Demanda laboral

Cuando el empleador desconoce los derechos del trabajador, este puede demandarlo ante un juez laboral para que lo condene a reconocer y pagar lo que le adeuda. Desde el 2 de abril de 2026 la demanda laboral se rige por el nuevo Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, la ley 2452 de 2025, que cambió la competencia, los requisitos de la demanda, la forma de notificarla y el término para contestarla. ¿Ante quién se presenta, qué debe contener y de cuánto tiempo dispone el trabajador?

Qué es una demanda laboral.

Una demanda laboral es el escrito con el que el trabajador, el pensionado, el afiliado o el beneficiario del sistema de seguridad social le pide a un juez que declare un derecho desconocido y condene a quien debe reconocerlo.

También el empleador puede demandar al trabajador, aunque es poco frecuente, y las administradoras del sistema de seguridad social demandan a los empleadores morosos.

La demanda se presenta ante la jurisdicción ordinaria en su especialidad laboral y de seguridad social, cuyo ámbito de competencia señala el artículo 7 de la ley 2452 de 2025: los conflictos originados en el contrato de trabajo, los de seguridad social, los de derecho colectivo, la estabilidad laboral reforzada, el acoso laboral y la ejecución de las obligaciones laborales.

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Ante qué juez se presenta la demanda laboral.

Antes de redactar la demanda hay que resolver dos preguntas: en qué ciudad se presenta y qué juez de esa ciudad es el competente. La primera la define el lugar; la segunda, la cuantía de las pretensiones.

Competencia por el lugar.

El demandante elige entre dos lugares, según el artículo 10 de la ley 2452 de 2025:

«La competencia se determina por el último lugar donde se haya prestado el servicio o por el domicilio del demandado, a elección del demandante, sin tener en cuenta la calidad de las partes.»

Supongamos que el trabajador laboró en Ibagué y la empresa tiene su domicilio en Bogotá. Puede demandar en cualquiera de las dos ciudades, y normalmente le conviene la que le quede más cerca.

Donde no haya juez laboral del circuito ni juez laboral municipal, conoce el juez civil del circuito o el promiscuo del circuito.

Competencia por la cuantía.

Definido el lugar, la cuantía de las pretensiones determina el juzgado. El artículo 13 de la ley 2452 de 2025 fijó la frontera en cuarenta salarios mínimos:

«Los jueces laborales municipales conocen en primera instancia de los procesos de mínima cuantía cuyo monto no exceda del equivalente a cuarenta (40) veces el salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV). Los jueces laborales del circuito conocen en primera instancia de los procesos de mayor cuantía cuyo monto exceda del equivalente a cuarenta (40) veces el salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV).»

Para 2026, los cuarenta salarios mínimos equivalen a $70.036.200.

La cuantía se determina por el valor de las pretensiones al momento de presentar la demanda y no cambia porque el proceso se demore o porque la condena resulte mayor.

Lo importante para el trabajador es que hoy los dos procesos son de primera instancia, de modo que la sentencia se puede apelar en ambos casos. La única instancia desapareció para los procesos nuevos, como explicamos en el artículo sobre las cuantías en los procesos laborales y el fin de la única instancia.

Demandas contra entidades de seguridad social.

Cuando se demanda a Colpensiones, a una administradora de fondos de pensiones, a una EPS o a una ARL, el artículo 12 de la ley 2452 de 2025 permite elegir entre el juez del domicilio de la entidad demandada y el del lugar donde se presentó la reclamación del derecho, lo que suele favorecer al afiliado que vive lejos de las sedes principales.

Requisitos de la demanda laboral.

Los requisitos están en el artículo 61 de la ley 2452 de 2025, que reemplazó al artículo 25 del código anterior:

1. La designación del juez a quien se dirige.
2. El nombre y el número de identificación de las partes y de sus representantes. Tratándose de personas jurídicas, consorcios o patrimonios autónomos, el NIT.
3. El domicilio, la dirección física, el correo electrónico o el canal digital de las partes.
4. El nombre, domicilio, dirección y correo del apoderado del demandante, si lo hay.
5. Lo que se pretenda, expresado con claridad y por separado. No es necesario cuantificar cada pretensión.
6. Los hechos y omisiones que fundamentan las pretensiones, clasificados y enumerados.
7. Los fundamentos y razones de derecho, de forma sucinta, salvo para quien litiga en causa propia sin ser abogado.
8. La petición concreta de las pruebas, aportando los documentos que estén en poder del demandante y señalando los que tiene el demandado.
9. La cuantía, para lo cual basta indicar si supera o no los cuarenta salarios mínimos.
10. El canal digital donde deben notificarse las partes, los apoderados, los testigos y los peritos.

