Partes de la nómina: devengado, deducciones y apropiaciones

La nómina se divide en tres partes que siempre se liquidan en el mismo orden: el devengado, que es lo que el trabajador gana; las deducciones, que es lo que se le descuenta; y las apropiaciones, que es lo que el empleador asume por encima del salario. La diferencia entre las dos primeras es el neto que recibe el trabajador. ¿Qué incluye cada parte y qué significa cada término que aparece en un desprendible de nómina?

Devengado.

El devengado es el valor total que el trabajador gana en el periodo, sea un mes o una quincena, antes de cualquier descuento. Por eso también se le llama valor bruto de la nómina.

Está compuesto por los siguientes conceptos, según lo que ocurra en cada periodo:

• Salario básico, o el valor de los días efectivamente trabajados.
• Horas extras y recargos nocturnos.
• Trabajo en domingos y festivos.
• Bonificaciones que constituyan salario.
• Auxilio de transporte, para quien devenga hasta dos salarios mínimos.

La suma de todos estos conceptos es el total devengado. Sobre la parte de ese total que constituye salario se liquidan después los aportes a seguridad social y los parafiscales. El auxilio de transporte y los pagos pactados como no salariales quedan por fuera, como explicamos en pagos laborales que no constituyen salario.

Qué es el salario devengado.

Devengar significa adquirir el derecho a recibir un pago por el trabajo realizado. El salario devengado es, entonces, el que el trabajador ya se ganó en el periodo, aunque todavía no se le haya pagado.

No es lo mismo que el salario pactado. Si el contrato fija un salario de $5.000.000 pero el trabajador faltó cinco días sin justificación, el salario devengado del mes es de $4.166.667, que corresponde a los 25 días trabajados. Y si laboró horas extras, el devengado sube por encima del salario pactado.

El último salario devengado es el que se usa, por ejemplo, para liquidar las prestaciones cuando el salario no varió en los últimos meses.

Deducciones.

Las deducciones son los valores que se le descuentan al trabajador del total devengado. Unas las impone la ley y otras requieren la autorización del trabajador o una orden judicial.

• Por ley: el aporte del 4% a salud, el del 4% a pensión, el aporte al fondo de solidaridad pensional para quien gana 4 salarios mínimos o más, y la retención en la fuente cuando hay lugar a ella.
• Con autorización del trabajador: libranzas, cuotas sindicales, aportes a cooperativas y fondos de empleados, y cuotas de préstamos del empleador.
• Por orden judicial: embargos y cuotas de alimentos.

Salud y pensión se descuentan del total devengado que constituye salario, no del salario pactado. Así, si el trabajador ganó horas extras en el mes, el 4% se aplica también sobre ellas.

El empleador no puede descontar nada distinto de lo anterior. Es frecuente, por ejemplo, que se le descuente al trabajador un faltante de caja o una herramienta perdida sin su autorización, algo que el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe. Cada deducción se explica en deducciones de nómina.

Neto pagado.

El neto pagado, o neto a pagar, es lo que efectivamente recibe el trabajador: el total devengado menos las deducciones. Es el valor que se le consigna y el que aparece al final del desprendible de nómina.

Supongamos un salario de $5.000.000 y horas extras por $250.000 en el mes:

Apropiaciones.

Las apropiaciones son los valores que el empleador debe asumir con cargo a la nómina, además del salario. No se descuentan al trabajador ni aparecen en su neto, pero forman parte del costo de la nómina.

Comprenden tres grupos:

• Aportes a seguridad social a cargo del empleador: salud (8,5%), pensión (12%) y riesgos laborales, que paga en su totalidad.
• Aportes parafiscales: caja de compensación familiar (4%), ICBF (3%) y SENA (2%).
• Prestaciones sociales y vacaciones: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.

Muchos empleadores están exonerados del 8,5% de salud, del ICBF y del SENA por los trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos, conforme al artículo 114-1 del Estatuto Tributario.

Apropiaciones y provisiones.

Los dos términos se usan de forma distinta según la fuente, y de ahí buena parte de la confusión.

En sentido amplio, que es el que usa la formación técnica en nómina, las apropiaciones comprenden todo lo que el empleador asume sobre la nómina: aportes, parafiscales y prestaciones sociales. Es el sentido de este artículo.

En sentido estricto se distingue entre los aportes, que se liquidan y pagan cada mes por la planilla PILA, y las prestaciones sociales, que se causan cada mes pero se pagan en junio, en diciembre, en febrero o al terminar el contrato. A estas últimas se les llama provisiones, porque el empleador las va reservando para cuando deba pagarlas. Las desarrollamos en provisiones de nómina, y los aportes, en apropiaciones de nómina.

Cómo se relacionan las tres partes.

El orden de la liquidación es siempre el mismo: primero se determina el devengado, luego las deducciones y el neto, y por último las apropiaciones. Así, el devengado sirve de base para todo lo demás.

El procedimiento completo, con fórmulas y un ejemplo con todas las partes, está en el artículo sobre la liquidación de nómina.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.