La retención en la fuente como requisito para deducir costos y gastos

Practicar la retención no es solo una obligación frente a la Dian: es además una condición para que el pago sea deducible. Cuatro normas lo exigen de forma expresa, y desde 2026 la Dian sostiene que la exigencia va más allá de esos cuatro casos, por la vía de los artículos 177 y 632 del Estatuto Tributario. Quien no retiene pierde dos veces, porque responde por la retención omitida y además pierde el costo. ¿Hasta dónde llega hoy esa exigencia?

Dos exigencias distintas.

Conviene separarlas de entrada, porque tienen fundamentos diferentes y alcances diferentes.

La primera es expresa: hay cuatro normas que condicionan la deducción a que se haya practicado la retención, y son las que se desarrollan enseguida.

La segunda es interpretativa y proviene de la doctrina de la Dian: al no practicar la retención, el contribuyente queda imposibilitado para conservar y aportar la prueba de su consignación, y esa imposibilidad hace improcedente el costo.

La primera no admite discusión. La segunda sí la ha tenido, y conviene conocer su recorrido porque cambió en 2026.

En los dos casos, el pago debe además cumplir los requisitos generales de causalidad, necesidad y proporcionalidad del artículo 107 del Estatuto Tributario y estar debidamente soportado. La retención es una exigencia que se suma a esos requisitos, no que los reemplaza.

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Los cuatro casos en que sí es requisito.

La ley condiciona la deducción a la retención en cuatro supuestos, tres de ellos relacionados con pagos al exterior. Este es el cuadro:

Conviene revisarlos por separado, porque el alcance de cada uno es distinto y en dos de ellos hay condiciones adicionales que suelen pasarse por alto.

Pagos laborales y rentas de trabajo.

Es el supuesto de mayor aplicación práctica. Señala el artículo 87-1 del Estatuto Tributario:

«Los contribuyentes no podrán solicitar como costo o deducción, los pagos cuya finalidad sea remunerar de alguna forma y que no hayan formado parte de la base de retención en la fuente por ingresos laborales. Exceptúanse de la anterior disposición los pagos no constitutivos de ingreso gravable o exentos para el trabajador, de conformidad con las normas tributarias incluidos los provistos en el artículo 387 del Estatuto Tributario.»

Obsérvese que la norma no exige haber retenido sino que el pago haya formado parte de la base de retención, que es cosa distinta y más amplia.

Esa precisión resuelve la duda más frecuente: el pago laboral de un trabajador cuya base depurada no alcanza el umbral de la tabla sigue siendo deducible, porque sí formó parte de la base aunque no haya generado retención.

Los pagos no salariales también deben incluirse.

Aquí está el incumplimiento más costoso de este supuesto, y conecta con una confusión que ya tratamos en otro artículo.

Los pagos que las partes pactan como no constitutivos de salario sí hacen parte de la base de retención, porque ese acuerdo tiene efectos laborales y no tributarios, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente por ingresos laborales.

En consecuencia, la bonificación o el auxilio pactado como no salarial que no se incluyó en la base de retención no es deducible, aunque el empleador lo haya contabilizado como gasto de personal.

De acuerdo con nuestro criterio, ese es el punto que conviene revisar con más cuidado en una auditoría de nómina, porque el rechazo de la deducción suele ser mayor que la retención que se dejó de practicar.

La excepción de los pagos no gravados.

La propia norma exceptúa los pagos que no constituyen ingreso gravable o que son renta exenta para el trabajador.

Es coherente: si el pago no debía hacer parte de la base de retención por disposición legal, no puede exigirse su inclusión como condición para deducirlo.

La excepción cobija expresamente las deducciones del artículo 387 del Estatuto Tributario, y por la misma lógica los aportes obligatorios y las rentas exentas que se restan en la depuración.

Gastos efectuados en el exterior.

El segundo supuesto está en el artículo 121 del Estatuto Tributario:

«Los contribuyentes podrán deducir los gastos efectuados en el exterior, que tengan relación de causalidad con rentas de fuente dentro del país, siempre y cuando se haya efectuado la retención en la fuente si lo pagado constituye para su beneficiario renta gravable en Colombia.»

