Mitos y verdades sobre las asambleas de copropietarios

En torno a las asambleas de copropietarios circulan muchas afirmaciones que se repiten como verdades absolutas, cuando en realidad unas son ciertas, otras son simples mitos urbanos y otras dependen del caso. La asamblea general es el órgano de dirección de la propiedad horizontal, y su funcionamiento está regulado por la ley 675 de 2001. Veamos qué es cierto, qué es falso y qué depende de las circunstancias.

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Qué es la asamblea de copropietarios y cada cuánto se reúne.

La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge con la propiedad horizontal, y la integran los propietarios de los bienes privados o sus representantes o delegados, según el artículo 37 de la ley 675 de 2001.

Hay dos clases de reuniones. La ordinaria se realiza al menos una vez al año; la extraordinaria, cuando surge una necesidad imprevista o urgente. Así lo señala el artículo 39 de la ley 675 de 2001:

«La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal… La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.»

La asamblea extraordinaria puede ser convocada por el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o un número plural de propietarios que representen por lo menos la quinta parte (20%) de los coeficientes de copropiedad.

Y si la asamblea ordinaria no es convocada, la ley prevé la reunión por derecho propio en el artículo 40: se reúne el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del periodo presupuestal, a las 8:00 p. m., en el lugar del reglamento o en las instalaciones del conjunto.

Lo que es cierto.

No es obligatorio nombrar la comisión verificadora del acta.

Cierto. Muchas veces no se conforma por falta de voluntarios, y no hay inconveniente, pues el inciso segundo del artículo 47 de la ley 675 de 2001 la plantea como una opción:

«En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.»

No es la comisión quien aprueba el acta, de modo que puede obviarse sin que la validez de la reunión se vea afectada.

Quien no figure en el certificado de tradición y libertad no puede actuar como propietario.

Cierto. El certificado de tradición y libertad es el documento que acredita la calidad de propietario, y no se sustituye por una promesa de compraventa, por la escritura sin registrar ni por manifestar ser el cónyuge, pues muchas veces esos documentos no se formalizan o no se registran.

No obstante, la ley permite que la asamblea la integren también los representantes o delegados de los propietarios, de modo que cualquier familiar o tercero puede asistir mediante poder otorgado por el titular del inmueble.

Lo que es falso.

Es obligatorio enviar los estados financieros y los informes con la convocatoria.

Falso. La ley 675 no lo ordena. Lo único obligatorio, según el parágrafo 2 del artículo 39, es que la convocatoria contenga «una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes».

Distinto es que la información deba estar a disposición de quien quiera consultarla en los horarios de la administración. Con todo, es una sana costumbre remitir los informes con antelación para que se estudien y se resuelvan las inquietudes antes de la reunión, lo que hace las asambleas más ágiles.

La citación se puede hacer publicándola en los ascensores o carteleras.

Falso. El parágrafo 1 del artículo 39 de la ley 675 de 2001 dispone:

«Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.»

Por ejemplo, si el propietario arrendó el inmueble y registró una dirección física o electrónica, la convocatoria debe enviarse a esa dirección; no basta dejarla en el casillero ni exigir que el arrendatario le avise.

La asamblea ordinaria se puede realizar después del 31 de marzo si se convocó antes de esa fecha.

Falso. La ley no fija el 31 de marzo, sino los tres meses siguientes al vencimiento del periodo presupuestal. Las copropiedades cuyo periodo va de abril a marzo pueden hacer su asamblea ordinaria entre abril y junio.

Además, la obligación es reunirse, no simplemente convocar. Por eso no basta con enviar la citación antes de la fecha: la reunión debe realizarse dentro del plazo. Si por razones de fuerza mayor la asamblea se cita a destiempo, conviene expresar con claridad esas razones en la convocatoria para evitar impugnaciones o que opere la reunión por derecho propio del artículo 40.

El presidente del consejo no puede ser nombrado presidente de la asamblea.

Falso. Aunque no debe imponerse, pues la postulación debe surgir del seno de la asamblea, es válido que el presidente del consejo, o cualquier consejero, presida la reunión cuando nadie más se anima. No está prohibido ni es ilegal.

