¿Cuándo debe entregar la constructora la administración de la propiedad horizontal?

Cuando se construye un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal, la administración inicial corresponde al constructor o propietario inicial, que la ejerce de forma provisional hasta cumplir ciertos requisitos, momento en el cual debe entregarla a los copropietarios. Esa administración provisional está regulada en el artículo 52 de la ley 675 de 2001. ¿Cuándo debe hacerse la entrega, qué se entrega y quién paga los gastos mientras tanto?

La administración provisional a cargo del propietario inicial.

El propietario inicial es quien somete el inmueble al régimen de propiedad horizontal mediante la escritura pública, y por lo general es la constructora. El artículo 3 de la ley 675 de 2001 lo define así:

«Propietario inicial: El titular del derecho de dominio sobre un inmueble determinado, que por medio de manifestación de voluntad contenida en la escritura pública, lo somete al régimen de propiedad horizontal.»

Mientras la asamblea no elija al administrador definitivo, el propietario inicial ejerce como administrador provisional, y puede hacerlo directamente o contratando a un tercero para esa gestión. Durante ese periodo tiene las mismas funciones y responsabilidades de cualquier administrador: llevar la contabilidad, manejar el presupuesto, cuidar los bienes comunes y recaudar las expensas, entre otras.

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Funciones del administrador provisional.

Durante la etapa provisional la copropiedad ya está funcionando: hay residentes, hay gastos y hay dinero de por medio. Por eso conviene precisar qué puede y qué debe hacer quien la administra mientras llega el administrador definitivo.

La ley no le fijó funciones especiales.

El artículo 52 de la ley 675 de 2001 crea la figura del administrador provisional, pero no le señala funciones propias ni le recorta las que la ley asigna al administrador.

En consecuencia, y de acuerdo con nuestro criterio, se le aplican íntegramente las funciones del artículo 51 de la ley 675 de 2001: convocar la asamblea, llevar la contabilidad y los libros de actas, custodiar y administrar los bienes comunes, recaudar las expensas, representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica, expedir los paz y salvos y notificar y hacer efectivas las sanciones, entre otras. El desarrollo de cada una de ellas está en el artículo sobre el administrador de la propiedad horizontal.

Que la administración sea provisional se refiere al tiempo que dura, no al alcance de las facultades: quien administra provisionalmente administra con las mismas atribuciones y con las mismas responsabilidades.

Es el representante legal de la copropiedad.

Mientras el órgano competente no elija administrador, la representación legal de la persona jurídica la ejerce el propietario inicial, por remisión del artículo 52 y del artículo 50 de la ley 675 de 2001.

Ese nombramiento debe inscribirse ante la alcaldía municipal o distrital, conforme al artículo 8 de la ley 675 de 2001, para que la copropiedad pueda acreditar su existencia y representación legal ante bancos, notarios y jueces. Es un trámite que muchas constructoras omiten en esta etapa y que después complica la apertura de cuentas y la contratación.

Debe convocar la asamblea y rendir cuentas cada año.

Es el punto que más se incumple. Que no se haya vendido el 51 % del proyecto no suspende la vida de la copropiedad ni exime de la asamblea ordinaria.

El artículo 39 de la ley 675 de 2001 obliga a reunir la asamblea por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal, y esa convocatoria le corresponde al administrador, que en esta etapa es el propietario inicial.

En esa reunión debe presentar el inventario, el balance general, los estados financieros del ejercicio anterior y el proyecto de presupuesto, y someterlos a la aprobación de quienes ya son copropietarios.

De acuerdo con nuestro criterio, quienes ya compraron tienen derecho a ese control desde el primer año, porque están pagando cuotas de administración y la copropiedad está ejecutando su presupuesto con ese dinero. Sostener que no hay asamblea hasta que se venda el 51 % deja sin vigilancia el período más opaco de la copropiedad.

Puede cobrar las cuotas y las multas, incluso a sí mismo.

El numeral 8 del artículo 51 le impone cobrar y recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y cualquier obligación pecuniaria, «iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna».

La particularidad de esta etapa es que el administrador provisional es, al mismo tiempo, el propietario de las unidades no vendidas y, por lo tanto, deudor de las expensas que corresponden a esas unidades.

De acuerdo con nuestro criterio, ese conflicto de interés se maneja con transparencia: la cartera del propietario inicial debe figurar en los estados financieros como la de cualquier copropietario, y su mora debe informarse a la asamblea. Nada justifica que la constructora se exonere del pago por el hecho de administrar.

Puede contratar a un tercero, pero sigue respondiendo.

El artículo 52 permite que el propietario inicial contrate con un tercero la gestión de la administración, que es lo que hacen la mayoría de las constructoras al vincular a una empresa administradora.

Esa contratación no traslada la responsabilidad: frente a los copropietarios el obligado sigue siendo el propietario inicial, y el tercero responde ante él según el contrato que hayan suscrito.

Los límites del administrador provisional.

Administrar provisionalmente no es administrar sin control. Estos son los límites que conviene tener presentes:

• El patrimonio de la copropiedad es propio y distinto del de la constructora, según el artículo 33 de la ley 675 de 2001, de modo que los recursos de las expensas no pueden destinarse a terminar la obra ni a gastos del proyecto.
• El fondo de imprevistos, previsto en el artículo 35 de la ley 675 de 2001, debe constituirse desde el comienzo y no puede usarse sin autorización de la asamblea.
• Las cuotas deben corresponder a las expensas necesarias del edificio o conjunto y repartirse según los coeficientes de copropiedad; fijarlas de manera arbitraria o cobrar conceptos ajenos a las expensas es improcedente.
• La contratación con empresas vinculadas al propietario inicial debe revelarse a los copropietarios, porque compromete la imparcialidad de la gestión.
• La entrega de los bienes comunes y la administración no puede condicionarse a la firma de documentos que releven al constructor de sus responsabilidades por la obra.