La condición no es absoluta: opera solo cuando lo pagado constituye renta gravable en Colombia para el beneficiario, es decir, cuando se trata de un ingreso de fuente nacional.

De modo que el análisis tiene dos pasos. Primero hay que establecer si el ingreso es de fuente nacional para el proveedor del exterior, como desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en pagos al exterior. Si no lo es, no había obligación de retener y la deducción no se ve afectada.

Si lo es y no se practicó la retención, el gasto no es deducible, con independencia de que cumpla los demás requisitos.

Por eso conviene asumir la retención.

Este supuesto explica por qué en los pagos al exterior suele convenir asumir la retención aunque el proveedor no acepte el descuento.

El valor asumido no es deducible, como explicamos en el artículo sobre las retenciones en la fuente asumidas, pero sí lo es el gasto que la retención hace procedente.

De acuerdo con nuestro criterio, la comparación es sencilla: no retener cuesta el valor de la retención más el ciento por ciento del gasto rechazado; asumirla cuesta solo el valor de la retención.

Pagos a casas matrices.

El artículo 124 del Estatuto Tributario condiciona la deducción de los pagos que las filiales, sucursales y agencias hacen a sus casas matrices del exterior por gastos de administración o dirección, y por regalías y explotación o adquisición de intangibles.

Esos pagos son deducibles únicamente si se practicó la retención en la fuente a que haya lugar.

Conviene tener presente que este supuesto se superpone con el anterior, porque el pago a una casa matriz del exterior es también un gasto efectuado en el exterior. La norma especial refuerza la exigencia para un tipo de pago que históricamente se ha usado para trasladar utilidades.

Pagos a jurisdicciones no cooperantes.

El artículo 124-2 del Estatuto Tributario dispone que los pagos realizados a entidades ubicadas en jurisdicciones no cooperantes, de baja o nula imposición, o a entidades sometidas a regímenes tributarios preferenciales, no son deducibles salvo que hayan sido objeto de retención a título de renta.

Es una medida antielusiva evidente: busca impedir que se deduzcan pagos hacia jurisdicciones donde el ingreso tributará poco o nada, sin que en Colombia se haya recaudado nada.

La calificación de esas jurisdicciones la hace el Gobierno mediante decreto, y conviene consultar el listado vigente antes de concluir que un país está o no cobijado.

La exigencia presupone la calidad de agente de retención.

Es una precisión que limita el alcance de los cuatro supuestos y que conviene tener presente.

La retención solo puede exigirse como requisito a quien tenía la obligación de practicarla, y esa obligación presupone la calidad de agente de retención.

Quien no lo es no estaba obligado a retener, de modo que la deducción no puede rechazarse por una omisión que no le era exigible, como explicamos en el artículo sobre las personas naturales que son agentes de retención.

Conviene advertir, eso sí, que en los pagos al exterior la calidad de agente de retención recae sobre cualquiera que efectúe el pago, de modo que esa limitación rara vez opera en ese supuesto.

La prueba de la consignación.

Es la segunda exigencia y hoy la de mayor alcance, porque no se limita a los cuatro supuestos anteriores.

El numeral 3 del artículo 632 del Estatuto Tributario obliga al contribuyente a conservar «la prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor», y a ponerla a disposición de la Dian cuando esta la requiera.

Y el artículo 177 del mismo estatuto dispone:

«Tampoco serán procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligación señalada en artículo 632.»

De esas dos normas encadenadas se desprende la exigencia: sin la prueba de la consignación no procede el costo.

Quien no retuvo no puede aportar la prueba.

Ese es el paso que convierte una obligación probatoria en una exigencia sustancial, y es el que la Dian sostiene.

Si el contribuyente no practicó la retención estando obligado a hacerlo, nunca podrá suministrar la prueba de su consignación, porque esa consignación no existió.

Y esa imposibilidad hace improcedente el costo, sin que haga falta una norma que condicione expresamente la deducción a la retención.