Por la misma razón, un apoderado puede postularse y ser elegido presidente de la asamblea, siempre que el poder no le haya restringido esa facultad y el reglamento no lo prohíba.

Se debe leer y someter a aprobación el acta de la asamblea anterior.

Falso. Ese antiguo mecanismo hacía perder tiempo discutiendo los temas del año anterior. Hoy, el artículo 47 de la ley 675 de 2001 dispone que el administrador ponga a disposición de los propietarios copia del acta dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión.

Publicada el acta, las decisiones quedan en firme si no se impugnan; no es necesario leerlas ni aprobarlas en la asamblea siguiente. La impugnación de esas decisiones se rige hoy por el Código General del Proceso, con un plazo de dos meses, como veremos más adelante.

El desarrollo de la asamblea no puede pasar de la medianoche.

Falso. En la legislación colombiana no existe ninguna norma que invalide la asamblea por prolongarse más allá de la medianoche. Es válido invitar a los asistentes a ser breves por lo avanzado de la hora, pero la reunión no se vuelve nula por continuar después de las 12:00 a. m.

Si se disuelve el quórum, la asamblea continúa el tercer día hábil siguiente.

Falso. No debe confundirse esta situación con las reuniones de segunda convocatoria del artículo 41 de la ley 675 de 2001:

«Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial… la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.»

La segunda convocatoria aplica cuando la asamblea no alcanzó a instalarse por falta de quórum. Es distinto de la asamblea que sí se instaló con quórum, pero que en su desarrollo lo va perdiendo por el retiro progresivo de los asambleístas, hasta que se disuelve.

Disuelta la asamblea por falta de quórum sobreviniente, no se pueden seguir tomando decisiones, y no es válido acordar continuarla el tercer día ni en otra fecha. La única forma de tratar los puntos faltantes del orden del día es citar una nueva asamblea, que tendrá el carácter de extraordinaria.

En las asambleas extraordinarias solo se puede tratar un tema.

Falso, y es uno de los mitos más difundidos. El parágrafo 1 del artículo 39 de la ley 675 de 2001 no limita el número de temas; lo que exige es que la asamblea extraordinaria trate únicamente los puntos incluidos en el orden del día de la convocatoria: en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.

Por eso, en una asamblea extraordinaria se pueden tratar tantos temas como incluya la convocatoria, sin límite de número, pero no otros distintos. Como el orden del día es cerrado, en la extraordinaria no hay punto de proposiciones y varios ni aprobación del orden del día.

La única excepción es la asamblea extraordinaria citada para culminar el orden del día de una ordinaria que se disolvió por pérdida de quórum, pues en ese caso retoma los puntos que quedaron pendientes.

No se puede dar poder a un arrendatario para que represente a un propietario.

Falso. Algunos reglamentos prohíben otorgar poder a un arrendatario o exigen que sea a otro propietario, pero esa restricción es ilegal, porque vulnera la libertad del propietario de elegir quién lo represente. El parágrafo 1 del artículo 5 de la ley 675 de 2001 dispone que las cláusulas del reglamento que vulneren las normas imperativas de la ley se entienden no escritas.

Se pueden delegar comisiones para aprobar los estados financieros o nombrar al revisor fiscal.

Falso. Aprobar los estados financieros y elegir al revisor fiscal son funciones de la asamblea que no puede delegar, conforme al artículo 38 de la ley 675 de 2001, cuyo parágrafo solo permite delegar en el consejo la elección del comité de convivencia.

Sí es posible nombrar una comisión para evaluar los estados financieros y presentar un informe a la comunidad sobre su razonabilidad, pero la aprobación corresponde exclusivamente a la asamblea. En cuanto al revisor fiscal, el artículo 204 del Código de Comercio reserva su elección a la asamblea general.

La copropiedad no necesita contador público.

Falso. El argumento de que la ley 675 no menciona el cargo no lo hace prescindible. Todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad, y solo un contador público puede certificar los estados financieros.

Es más, donde hay revisor fiscal, este no puede dictaminar los estados financieros sin la certificación previa del contador, que actúa junto con el representante legal. El marco contable de la propiedad horizontal se apoya en el Código de Comercio y en los decretos 2649 y 2650 de 1993, con las Normas Internacionales de Información Financiera que resulten aplicables.