Dos novedades frente al código anterior merecen atención. Ya no hay que cuantificar pretensión por pretensión, y basta decir si la cuantía supera o no los cuarenta salarios mínimos. En cambio, aparece un requisito nuevo que puede costar la inadmisión: señalar el canal digital de notificación de todos los que deban ser citados al proceso.

Si el demandante desconoce el canal digital de un testigo o de un tercero, puede decirlo bajo juramento y eso no da lugar a inadmisión. Y si no tiene correo propio, basta manifestarlo en la demanda.

Anexos de la demanda.

El artículo 63 exige acompañar el poder, la copia del documento de identidad del demandante, las pruebas documentales y extraprocesales que estén en su poder y la prueba de la existencia y representación legal cuando la parte sea una persona jurídica de derecho privado.

Si el trabajador no logra conseguir el certificado de existencia y representación del empleador, lo manifiesta bajo juramento y el juez toma las medidas para obtenerlo. Esa circunstancia no es causal de inadmisión.

¿Se necesita abogado para demandar al empleador?

La regla general es que sí. El artículo 39 de la ley 2452 de 2025 exige comparecer al proceso por conducto de abogado inscrito, «excepto en los casos en que la ley permita su intervención directa».

El nuevo código no reprodujo el artículo 33 del código anterior, que autorizaba de forma expresa actuar sin abogado en los procesos de única instancia y en las audiencias de conciliación. Sin embargo, conserva dos rastros claros de esa posibilidad: el numeral 7 del artículo 61 exime de los fundamentos de derecho a «quien litigue en causa propia y no tenga la calidad de abogado», y el artículo 326 manda liquidar agencias en derecho a favor de «la parte que litigó personalmente».

Además, el parágrafo 2 del artículo 61 permite presentar la demanda verbalmente ante los jueces laborales municipales:

«En los procesos de primera instancia cuya competencia esté atribuida a los jueces laborales municipales, no se requerirá demanda escrita y por lo tanto, la demanda se podrá presentar de manera virtual o verbal, exigiéndose los requisitos señalados en este artículo.»

De acuerdo con nuestro criterio, en los procesos de mínima cuantía el trabajador conserva la posibilidad de actuar personalmente, pero no es recomendable. El proceso es oral y concentrado, la sentencia se dicta en audiencia y los errores de técnica se pagan caro; quien enfrenta al abogado de una empresa sin asistencia profesional suele perder derechos que tenía.

Quien no puede pagar un abogado puede solicitar amparo de pobreza para que el juzgado le designe uno de oficio, o acudir a los consultorios jurídicos de las universidades y a la Defensoría del Pueblo.

Cómo se presenta la demanda laboral.

La demanda se radica por los canales digitales dispuestos para ello, en forma de mensaje de datos, con sus anexos en medio electrónico, y se somete a reparto cuando hay varios juzgados.

En materia laboral el demandante no está obligado a enviar simultáneamente copia de la demanda al demandado, a diferencia de lo que ocurre en otras jurisdicciones.

Cuando el juzgado o la parte no cuentan con medios tecnológicos, o cuando se trata de población rural, grupos étnicos o personas con discapacidad que enfrentan barreras digitales, la actuación se adelanta en físico, dejando constancia de esa circunstancia.

Qué hace el juez con la demanda.

Recibida la demanda, el juez la admite, la inadmite o la rechaza, según el artículo 66 de la ley 2452 de 2025.

• Admisión. Si la demanda reúne las exigencias legales, el juez la admite, ordena la notificación personal al demandado, corre el traslado, reconoce personería al apoderado y le imprime el trámite que corresponda, aunque el demandante se haya equivocado de vía procesal. También puede ordenarle al demandado que aporte los documentos que estén en su poder y que el demandante haya solicitado.
• Inadmisión. Si falta un requisito formal, un anexo, el canal digital de notificación o el demandante carece de derecho de postulación, el juez inadmite la demanda mediante auto que no tiene recursos y concede cinco días para subsanar, so pena de rechazo.
• El juez rechaza de plano la demanda cuando carece de jurisdicción o de competencia, y en el mismo auto ordena remitirla al juez que considere competente. También se rechaza la que no se corrige dentro del término.