La doctrina quedó zanjada en 2026.

Conviene conocer el recorrido, porque durante años circuló la conclusión contraria y todavía aparece en documentos antiguos.

El concepto 117655 del 4 de diciembre de 2000 había concluido que entre los requisitos para la procedencia de los costos no se encuentra el de practicar la retención.

El oficio 882 del 5 de septiembre de 2016 modificó esa tesis, pero solo en parte: precisó que sí procede el rechazo cuando una norma condiciona expresamente la deducción a la retención, y citó como ejemplos los artículos 121, 124-2 y 87-1.

El concepto 12386 del 21 de julio de 2026 cerró la discusión. Confirmó el concepto 304 de 2024 y revocó el de 2000, con esta conclusión:

«El hecho de no practicar retención en la fuente cuando haya lugar a ello, impide que los pagos correspondientes sean tratados como costo o deducción.»

El razonamiento que sostiene esa decisión es de igualdad, y conviene retenerlo porque es lo que hace difícil discutirla.

Si el deber de conservar la prueba solo se predicara de las retenciones efectivamente practicadas, el contribuyente que retuvo pero no conservó el soporte perdería el costo, mientras que el que no retuvo en absoluto podría tomarlo. Es decir, el incumplimiento mayor recibiría el mejor trato.

El concepto advierte que ni el artículo 177 ni el 632 contemplan esa distinción, y que el legislador no previó ese trato desigual entre contribuyentes en las mismas circunstancias.

El plazo de conservación es el de firmeza.

Es una precisión del mismo concepto que conviene tener presente, porque no coincide con el plazo que enuncia el artículo 632.

Ese artículo habla de cinco años, pero el artículo 46 de la ley 962 de 2005, modificado por la ley 1819 de 2016, dispone que el periodo de conservación es el mismo término de firmeza de la declaración correspondiente.

En consecuencia, la prueba debe conservarse mientras la declaración de renta en la que se tomó el costo no haya quedado en firme, término que en el caso de las declaraciones de IVA y retención se rige por reglas propias que desarrollamos en el artículo sobre la firmeza de las declaraciones de IVA y retención en la fuente.

Qué queda por discutir.

Conviene advertir el alcance de lo anterior, porque se trata de doctrina y no de jurisprudencia.

El razonamiento de la Dian construye una exigencia sustancial a partir de dos normas de contenido probatorio, y esa construcción puede ser discutida ante la jurisdicción por quien tenga argumentos y disposición para hacerlo.

De acuerdo con nuestro criterio, sin embargo, esa discusión es hoy mucho menos prometedora que antes: el concepto que servía de apoyo a la tesis contraria fue revocado, y el argumento de igualdad que la Dian invoca es difícil de refutar.

La conclusión práctica no cambia y se refuerza: conviene practicar la retención cuando hay lugar a ella y conservar el soporte de su consignación, que es considerablemente más barato que cualquier discusión posterior.

La retención no es deducible ni es un gasto.

Conviene cerrar con una confusión distinta pero cercana, que aparece con regularidad en las declaraciones.

La retención que le practican a un contribuyente no es un costo ni un gasto, de modo que no se resta de los ingresos ni disminuye la renta líquida.

Es un anticipo del impuesto, y por eso se descuenta del impuesto ya liquidado, no de la base sobre la que se calcula.

La diferencia es económica y no solo formal: una deducción reduce la renta y su efecto depende de la tarifa, mientras que la retención se resta del impuesto peso por peso.

Se retiene aunque el gasto no sea deducible.

La relación inversa también conviene aclararla, porque se plantea con frecuencia.

La obligación de retener no depende de que el pago sea deducible. Son obligaciones independientes y el agente de retención no debe evaluar la deducibilidad antes de retener.

Un gasto no deducible, como una atención a clientes que no cumple los requisitos del artículo 107, soporta retención igual si el pago está sujeto a ella y supera la base mínima.

Los únicos casos en que no se retiene son los que desarrollamos en el artículo sobre cuándo se practica retención en la fuente, que nada tienen que ver con la deducibilidad del pago.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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