Qué es un rango en Excel y cómo asignarle un nombre, incluso dinámico

Un rango en Excel es un grupo de celdas que se identifica con la primera y la última celda separadas por dos puntos, como A2:C100. A ese rango se le puede dar un nombre, como «Empleados», para usarlo en las fórmulas en lugar de la referencia, y ese nombre puede hacerse dinámico para que se amplíe solo cuando se agregan datos. ¿Cómo se crea cada uno y cuándo conviene usar una tabla en su lugar?

Qué es un rango en Excel.

Un rango es un conjunto de celdas contiguas que forman un rectángulo. Se identifica con la referencia de la celda superior izquierda y la de la celda inferior derecha, separadas por dos puntos:

• A1:A20 es el rango de las celdas de la columna A, desde la fila 1 hasta la 20.
• A2:C80 abarca las columnas A, B y C, desde la fila 2 hasta la 80.
• A:A es la columna A completa, y 5:5, la fila 5 completa.

Los rangos se usan para que las funciones y fórmulas trabajen sobre varias celdas a la vez: =SUMA(A1:A20) suma las veinte celdas del rango. La forma en que se identifica cada celda por su columna y su fila se explica en el artículo sobre filas, columnas y celdas en Excel.

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Qué es un nombre de rango.

Un nombre de rango es el nombre con el que se identifica un rango para facilitar el uso de fórmulas. Si la lista de empleados está en A5:C9 de la hoja «Empleados», se le puede asignar el nombre «Empleados», y en lugar de escribir:

=BUSCARV("Marta";Empleados!$A$5:$C$9;3;FALSO)

se escribe:

=BUSCARV("Marta";Empleados;3;FALSO)

Las ventajas son tres: la fórmula se lee mejor, el nombre siempre se refiere al mismo rango aunque la fórmula se copie, por lo que no hace falta fijarlo con signos pesos, y si el rango cambia, se modifica en un solo lugar y todas las fórmulas que lo usan se actualizan.

Cómo asignar un nombre a un rango.

Hay tres formas de crear un nombre:

• Con el cuadro de nombres: se selecciona el rango, se escribe el nombre en el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas, y se presiona Enter. Es la forma más rápida.
• Con «Asignar nombre»: en la pestaña «Fórmulas», «Asignar nombre», se escribe el nombre, se elige el ámbito (todo el libro o una hoja) y se puede agregar un comentario que explique para qué sirve.
• Con «Crear desde la selección»: si el rango tiene encabezados, en «Fórmulas», «Crear desde la selección», Excel crea un nombre para cada columna con el texto de su encabezado.

Los nombres deben empezar por una letra o un guion bajo, no pueden tener espacios ni parecerse a una referencia de celda (como A1 o IVA2026, que podría confundirse con una celda de la columna IVA), y no distinguen mayúsculas de minúsculas.

Modificar o eliminar un nombre.

Todos los nombres del libro se administran en «Fórmulas», «Administrador de nombres» (Ctrl + F3). Allí se puede cambiar el rango al que se refiere un nombre, cambiarle el nombre o eliminarlo. Si se elimina un nombre que se usa en alguna fórmula, esa fórmula muestra el error #¿NOMBRE?.

Nombres para valores constantes.

Un nombre no tiene que referirse a un rango: también puede guardar un valor. Si en «Asignar nombre» se escribe TarifaIVA y, en «Se refiere a», =0,19, cualquier fórmula puede usar =B2*TarifaIVA. Cuando cambie la tarifa, se modifica el nombre y no las fórmulas.

Rangos dinámicos.

Un rango dinámico es un nombre cuyo tamaño se ajusta solo cuando se agregan o se eliminan datos. Si el nombre «Empleados» se refiere a A5:C9 y se agrega un empleado en la fila 10, el nombre no lo incluye, y BUSCARV no lo encuentra. Con un rango dinámico, el nombre se amplía.

La forma recomendada: convertir el rango en tabla.

La forma más sencilla de tener un rango que crece solo es convertirlo en tabla: se selecciona el rango con sus encabezados, se presiona Ctrl + T y, en «Diseño de tabla», se le da un nombre, como «Personal». La tabla se amplía cada vez que se escribe en la fila siguiente, y sus columnas pueden usarse en las fórmulas con referencias estructuradas:

=SUMA(Personal[Salario])

=BUSCARV("Pedro";Personal;3;FALSO)

Si en algún momento se necesita volver a un rango normal, se usa «Diseño de tabla», «Convertir en rango».

Rango dinámico con DESREF y CONTARA.

Si no se quiere usar una tabla, el nombre se define con una fórmula que calcula el tamaño del rango. En «Asignar nombre», en «Se refiere a», se escribe:

=DESREF(Empleados!$A$5;0;0;CONTARA(Empleados!$A$5:$A$1000);3)

DESREF parte de A5, la primera celda de datos, y devuelve un rango de tantas filas como datos haya en A5:A1000 y de 3 columnas. Es importante contar desde la primera fila de datos y no desde la columna completa: si se usara CONTARA($A:$A), se contarían también el título y los encabezados, y el rango tendría filas vacías de más.

Para que el método funcione, la columna que se cuenta no puede tener celdas vacías en medio de los datos.

Rango dinámico con INDICE.

DESREF es una función volátil, que se recalcula con cualquier cambio en el libro y puede hacer lento un archivo grande. Una alternativa equivalente y no volátil es INDICE:

=Empleados!$C$5:INDICE(Empleados!$C$5:$C$1000;CONTARA(Empleados!$A$5:$A$1000))

El rango empieza en C5 y termina en la celda de la columna C que corresponde al último dato.

Descargar el ejemplo en Excel.

El archivo tiene una lista de empleados con cuatro nombres definidos: un rango fijo, un rango dinámico con DESREF, otro con INDICE y una constante con la tarifa de IVA, y fórmulas que los usan. Al escribir un empleado nuevo debajo de la lista, los resultados con rango dinámico cambian y el del rango fijo no. Una segunda hoja muestra la misma lista como tabla. Descargar archivo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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