Una causal de inadmisión nueva conviene tenerla presente: haberse cumplido el término de caducidad para iniciar la acción. No se confunde con la prescripción, que es distinta y se alega como excepción.

Reforma de la demanda.

La demanda se puede reformar por una sola vez, desde su presentación y hasta dentro de los cinco días siguientes al vencimiento del traslado de la inicial, según el artículo 68. La reforma se presenta integrada en un solo escrito y da lugar a un nuevo traslado de cinco días para que el demandado la conteste.

Hay reforma cuando cambian las partes, las pretensiones, los hechos que las fundamentan, o cuando se piden o allegan nuevas pruebas. No se pueden sustituir todos los demandantes, todos los demandados ni todas las pretensiones, pero sí prescindir de algunos o incluir otros.

Notificación de la demanda laboral.

Admitida la demanda, el demandado debe ser notificado personalmente del auto admisorio para que pueda defenderse. Esta es la etapa que más cambió con el nuevo código, porque la notificación electrónica pasó a ser la vía principal.

Notificación personal electrónica.

El artículo 209 permite notificar enviando la providencia como mensaje de datos a la dirección electrónica que suministre el interesado, sin citación previa:

«La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a contarse a partir del día siguiente cuando el iniciador recepcione, acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar la entrega del mensaje al destinatario.»

Quien suministra la dirección afirma bajo juramento que es la que usa la persona por notificar, informa cómo la obtuvo y allega las evidencias. Por eso conviene conservar los pantallazos de la página web, del certificado de cámara de comercio o de los correos cruzados con la empresa.

Las entidades públicas se notifican en el buzón electrónico para notificaciones judiciales, y cuando están involucrados intereses de la Nación se remite copia a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Notificación por medios físicos.

Si se desconoce la dirección electrónica, la parte interesada envía la comunicación por servicio postal autorizado, con la prevención de comparecer al juzgado dentro de los cinco días siguientes a su entrega; diez días si la entrega es en municipio distinto al del juzgado y treinta días si es en el exterior, conforme al artículo 211.

Tratándose de una persona jurídica, la comunicación se remite a la dirección registrada en la cámara de comercio. Si la devuelven porque la dirección no existe o la persona no reside allí, o si se niegan a recibirla, se procede al emplazamiento y al nombramiento de curador.

Qué pasa si el demandado no comparece a notificarse.

Cuando no es posible la notificación personal, se envía un aviso a la dirección física para que comparezca dentro de los diez días siguientes, y si no lo hace el juez le nombra curador ad litem, le notifica a este el auto admisorio y ordena el emplazamiento en el Registro Nacional de Personas Emplazadas, según los artículos 210 y 213.

Con el curador el proceso continúa su curso, de modo que esconderse no sirve para evadir la justicia.

Hasta cuándo hay plazo para notificar.

Aquí hay dos términos que conviene no confundir. El primero es de un año y lo fija el artículo 318: si el auto admisorio no se notifica al demandado dentro del año siguiente a su notificación al demandante, la presentación de la demanda deja de interrumpir la prescripción, y la interrupción solo se producirá con la notificación efectiva.

El segundo está en el parágrafo del artículo 72: si transcurrido un año desde el auto admisorio no se ha hecho gestión alguna para notificar, el juez ordena el archivo de las diligencias, sin perjuicio de que se pueda pedir el desarchivo.

En resumen, notificar es carga del demandante y dejarla correr puede costarle el derecho por prescripción.

Término para contestar la demanda laboral.

El traslado de la demanda es de diez días, por disposición del artículo 255 de la ley 2452 de 2025:

«Al admitir la demanda, el juez deberá integrar la litis con quienes advierta necesario y ordenará correr traslado de ella al demandado o demandados y demás intervinientes, al Agente del Ministerio Público y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, si fuere el caso, por un término común de diez (10) días, so pena de nulidad.»

Los diez días son hábiles y el traslado es común, de manera que cuando hay varios demandados el término empieza a correr desde el día siguiente a la notificación del último.

El término no se cuenta desde que llega el correo, sino desde que la notificación se entiende surtida, que son dos días hábiles después del envío del mensaje, más el acuse de recibo.

Qué debe contener la contestación.

El artículo 69 exige un pronunciamiento expreso sobre cada pretensión, un pronunciamiento concreto sobre cada hecho indicando los que se admiten, los que se niegan y los que no le constan, los fundamentos de derecho de la defensa, la petición de pruebas y las excepciones debidamente fundamentadas.

