Cómo hacer una lista desplegable en Excel

Una lista desplegable permite elegir el valor de una celda entre unas opciones fijas, como los meses, las ciudades o los productos, en lugar de escribirlo. Se crea con la herramienta «Validación de datos», y sus opciones pueden escribirse directamente, tomarse de un rango o de una tabla que crece sola, o depender de lo que se elija en otra lista. ¿Cómo se hace cada una?

Crear una lista desplegable paso a paso.

Los pasos son los siguientes:

1. Seleccionar la celda o el rango donde estará la lista.
2. Ir a la pestaña «Datos», grupo «Herramientas de datos», «Validación de datos».
3. En la pestaña «Configuración», en «Permitir», elegir «Lista».
4. En «Origen», escribir las opciones o indicar el rango donde están, como se explica a continuación, y aceptar.

Al seleccionar la celda aparece una flecha a la derecha; al hacer clic en ella se despliegan las opciones. Si se escribe un valor que no está en la lista, Excel muestra un mensaje de error y no lo acepta.

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Las opciones de la lista.

El origen de la lista puede indicarse de tres formas, según qué tan estables sean las opciones.

Escribir las opciones en el origen.

Para pocas opciones que no cambian, como Sí, No y Pendiente, se escriben en el campo «Origen» separadas por el separador de listas del equipo, que en Colombia suele ser el punto y coma:

Sí;No;Pendiente

Si el equipo usa la coma como separador, se escribe Sí,No,Pendiente. Las opciones van sin comillas y sin el signo igual.

Tomar las opciones de un rango.

Para listas más largas, como los meses, las opciones se escriben en una columna, preferiblemente en otra hoja, y en «Origen» se indica el rango:

=Listas!$A$5:$A$16

Mejor aún es darle un nombre al rango, por ejemplo «Ciudades», y escribir en «Origen» =Ciudades. Así la lista no depende de la ubicación del rango. Los nombres de rango se explican en el artículo sobre qué es un rango en Excel y cómo asignarle un nombre.

Una lista que se amplía sola.

Si las opciones cambian con frecuencia, como una lista de productos o de empleados, conviene convertir el rango en tabla con Ctrl + T. Las tablas se amplían cada vez que se agrega un elemento debajo, y la lista desplegable puede tomar su columna con INDIRECTO:

=INDIRECTO("Productos[Producto]")

Productos es el nombre de la tabla y Producto, el de su columna. Cada producto que se agregue a la tabla aparece automáticamente en la lista.

Listas desplegables dependientes.

Una lista dependiente es la que muestra opciones distintas según lo que se haya elegido en otra. El caso típico es elegir un departamento y que la siguiente lista muestre solo sus municipios. Se arma así:

1. En una hoja auxiliar, se escribe la lista de departamentos y, en columnas aparte, los municipios de cada uno, con el nombre del departamento como encabezado.
2. Se le da a cada lista de municipios un nombre igual al del departamento, reemplazando los espacios por guiones bajos: Antioquia, Cundinamarca, Valle_del_Cauca.
3. La primera lista, en B9, toma su origen del rango de los departamentos.
4. La segunda lista, en B10, usa como origen la fórmula siguiente.

=INDIRECTO(SUSTITUIR(B9;" ";"_"))

INDIRECTO convierte el texto elegido en B9 en una referencia al rango con ese nombre, y SUSTITUIR reemplaza los espacios, que los nombres de rango no admiten. Si en B9 se elige «Valle del Cauca», la segunda lista muestra Cali, Palmira y Buga.

Mensajes y opciones adicionales.

En la misma ventana de validación de datos hay dos pestañas útiles:

• Mensaje de entrada: un texto que aparece al seleccionar la celda, como «Elija el estado del pedido».
• Mensaje de error: el título y el texto que se muestran si se escribe un valor que no está en la lista. Con el estilo «Advertencia» o «Información», Excel permite aceptar el valor de todos modos.

Para copiar la lista a otras celdas, se copia la celda y se pega con «Pegado especial», «Validación». Para eliminarla, se selecciona la celda, «Validación de datos», «Borrar todos».

Descargar el ejemplo en Excel.

El archivo tiene seis listas desplegables: con opciones escritas en el origen, desde un rango, desde un nombre de rango, desde una tabla que crece sola, y la lista de departamentos con su lista dependiente de municipios. Una segunda hoja contiene los orígenes. Descargar archivo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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