El Registro Mercantil es un medio de identificación del comerciante y de sus establecimientos de comercio, y también de control y medio de prueba, que es llevado por las cámaras de comercio.
- ¿Qué es el registro mercantil?
- Objetivo o finalidad del registro mercantil.
- Personas obligadas a inscribirse en el registro mercantil.
- Plazo para inscribirse en el registro mercantil.
- Actos que se deben inscribir en el registro mercantil.
- Renovación del registro mercantil.
- Sanciones por no inscribirse en el registro mercantil.
- Sanción por no renovar el registro mercantil.
- Preguntas frecuentes.
¿Qué es el registro mercantil?
El registro mercantil es el mecanismo mediante el cual se identifican los comerciantes y empresas de una determinada zona geográfica.
Es un folio donde se registran o inscriben los establecimientos de comercio, las empresas, los dueños de estas, sus direcciones, libros y demás documentos comerciales sujetos a registro.
El registro mercantil permite el control, registro e identificación de comerciantes y establecimientos de comercio.
Objetivo o finalidad del registro mercantil.
El objetivo del registro mercantil es llevar el registro de los comerciantes, de sus establecimientos de comercio y de todas las actividades que estos realizan.
El artículo 26 del código de comercio en su primer inciso señala que:
«El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.»
El registro mercantil se caracteriza por el principio de publicidad, ya que cualquier persona puede tener acceso a él de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del código de comercio.
Personas obligadas a inscribirse en el registro mercantil.
En el registro mercantil se deben inscribir todos los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, en términos del numeral primero del artículo 28 del código de comercio:
«Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades.»
Se deben inscribir tanto el comerciante como cada uno de los establecimientos de comercio que se tenga.
La inscripción se hace en la cámara de comercio con jurisdicción en el sector donde está ubicado el establecimiento de comercio, el negocio o la empresa.
Plazo para inscribirse en el registro mercantil.
Lo ideal es que la inscripción en el registro mercantil se haga previo a la iniciación de las actividades comerciales, pero el artículo 28 del código de comercio contempla un mes de plazo para hacerlo, contado desde la fecha en que se inician actividades.
Actos que se deben inscribir en el registro mercantil.
El artículo 28 del código de comercio enumera los siguientes actos que deben inscribirse en el registro mercantil.
- Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y la mujer, o alguno de ellos, sea comerciante.
- La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de esta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante.
- Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas.
- Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante.
- La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.
- Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.
- Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil.
- La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia.
- Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.
Estos son algunos de los actos que se deben inscribir, pues la misma ley deja abierta la posibilidad a otros que dispongan otras normas.
Renovación del registro mercantil.
El registro mercantil se debe renovar cada año, según lo ordena el artículo 33 del código de comercio.
La renovación se debe hacer dentro de los tres primeros meses de cada año.
El artículo primero del decreto 668 de 1989 es más específico:
«La Matrícula Mercantil de los comerciantes y de sus establecimientos de comercio, deberá renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año, cualquiera que sea la fecha de la matrícula mercantil.»
Es importante tener presente que para la renovación del registro mercantil hay que estar a paz y salvo con el pago de multas en aplicación del código de policía, pues este en su artículo 183 señala que «Si transcurridos seis meses desde la fecha de imposición de la multa, esta no ha sido pagada con sus debidos intereses, hasta tanto no se ponga al día, la persona no podrá … obtener o renovar el registro mercantil en las cámaras de comercio.»
Sanciones por no inscribirse en el registro mercantil.
El artículo 37 del código de comercio sanciona a quien ejerza profesionalmente el comercio sin inscribirse en el registro mercantil:
«La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.»
Esa sanción de $10.000 no es aplicable, sino la contenida en el numeral 5 del artículo 11 del decreto 2153 de 1992:
«Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.»
La facultad para imponer la sanción la tiene la Superintendencia de Industria y Comercio.
Sanción por no renovar el registro mercantil.
La ley de forma expresa no contempla una sanción por no renovar el registro mercantil, ya que ni el código de comercio ni el decreto 2153 señalan como hecho sancionable el no estar inscrito o matriculado en el registro mercantil, algo muy distinto a estar matriculado, pero no renovarlo.
No obstante, la Superintendencia de Industria y Comercio hace extensiva la sanción por no inscribirse en el registro mercantil al hecho de no renovarlo, como lo suele anunciar en comunicados anuales:
«Es importante recordar que los comerciantes que no cumplan con la obligación de renovar la Matricula Mercantil antes de la fecha establecida (antes del 31 de marzo de 2018) podrán ser sancionados por la Superintendencia de Industria y Comercio con multas que ascienden a los (…), que equivalen a DIECISIETE SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES (17 SMLMV).»
Así que la sanción por no renovar el registro mercantil es la misma que por no inscribirse en él.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
La matrícula mercantil se renueva cada año.
Deben tener cámara de comercio todos los comerciantes, personas naturales o jurídicas, y en general, toda persona que tenga un establecimiento de comercio.
El registro en la cámara de comercio es importante porque permite legalizar y formalizar el negocio, el establecimiento de comercio, y es el principal requisito que se debe cumplir y que es necesario para cumplir los demás requisitos que la ley exige para que un establecimiento funcione formalmente.
La matrícula mercantil consiste en el proceso de registro en el registro mercantil de individuos o entidades, ya sean personas naturales o jurídicas, que se dedican a actividades comerciales o empresariales, incluyendo también sus locales comerciales.
La matrícula mercantil se identifica con un número único e individual, que es diferente al NIT.
Sí. El registro mercantil es lo mismo que cámara de comercio. El registro mercantil lo lleva la cámara de comercio y por eso coloquialmente las personas se refieren al registro mercantil como simplemente cámara de comercio.
Además, la cámara de comercio expide los llamados certificados de cámara de comercio en los cuales se certifica información contenida en el registro mercantil, como el nombre de los establecimientos de comercio, dirección, constitución, objeto social, capital social, representante legal, el número de matrícula mercantil, etc.
Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, septiembre 6). Registro mercantil [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/registro-mercantil.html
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El registro mercantil tiene una fecha de expedición y una de vencimiento, pero los datos (por ejemplo, socios o gerentes) pueden variar con un acta de asamblea. A nivel legal, ¿cuál fecha es válida para determinar los datos correctos? ¿Las de expedición y vencimiento o la de la última asamblea?
La fecha válida es la que figure en las actas respectivas, que deben ser inscritas en el registro mercantil. Por ello, es importante obtener un nuevo certificado de cámara de comercio que refleje la nueva realidad de la empresa. De allí que siempre se suela pedir un certificado con un máximo de 30 días de expedición.
Tengo una duda: si hace cuatro años me registré en la cámara de comercio, pero en los últimos dos años no he estado ejerciendo el comercio, ¿me pueden imponer una sanción por no renovar? ¿Debo hacer algo para no aparecer como comerciante en la cámara de comercio?
Deberá cancelar el registro mercantil y para ello probablemente deba pagar las renovaciones pendientes.