En cuanto a la responsabilidad, el administrador provisional responde por los perjuicios que cause por dolo o culpa, incluso leve, y esta se presume en los casos de incumplimiento o extralimitación de funciones, conforme al inciso segundo del artículo 50 de la ley 675 de 2001.

¿Cuándo cesa la administración provisional?

La administración provisional no dura indefinidamente. El artículo 52 de la ley 675 de 2001 fija el momento en que cesa:

«No obstante lo indicado en este artículo, una vez se haya construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad, cesará la gestión del propietario inicial como administrador provisional.»

Una vez el constructor venda el 51% de los coeficientes de copropiedad, deberá entregar la administración a los copropietarios.

Los dos requisitos deben cumplirse a la vez.

De la norma se desprenden dos condiciones que deben cumplirse de forma simultánea para que cese la administración provisional:

• Haber construido bienes privados que representen por lo menos el 51% de los coeficientes de copropiedad.
• Haber enajenado (vendido) bienes privados que representen por lo menos el 51% de los coeficientes de copropiedad.

Por eso, si la constructora ha construido más del 51% de los coeficientes, pero aún no ha vendido ese porcentaje, no está obligada a entregar la administración, y a la inversa. La entrega solo procede cuando los bienes construidos y vendidos representan, en conjunto, al menos el 51% de los coeficientes.

El procedimiento de entrega de la administración.

Cumplida esa condición, el propietario inicial no puede seguir administrando de forma indefinida. El artículo 52 le impone un procedimiento:

«Cumplida la condición a que se ha hecho referencia, el propietario inicial deberá informarlo por escrito a todos los propietarios del edificio o conjunto, para que la asamblea se reúna y proceda a nombrar el administrador, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes. De no hacerlo el propietario inicial nombrará al administrador definitivo.»

En consecuencia, el propietario inicial debe informar por escrito a todos los propietarios que se cumplió el 51%, para que la asamblea se reúna y nombre al administrador dentro de los 20 días hábiles siguientes. Si la asamblea no lo nombra en ese plazo, el propietario inicial designa al administrador definitivo.

¿Qué debe entregar la constructora?

La entrega no se limita a avisar que otro asumirá la administración. De acuerdo con nuestro criterio, y en desarrollo de las funciones del administrador previstas en el artículo 51 de la ley 675 de 2001, una entrega ordenada comprende, entre otros:

• La persona jurídica de la propiedad horizontal, con su certificado de existencia y representación, y el reglamento de propiedad horizontal.
• Los libros de actas de la asamblea y el registro de propietarios y residentes.
• La contabilidad y los estados financieros certificados, con sus soportes.
• El presupuesto vigente y el informe de ejecución presupuestal.
• El fondo de imprevistos y los saldos de las cuentas bancarias de la copropiedad.
• Los bienes comunes, sus equipos y dotaciones, con el inventario correspondiente.
• Las pólizas de seguros y los paz y salvos de los servicios públicos y de los contratos vigentes.
• Los planos, manuales y garantías de los equipos y de la construcción.

La rendición de cuentas del administrador provisional.

El administrador provisional debe rendir cuentas de su gestión, pues, como cualquier administrador, responde por los perjuicios que cause por dolo o culpa, conforme al artículo 50 de la ley 675 de 2001. Esa rendición permite a los copropietarios verificar el manejo de los recursos durante la etapa provisional y recibir la administración sin deudas ocultas.

¿Quién paga los gastos mientras la constructora administra?

Es una de las dudas más frecuentes: mientras se vende el 51% del proyecto y los propietarios son minoría, ¿quién asume la administración, los servicios públicos y los demás gastos comunes?

De acuerdo con nuestro criterio, los gastos los asumen los propietarios que ya compraron y también la constructora. El artículo 29 de la ley 675 de 2001 obliga a los propietarios a pagar las expensas comunes, y la constructora es la propietaria de los bienes que aún no ha vendido; por eso debe pagar las expensas correspondientes a esas unidades, según el coeficiente de copropiedad de cada una.

Dicho de otro modo, la constructora no queda exonerada de pagar por ser la administradora provisional: en su condición de dueña de las unidades no vendidas, contribuye a las expensas como un copropietario más. Ampliamos el tema en el artículo sobre el pago de cuotas y expensas en la propiedad horizontal.

Los compradores, por su parte, pagan la cuota de administración desde que reciben su unidad y la copropiedad entra en funcionamiento, en la proporción de su coeficiente.

¿Qué pasa si la constructora no entrega la administración?

Cumplido el 51%, la entrega es una obligación de la constructora, no una liberalidad. Si no informa a los propietarios ni convoca la asamblea, los copropietarios no quedan sin herramientas.

Un número plural de propietarios que represente al menos el 20% de los coeficientes de copropiedad puede convocar directamente a asamblea, conforme al artículo 39 de la ley 675 de 2001, para nombrar al administrador y asumir el control de la copropiedad. Puede ampliarse en el artículo sobre la asamblea de copropietarios.

Si la constructora se resiste, los copropietarios pueden acudir a la autoridad que ejerce la inspección, vigilancia y control de la propiedad horizontal en el municipio, y, en su caso, a la vía judicial, sin perjuicio de la responsabilidad del propietario inicial por los perjuicios que su gestión indebida ocasione.

Cosa distinta es la entrega anticipada. Antes de cumplirse el 51%, los copropietarios pueden solicitar que se les entregue la administración si consideran que la constructora no está haciendo un buen trabajo; pero, mientras no se cumpla la doble condición del artículo 52, la constructora no está obligada a entregarla.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.

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