Cotización a seguridad social por fracción de mes

Por regla general los aportes a seguridad social se pagan por meses completos y sobre una base de al menos un salario mínimo, pero cuando el contrato empieza o termina en el transcurso del mes se cotiza solo por los días de esa fracción, sobre lo devengado en ellos. Es distinto de la cotización por semanas de quienes trabajan por días. ¿En qué casos se puede cotizar por menos de un mes y cómo se liquida?

El periodo mínimo de cotización es el mes.

La cotización a salud, pensión y riesgos laborales es mensual, y la base mínima es un salario mínimo, según el artículo 18 de la ley 100 de 1993. En consecuencia, no se puede cotizar por un día o una semana a voluntad, ni tomar periodos que crucen de un mes a otro: cada planilla corresponde a un mes calendario.

Solo hay tres situaciones en las que se cotiza por menos de un mes completo:

• Cuando la relación laboral o el contrato empieza en el transcurso del mes.
• Cuando la relación laboral o el contrato termina en el transcurso del mes.
• Cuando el trabajador labora solo algunos días del mes y gana menos de un salario mínimo, caso en el que se cotiza por semanas.

Cotización cuando el contrato inicia o termina a mitad de mes.

Si el trabajador ingresa el 16 del mes, no se cotiza por el mes completo, sino por los días que van del 16 al 30. Y si el contrato termina el 10, se cotiza del 1 al 10. En la planilla se reporta la novedad de ingreso o de retiro con la fecha, y el operador liquida solo esos días.

La base de cotización es el salario devengado en esa fracción de mes. La base mínima también se ajusta a los días: no puede ser inferior a la proporción del salario mínimo que corresponde a los días cotizados.

Supongamos que un trabajador con salario de $3.000.000 ingresa el día 16. En ese mes devenga $1.500.000 por 15 días, y sobre ese valor se liquidan los aportes: el empleador paga $127.500 de salud (8,5%) y $180.000 de pensión (12%), y al trabajador se le descuentan $60.000 de salud (4%) y $60.000 de pensión (4%). Para pensión, ese mes suma unas dos semanas.

El tope de 25 salarios mínimos, en cambio, no se reduce en proporción a los días, como explicamos en el artículo sobre los límites a la base de aportes a seguridad social.

Trabajadores independientes que se afilian o se retiran a mitad de mes.

El independiente que se afilia por primera vez, o que reanuda sus pagos después de haberlos suspendido, también puede cotizar solo por los días del mes. Lo permite el parágrafo 3 del artículo 2.1.3.1 del decreto 780 de 2016:

«Cuando los trabajadores independientes realicen la afiliación por primera vez o cuando reanuden el pago de las cotizaciones de acuerdo con lo definido en la presente Parte podrán efectuar el pago proporcional a los días objeto de la cotización.»

Así, el contratista cuyo contrato empieza el 28 del mes cotiza por esos tres días, y en el mes siguiente por el mes completo. Si su contrato termina a mitad de mes, reporta la novedad de retiro y cotiza solo hasta esa fecha.

Cuando el contrato abarca parte de dos meses.

Un contrato del 12 de enero al 13 de febrero no se cotiza como un solo periodo de 31 días, sino en dos planillas: la de enero, por los días del 12 al 31 con novedad de ingreso, y la de febrero, por los días del 1 al 13 con novedad de retiro. Cada una con lo devengado en ese mes.

Por la misma razón, no es posible pagar la seguridad social «del 25 de agosto al 24 de septiembre». Los periodos de cotización son meses calendario, y liquidarlos de otra forma expone al aportante a que la UGPP encuentre días sin cotizar o bases inconsistentes.

Cotización por semanas: trabajo por días y tiempo parcial.

La tercera excepción es distinta, porque no depende de que el contrato empiece o termine, sino de que el trabajador labore solo algunos días en el mes y gane menos de un salario mínimo. En ese caso se cotiza a pensión por semanas, sobre fracciones de un cuarto del salario mínimo, y no se cotiza a salud.

Tampoco es cotización por fracción de mes el trabajo de medio tiempo durante todo el mes: allí se cotiza el mes completo sobre al menos un salario mínimo, y empleador y trabajador completan la diferencia. Estos casos los explicamos en el artículo sobre la seguridad social en trabajadores contratados por días y en el de aportes a seguridad social en salarios inferiores al mínimo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.