Lo que a veces es cierto y a veces falso.

La asamblea es la máxima autoridad y puede tomar las decisiones que quiera.

Cierto y falso. Es cierto que la asamblea es la máxima autoridad, pero es falso que pueda decidir cualquier cosa: sus decisiones no pueden contrariar la ley ni el reglamento, y si lo hacen, son impugnables. El inciso tercero del artículo 37 de la ley 675 de 2001 señala:

«Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del edificio o conjunto.»

La clave está en la expresión «de acuerdo con las normas legales y reglamentarias»: solo esas decisiones obligan; las que contrarían la ley o el reglamento pueden impugnarse conforme al artículo 49.

La asamblea puede nombrar al administrador.

Cierto en unos casos y falso en otros. El numeral 1 del artículo 38 faculta a la asamblea para nombrar al administrador «cuando fuere el caso», y el artículo 50 de la ley 675 de 2001 aclara cuándo:

«La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano…»

En consecuencia, si no hay consejo de administración, el administrador lo nombra la asamblea; pero si el consejo existe, le corresponde a este elegirlo. Este punto ha sido ratificado por la Corte Constitucional.

El consejo de administración y la elección de cargos.

¿Es obligatorio tener consejo de administración?

Depende. Según el artículo 53 de la ley 675 de 2001, el consejo es obligatorio en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de 30 bienes privados (sin contar parqueaderos ni depósitos). En los de uso residencial es potestativo, aunque el reglamento puede establecerlo.

Cuando el reglamento exige consejo y no hay quién lo integre, la ley no fija una consecuencia específica. El riesgo es que se terminen tomando decisiones por instancias que no estaban facultadas para ello, por ser competencia del consejo, lo que puede derivar en reclamaciones e impugnaciones. Lo prudente es promover la conformación del consejo o, de plano imposible, ajustar el reglamento en asamblea.

¿Quién puede integrar el consejo de administración?

Por regla general, los miembros del consejo deben tener la calidad de copropietarios. Por eso el hijo de un propietario no puede integrarlo por sí mismo, pues no es el copropietario, sino su hijo.

Cosa distinta es que un propietario otorgue poder a un tercero para que lo represente. En ese caso, el apoderado actúa en nombre del propietario, de modo que, en la práctica, el elegido es el propietario representado, quien responde por las actuaciones de su apoderado.

¿El presidente del consejo puede postularse como administrador?

Sí, si el reglamento no lo prohíbe, pero deberá renunciar al consejo de administración, pues no puede a la vez integrar el órgano que elige y controla al administrador y ejercer ese cargo.

Del mismo modo, es válido que la asamblea ordinaria decida que el administrador sea elegido en una reunión extraordinaria posterior; esa es una decisión válida.

Proposiciones y varios, y la autonomía de la asamblea.

En la asamblea ordinaria, el punto de proposiciones y varios permite tratar asuntos no incluidos expresamente en el orden del día. Es una manifestación de la autonomía de la asamblea como órgano de dirección.

Por eso, cuando el administrador anuncia en la convocatoria que solo se tratarán las proposiciones radicadas ante la administración hasta cierta fecha, ese anuncio no ata a la asamblea. No existe una norma que faculte al administrador para imponer ese requisito; a lo sumo, puede corresponder a un procedimiento interno de la copropiedad, que en todo caso no puede coartar la autonomía del máximo órgano.

En consecuencia, si en el punto de proposiciones y varios se presenta y aprueba una propuesta que no fue radicada dentro del plazo anunciado, esa decisión es válida y no puede impugnarse con el solo argumento de que no se radicó a tiempo. Recordemos que en la asamblea extraordinaria, en cambio, no hay proposiciones y varios, porque su orden del día es cerrado.

Incremento de honorarios y el papel del revisor fiscal.

Los honorarios del contador o del revisor fiscal no tienen un tope legal de incremento. El límite del reajuste anual que aplica, por ejemplo, al canon de arrendamiento no rige para estos honorarios, que la asamblea fija con autonomía.

