivo, pues es un dinero que la empresa retuvo y debe consignar a la Dian.
Cuando se pague al proveedor, se debita la cuenta 220505 y se acredita bancos por $1.165.000. Si la compra fuera de contado, el crédito iría directamente a bancos en lugar de proveedores.
Compra de bienes o servicios que se llevan al gasto.
Supongamos la compra de papelería por $100.000 más IVA, pagada por transferencia. Como el valor no supera la base mínima de retención por compras, no se practica retención:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 519530 | Útiles, papelería y fotocopias | 100.000 | |
| 240810 | IVA descontable | 19.000 | |
| 111005 | Bancos | 119.000 |
El IVA pagado en un gasto también es descontable si el gasto es necesario para las operaciones gravadas de la empresa, según el artículo 488 del Estatuto Tributario. Solo cuando no lo es, por ejemplo porque la empresa vende únicamente bienes excluidos o no es responsable del IVA, se lleva como mayor valor del gasto.
Compra de activos fijos.
Cuando se compra un bien de uso prolongado, como una silla de oficina, un equipo o una herramienta, se registra en la propiedad, planta y equipo, y el IVA pagado no se lleva a la cuenta 2408: hace parte del costo del activo.
La razón es que el IVA en la adquisición de activos fijos no es descontable en el impuesto sobre las ventas; para los activos fijos reales productivos, la ley ofrece en cambio un descuento en el impuesto de renta. Una silla de $500.000 más IVA se registra, entonces, por $595.000 en la cuenta del activo.
¿Las compras son activo o pasivo?
La compra en sí es un activo cuando lo que se adquiere es mercancía o un bien de uso, o un gasto cuando se consume. Que se pague a crédito no cambia su naturaleza: lo que surge adicionalmente es un pasivo con el proveedor por el valor no pagado.
Por eso una compra a crédito de $1.200.000 en mercancías registra al mismo tiempo un activo (inventario, débito) y un pasivo (proveedores, crédito) por el mismo valor.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se contabiliza la compra de mercancía?
Se debita el inventario (1435) por el valor antes de IVA, se debita el IVA descontable (2408), se acredita la retención practicada (2365) y se acredita proveedores o bancos por el neto a pagar.
¿Uso la cuenta 1435 o la 6205 para las compras?
Depende del sistema de inventario: con inventario permanente, la 1435; con periódico, la 6205. Que la compra sea a crédito o de contado no cambia la cuenta.
¿El IVA de un gasto es descontable?
Sí, si el gasto es necesario para las operaciones gravadas de la empresa (art. 488 del E.T.). Si no lo es, se lleva como mayor valor del gasto.
¿Cómo se contabiliza la compra de un activo fijo con IVA?
Por el valor total, incluido el IVA, en la cuenta del activo del grupo 15, porque el IVA en la compra de activos fijos no es descontable en el impuesto sobre las ventas.
¿Qué pasa si la empresa solo autoriza pagar parte de una factura?
Se registra el valor completo de la factura, que debe coincidir con el soporte: la parte autorizada como gasto y la diferencia como cuenta por cobrar a quien la generó, por ejemplo al empleado.
¿Las compras de poco valor van al activo o al gasto?
Los bienes de uso de valor poco representativo pueden llevarse al gasto según la política de materialidad de la empresa.
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Como se contabiliza la compra de maniquí y sillas para un almacén de ropa? La compra está gravada con IVA. Gracias.
Se contabiliza como un activo fijo, grupo 15, y el IVA se lleva como mayor valor del activo, es decir, en la cuenta 15xx, contra bancos.
Hola. Buena tarde.
Si tengo una compra de unos palos para el refuerzo de un congelador que es un activo de la distribuidora, ya que vendemos embutidos, ¿cómo puedo ingresar ese gasto de la compra de los palos? ¿Por qué cuenta contable?
Agradezco su colaboración.
Debido al valor poco representativo que pueden tener esos palos, seguramente lo mejor es llevarlos directamente como un gasto.
Tengo una factura de legalización de viáticos, pero en la compañía solo está autorizado un monto para alimentación. La factura está por mayor valor. ¿Cómo puedo registrar contablemente la factura y si está permitido?
Se debe registrar el valor completo de la factura, porque el valor registrado debe coincidir con el valor del documento soporte. No se puede registrar un valor distinto al que figure en la factura que se esté contabilizando.
Si la empresa solo autoriza pagar una parte de la factura, por ejemplo, 90 de 100, se debe registrar 90 como gasto y 10 como cuenta por cobrar al empleado, contra 100 en el pasivo.
Buenas tardes, ¿cómo se contabiliza la compra de una silla para la oficina? ¿Incluye IVA la factura?
Como la silla es un activo, propiedad, planta y equipo, se registra por el valor total, incluyendo el IVA. El IVA no se registra como descontable en la cuenta 24 ni como gasto, sino que hace parte del activo.
¿Cómo contabilizar la compra de un lote por medio de una promesa de compraventa de la cual se dio una cuota inicial de 78.000.000 (el lote cuesta 448.000.000) y el resto se pagará a cuotas mensuales?
Consulte: ¿Cómo se contabiliza la compra de un inmueble con promesa de compraventa?
Buenas tardes, ¿la contabilización de la compra de herramientas para uno de la empresa cómo sería?
Se contabiliza como propiedad, planta y equipo, y el IVA que se pague por ella no se lleva a la cuenta 24, sino al mayor valor del activo. Es decir, a la cuenta del activo se lleva el total del valor pagado por ella, incluido el IVA.
La empresa compra mercancía por 15,500,000 (IVA discriminado en la factura).
No precisa qué requiere por lo que asumimos que es la contabilización, que sería la siguiente:
Se asume que el Iva no está incluido el valor dado.
¿Cómo se contabilizan las compras de productos para la venta en una panadería?
Se contabiliza en la cuenta 1435, en la subcuenta que hayan designado para esos productos en específico.
La contrapartida será bancos o caja en caso de según como hayan pagado.
Saludos
Compra de mercancía por 6,000 al contado.
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
1435 MERC. NO FAB. X EMP 6.000
1110 BANCO 6.000
Buenas tardes. Si la empresa hace una compra de un televisor, ¿a qué cuenta se lleva? Gracias.
En general se lleva como equipo de oficina, cuenta 1524, que es un activo fijo.
En una compra de mercancías a crédito, ¿qué cuenta se debe utilizar: la 1435, mercancías no fabricadas por la empresa, o la 6205, de mercancías? ¿Bajo qué circunstancias puedo utilizar cada una? Muchas gracias.
Si lleva inventario permanente, utiliza la cuenta 1435 con independencia de si es a crédito o a contado. La venta a crédito cambia el hecho de que, en lugar de registrarse una salida de caja o banco, se registra un pasivo (proveedores).
Hola, una empresa dedicada al servicio de salud compra una antena Wi-Fi. ¿Cómo se lleva esto al gasto o como un activo: equipo de procesamiento?
Por la materialidad de esa compra, en general, se llevaría al gasto.
Buenos días. Tengo una pregunta: compro leche y productos lácteos. Soy persona natural. Mi situación sería así:
Con una venta de $60.000.000 mensuales, dentro de los cuales están incluidos $5.000.000 que están gravados con el IVA del 19%. ¿Soy responsable de IVA? Cabe anotar que el total de ventas gravables en el año sería por la suma de $60.000.000 y no estaría dentro de los topes para volverme responsable de IVA.
Por el monto de los ingresos, no es responsable del IVA, pero habría que verificar los otros conceptos por los que podría serlo.