La consecuencia de no hacerlo es grave para el empleador: los hechos sobre los que no se pronuncia se tienen por probados. Y lo mismo ocurre cuando no contesta, porque el parágrafo 2 del mismo artículo le aplica esa consecuencia a la falta de contestación.

El demandado debe aportar con la contestación los registros que por ley o reglamento está obligado a llevar y que tengan relación con las pretensiones. Si no los aporta, se tienen por ciertos los hechos que el demandante pretendía probar con ellos, regla pensada precisamente para el empleador que esconde la nómina o el registro de horas extras.

Si la contestación no reúne los requisitos, el juez señala los defectos para que se subsanen en cinco días; si no se subsanan, se tiene por no contestada.

Excepciones que puede proponer el demandado.

Las excepciones previas se proponen en el mismo escrito de contestación y son taxativas. El artículo 73 enumera trece, entre ellas la falta de jurisdicción o de competencia, la ineptitud de la demanda, el pleito pendiente, la cosa juzgada y, como novedad, la prescripción cuando no hay discusión sobre la fecha de exigibilidad.

Las excepciones de mérito se proponen también en la contestación y se deciden en la sentencia. Conviene recordar que el juez debe reconocer de oficio las excepciones que encuentre probadas, salvo la prescripción, la compensación y la nulidad relativa, que siempre deben alegarse, como explicamos en el artículo sobre la cosa juzgada y las excepciones que el juez declara de oficio.

Qué pasa después de la contestación.

Contestada la demanda, o vencido el término sin contestarla, el juez cita a la audiencia inicial del artículo 258, en la que se intenta la conciliación, se deciden las excepciones previas, se sanea el proceso, se fija el litigio y se decretan las pruebas.

La inasistencia a esa audiencia tiene consecuencias severas: si falta el demandante se presumen ciertos los hechos de la contestación y de las excepciones de mérito; si falta el demandado se presumen ciertos los hechos de la demanda. Al apoderado que no asiste sin excusa se le impone multa de un salario mínimo.

Luego viene la audiencia de trámite y juzgamiento del artículo 259, que debe celebrarse dentro de los tres meses siguientes, en la que se practican las pruebas, se alega de conclusión y el juez dicta sentencia oralmente.

En algunos casos el juez debe dictar sentencia anticipada antes de la audiencia inicial, por ejemplo cuando el asunto es de puro derecho, cuando el demandado se allana o cuando está probada la cosa juzgada, la transacción, la conciliación o la prescripción alegada, según el artículo 260. El trámite completo del proceso lo desarrollamos en el artículo sobre el proceso ordinario laboral y el proceso ejecutivo laboral.

Plazo para presentar la demanda laboral.

El trabajador tiene tres años para demandar, contados desde que la obligación se hizo exigible. Así lo dispone el artículo 317 de la ley 2452 de 2025:

«Las acciones que emanen de las leyes sociales prescribirán en tres (3) años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible, salvo en los casos de prescripciones especiales establecidos en el código.»

Los salarios y las prestaciones sociales se hacen exigibles el día en que termina el contrato, de modo que ese mismo día empieza a correr el término, como explicamos en el artículo sobre la prescripción de los derechos laborales.

El término se cuenta de fecha a fecha, sin descontar domingos ni festivos. Si el contrato terminó el 20 de mayo de 2024, el plazo vence el 20 de mayo de 2027, y si ese día es inhábil se extiende hasta el primer día hábil siguiente.

Al respecto, señaló la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL4704-2018, con radicación 38012 del 30 de octubre de 2018:

«Teniendo en cuenta la referida norma legal, la Corte tiene establecido que cuando se contabilizan términos o plazos de meses o años, el primero y el último día deben corresponder al mismo número del respectivo mes.»

De ahí que un solo día de descuido baste para que prospere la excepción de prescripción, que el demandado propondrá sin falta.

Hay dos formas sencillas de interrumpir el término antes de demandar. La primera es el simple reclamo escrito del trabajador recibido por el empleador, que según el artículo 319 lo interrumpe por un lapso igual, es decir, por otros tres años. La segunda, tratándose de entidades públicas, es la reclamación administrativa.

Hay derechos que no prescriben, como el estado de pensionado o el derecho a que se trasladen los aportes dejados de pagar; lo que prescribe son las mesadas y las prestaciones ya causadas.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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