Empleadores deben llevar una relación de horas extras

El empleador está obligado a llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador, a entregárselo a quien lo solicite junto con el soporte de pago y a aportarlo ante las autoridades judiciales o administrativas que lo requieran, según el numeral 2 del artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 12 de la Ley 2466 de 2025. ¿Qué debe contener ese registro y qué consecuencias tiene no llevarlo?

La obligación de registrar el trabajo suplementario.

La reforma laboral quitó el permiso previo del Ministerio del Trabajo y lo reemplazó por un control documental a cargo del empleador. La norma dice:

«El empleador deberá llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador en el que se especifique el nombre, actividad desarrollada y número de horas laboradas con la precisión de si son diurnas o nocturnas. Este registro podrá realizarse de acuerdo a las necesidades y condiciones propias de su empresa. El empleador está obligado a entregar al trabajador que lo solicite, una relación de las horas extras laboradas, con las mismas especificaciones anteriores. Este registro deberá entregarse junto con el soporte que acredite el correspondiente pago. De igual modo, de ser requerido, estará obligado a aportar ante las autoridades judiciales y administrativas el registro de horas extras; de no hacerlo la autoridad administrativa del trabajo podrá imponer las sanciones a las que haya lugar.»

De ese texto se desprenden tres obligaciones distintas, y conviene separarlas porque se incumplen de forma independiente.

1. Registrar el trabajo suplementario de cada trabajador con el contenido que la norma indica.
2. Entregar al trabajador que lo solicite la relación de sus horas extras, acompañada del comprobante de pago.
3. Aportar el registro ante las autoridades judiciales o administrativas cuando se le requiera.

• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía Laboral 2026
• Liquidador de intereses propiedad horizontal

Qué debe contener el registro.

La norma fija un contenido mínimo, no un formato. La empresa puede llevarlo en el sistema de nómina, en una planilla física o en una hoja de cálculo, «de acuerdo a las necesidades y condiciones propias de su empresa».

Lo que no puede faltar es lo siguiente:

• Nombre del trabajador.
• Actividad desarrollada durante el tiempo suplementario.
• Número de horas laboradas.
• Precisión de si son diurnas o nocturnas.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene agregar dos columnas que la norma no exige pero que la práctica hace indispensables: la fecha de cada jornada y la clasificación de la hora como dominical o festiva.

Sin la fecha es imposible verificar el límite de 2 horas diarias, y sin la marca de dominical o festivo no se puede comprobar que el recargo aplicado fue el correcto.

Modelo de registro de horas extras.

El siguiente formato cumple el contenido legal y agrega las columnas que recomendamos. Puede replicarlo en una hoja de cálculo.

El registro debe llevarse por trabajador y por período de pago, de modo que la relación que se entregue coincida con el comprobante de nómina correspondiente.

El registro debe ser diario.

La norma habla de «número de horas laboradas» con precisión de su clase, lo que solo es posible si la anotación se hace jornada por jornada.

Un registro que consolide promedios semanales o mensuales no cumple la obligación, porque no permite saber cuántas horas se hicieron cada día ni verificar el tope diario.

Además, las horas extras se causan frente a la jornada de cada día, de modo que el conteo por promedios termina desconociendo horas que sí se laboraron, especialmente en semanas con festivos. Lo explicamos en ¿se debe completar la jornada semanal para pagar las horas extras?.

Las horas dominicales ordinarias no van en el registro como suplementarias.

Un error frecuente es incluir en la relación de horas extras todas las horas laboradas en domingo.

Las horas dominicales que no exceden la jornada ordinaria de ese día no son trabajo suplementario, sino trabajo ordinario en día de descanso, y por eso no se registran como extras. Ver ¿el domingo trabajado se paga como hora extra?.

Un registro que las incluya refleja una realidad que no corresponde y, además de liquidar mal, puede dar lugar a observaciones en una inspección laboral.

El derecho del trabajador a pedir la relación.

El empleador debe entregar la relación al trabajador que la solicite, y no puede negarse ni condicionarla.

La entrega no es de la relación a secas: debe ir acompañada del soporte que acredite el pago de esas horas, de modo que el trabajador pueda cotejar lo laborado con lo recibido.

De acuerdo con nuestro criterio, la solicitud conviene radicarla por escrito y conservar copia, porque si el empleador no responde, esa constancia sirve como prueba tanto ante el Ministerio del Trabajo como ante el juez laboral.

Un modelo de solicitud está disponible en autorización de horas extras por el Ministerio del Trabajo.

El valor probatorio del registro.

Aquí está la razón de fondo por la que esta obligación importa, y no es meramente formal.

Cuando el trabajador reclama horas extras ante un juez, le corresponde probarlas día a día. La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sido estricta en que no se pueden suponer ni calcular aplicando el máximo legal a todo el tiempo de servicio.

El registro es, entonces, la prueba más directa de que ese trabajo existió. Su ausencia deja al trabajador dependiendo de testimonios y de indicios. Ampliamos la carga de la prueba en trabajo extra o suplementario.

De acuerdo con nuestro criterio, cuando el empleador incumple el deber de llevar el registro y el trabajador aporta indicios serios del trabajo suplementario, esa omisión debería jugar en contra de quien estaba obligado a documentarlo, pues nadie puede beneficiarse de su propia negligencia.

Es una razón práctica para que el trabajador conserve copia de los controles de ingreso y salida mientras dure la relación laboral.

Sanciones por no llevar el registro.

La norma prevé una consecuencia expresa para quien no aporte el registro ante las autoridades: la autoridad administrativa del trabajo podrá imponer las sanciones a que haya lugar.

A ello se suma la sanción del parágrafo del mismo artículo 162 cuando se demuestre que el empleador no remunera el tiempo suplementario: suspensión por seis meses de la facultad de autorizar trabajo suplementario, sin perjuicio de las multas del artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo.

La irregularidad puede denunciarse ante el Ministerio del Trabajo, que iniciará la investigación e impondrá las sanciones correspondientes. La denuncia puede ser anónima.

Como novedad frente al régimen anterior, la obligación de aportar el registro se extiende a las autoridades judiciales, de modo que un juez laboral puede requerirlo dentro de un proceso, y la negativa del empleador tiene consecuencias procesales además de administrativas.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Proyección y planeación pensional
• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo