¿Cómo se declaran los viáticos?

En el contexto de una relación laboral e incluso en un contrato de prestación de servicios, el trabajador puede recibir pagos por conceptos de viáticos que deben ser declarados en el evento en que constituyan ingreso fiscal, lo que ocurre cuando se trata de viáticos permanentes como pasa a explicarse.

Cómo declarar los viáticos en un contrato de trabajo.

Cuando se tiene una relación laboral, el trabajador puede recibir dos tipos de viáticos: los viáticos permanentes y los ocasionales. Los primeros constituyen ingreso tributario y se declaran, y los segundos no.

Viáticos permanentes.

Los viáticos permanentes son aquellos que el trabajador recibe de forma regular para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar de trabajo. Aplica cuando el trabajador, para desempeñar sus labores, debe desplazarse continuamente, como un comercial, mensajero, personal de mantenimiento, etc.

Estos viáticos se consideran un ingreso para el trabajador que debe ser declarado.

Viáticos ocasionales.

Son aquellos gastos que ocasionalmente recibe el trabajador cuando debe desplazarse fuera de su lugar de trabajo para realizar alguna actividad puntual y extraordinaria.

Estos viáticos se consideran como un reembolso de gastos, por lo que no constituyen ingreso fiscal para el trabajador en los términos del artículo 26 del Estatuto Tributario.

La Dian, en concepto 0113 de 2024, señala que los viáticos ocasionales no constituyen una renta de trabajo gravada para el trabajador siempre y cuando se cumplan los requisitos que establece el artículo 1.2.4.7 del decreto 1625, a saber:

• Que correspondan a un reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo.
• Que el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.

El cumplimiento de estos requisitos define si el empleador debe o no practicarle retención en la fuente por salarios cuando sea el caso, y si debe o no incluirlos en el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220).

Esto significa que si los viáticos figuran en el formulario 220 como ingreso, se deben declarar como ingreso, por lo que la decisión de declararlos o no está condicionada al contenido de dicho formulario.

Cómo declarar los viáticos en un contrato de servicios.

Cuando los viáticos se reciben en la ejecución de un contrato de prestación de servicios, la naturaleza del pago dependerá de lo que se haya pactado en el contrato respecto a quién los paga o los asume de acuerdo con lo expresado en el concepto de la Dian 0113 de 2024.

Señala la Dian que el reembolso por concepto de alojamiento, transporte y manutención no constituye ingreso si en el contrato se pactó que tales pagos deben ser asumidos por el contratante.

Señala igualmente que si en el contrato no se pactó tal condición, el valor total del contrato se constituye en renta de trabajo gravada.

Precisa la Dian que en ese evento el contratista deberá optar por tomar la renta exenta del 25%, o declarar como costo o deducción el valor de los viáticos recibidos.

Cuando los viáticos son asumidos por el contratista, el contratante no se los reembolsa y simplemente le paga la remuneración pactada en el contrato, que es el ingreso que el contribuyente declara, del cual el trabajador puede deducir lo que haya gastado en viáticos como una expensa necesaria en los términos del artículo 107 del Estatuto Tributario, siempre y cuando no haya optado por declarar la renta exenta del 25% según la alternativa que plantea el numeral 4 del artículo 336 del Estatuto Tributario.

Recordemos que la remuneración en un contrato de prestación de servicios es una renta de trabajo y, como tal, puede aplicar la renta exenta del numeral 10 del artículo 206 del E.T., pero la norma no permite aplicar simultáneamente la renta exenta y la deducción de costos y gastos, obligando al contribuyente a elegir una de las dos.