Por eso, que a esos honorarios se les apruebe un incremento superior al de otros conceptos no hace, por sí solo, impugnable la decisión. Solo sería impugnable si el reglamento de propiedad horizontal fijara un límite a ese incremento y la asamblea lo superara sin modificar antes el reglamento.

El revisor fiscal, por su parte, tiene el deber de advertir los errores en que incurra el administrador durante la asamblea, pero su omisión no convierte, por sí misma, las decisiones en impugnables. Las decisiones se impugnan cuando se adoptan contrariando la ley o el reglamento, no porque el revisor fiscal haya callado. Ahora bien, ese silencio es un elemento a considerar al evaluar su desempeño y la renovación de su contrato, que es un asunto distinto.

Impugnación de las decisiones de la asamblea.

El artículo 49 de la ley 675 de 2001 señala quién puede impugnar:

«El administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal.»

La parte procesal de este artículo fue derogada por el Código General del Proceso (ley 1564 de 2012), de modo que la impugnación de las decisiones de la asamblea se tramita hoy como proceso verbal sumario, dentro de los dos meses siguientes, conforme al artículo 382 de ese código. Puede ampliarse en nuestro artículo sobre la impugnación de las decisiones de la asamblea de copropietarios.

No debe confundirse con la impugnación de las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se rige por el artículo 62 y tiene un plazo de un mes. La de decisiones de la asamblea es de dos meses; la de sanciones, de un mes.

En todo caso, la impugnación solo prospera si la decisión contraría la ley o el reglamento; el desacuerdo con una decisión válidamente adoptada no es, por sí mismo, causal de impugnación.

Preguntas frecuentes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.

¿Cuántas asambleas ordinarias se pueden hacer al año?

La ley exige al menos una asamblea ordinaria al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del periodo presupuestal (artículo 39 de la ley 675 de 2001). Pueden citarse más reuniones si se necesitan, pero esas tendrían el carácter de extraordinarias.

¿Es obligatorio asistir a una asamblea extraordinaria?

Depende. La ley no obliga a asistir, pero el reglamento puede establecer consecuencias por la inasistencia. En todo caso, las decisiones que se adopten válidamente obligan a todos los propietarios, incluso a los ausentes, de modo que conviene asistir o delegar la representación mediante poder.

¿Las asambleas extraordinarias son obligatorias?

Sí, en el sentido de que sus decisiones, adoptadas conforme a la ley y al reglamento, son de obligatorio cumplimiento igual que las de la ordinaria. La extraordinaria se convoca cuando surge una necesidad imprevista o urgente que no da espera hasta la ordinaria.

¿Cuántos temas se pueden tratar en una asamblea extraordinaria?

Todos los que se incluyan en el orden del día de la convocatoria, sin límite de número. Lo que no puede hacerse es decidir sobre temas no previstos en ese orden del día, y por eso en la extraordinaria no hay punto de proposiciones y varios.

¿Puede un apoderado ser presidente de la asamblea?

Sí, siempre que el poder no le haya restringido esa facultad y el reglamento no lo prohíba ni lo limite.

¿El hijo de un propietario puede integrar el consejo de administración?

No por sí mismo, porque el consejo, por regla general, debe integrarse por copropietarios. Sí podría hacerlo si el propietario le otorga poder para representarlo, caso en el cual el elegido es, en realidad, el propietario representado.

¿La asamblea de segunda convocatoria puede aprobar cualquier decisión?

Sesiona y decide con cualquier número plural de propietarios, pero no puede adoptar las decisiones que exigen mayoría calificada del 70% (como reformar el reglamento o aprobar expensas no necesarias) a menos que efectivamente se alcance esa mayoría, según el artículo 46 de la ley 675 de 2001.

¿Se debe leer y aprobar el acta de la asamblea anterior?

No. El acta se pone a disposición de los propietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión, y las decisiones quedan en firme si no se impugnan dentro del plazo legal. No es necesario leerla ni aprobarla en la asamblea siguiente, aunque es costumbre hacerlo.

¿En qué plazo se impugna una decisión de la asamblea?

Dentro de los dos meses siguientes, mediante proceso verbal sumario, conforme al artículo 49 de la ley 675 de 2001 y al artículo 382 del Código General del Proceso, y solo cuando la decisión contraríe la ley o el reglamento.