Retención en la fuente por ingresos laborales

En Colombia los ingresos laborales o por salarios están sometidos a retención en la fuente a título de renta, con una tarifa progresiva según el monto del salario sujeto a retención en la fuente.

En este artículo exponemos los aspectos más relevantes relacionados con la retención en la fuente por salarios aplicable al año gravable 2017.

Concepto de salario o ingreso laboral

Empecemos por definir de una forma elemental el concepto de ingreso o salario.

Se entiende por ingreso laboral o salario, los pagos que recibe un trabajador que está vinculado mediante un contrato de trabajo, sea este verbal o escrito.

El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador a cambio de la prestación personal de sus servicios a su empleador.

La norma excepcionalmente contempla la posibilidad de aplicar la retención en la fuente por salarios sobre ingresos provenientes de una relación no laboral, regulada por un contrato de servicios, posibilidad que desarrollaremos al final de este documento.

¿Quiénes deben practicar retención por ingresos laborales?

Es preciso señalar quiénes deben practicar retención en la fuente por ingresos laborales, es decir, quiénes deben actuar como agentes de retención en la fuente por salarios.

Consulte: Agentes de retención.

La retención en la fuente por salarios debe aplicarla toda persona natural o jurídica que haga pagos laborales, sin distinción alguna.

Así se desprende la lectura del artículo 383 del estatuto tributario cuando dice que la retención debe efectuarse sobre los pagos efectuados por « las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas», de manera que toda persona o empresa que realice pagos laborales debe actuar como agente de retención sin considerar ningún requisito especial como monto de ingresos o patrimonio.

Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a retención, de manera que si una persona natural tiene trabajadores que devengan apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por salarios, y nunca debe actuar como agente de retención; apenas será un agente de retención en potencia, en la medida en que en el momento que eventualmente haga un pago sujeto a retención por salarios que alcance la base sujeta a retención, debe proceder a retener la suma a que haya lugar.

Tarifa de retención en la fuente por salarios

El artículo 383 del estatuto tributario contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales:

Rangos en UVT Tarifa marginal Impuesto
Desde Hasta
>0 95 0 0
>95 150 19% Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19%
>150 360 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT
>360 En adelante 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT

Como se puede observar, se trata de una tabla progresiva, donde la tarifa se hace más elevada entre más alto sea el salario.

Se aprecia también que el primer rango no está sujeto a retención, de manera que si el salario del trabajador una vez depurado es igual o menor a 95 Uvt, no se aplica retención.

Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.

En Gerencie.com hemos desarrollado una plantilla en Excel que hace al cálculo automático de la retención en la fuente por salarios. Sólo debe ingresar el ingreso ya depurado y obtiene la proyección del monto que le deberían retener.

Descargar plantilla en Excel

Base sujeta a retención en la fuente por salarios

La base sujeta a retención por salarios está constituida por todos los pagos gravados o gravables con el impuesto a la renta, en los términos del artículo 26 del estatuto tributario, que los define como aquellos «que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados».

Todo pago laboral debe incluirse en la base sujeta a retención. Entre esos pagos está el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, los pagos en especie, las bonificaciones, etc.

Dentro de la base sujeta a retención se deben incluir hasta los pagos que hayan sido pactados en el contrato como no constitutivos de salarios, pues ese acuerdo entre particulares no afecta la naturaleza gravada de un ingreso.

Se exceptúan los pagos que el trabajador recibe como reembolso de gastos en que haya incurrido en beneficio del empleador o para realizar su trabajo, pues estos son pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador y por tanto no cumplen con los requisitos del artículo 26 del estatuto tributario.

Pero esa base inicial está sujeta a una depuración que consiste en restar todos los pagos que la ley ha considerado como rentas exentas, ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, y en general todos los que la ley prevé que se pueden restar para efectos de aplicar la retención en la fuente.

Depuración de la base sujeta a retención

Del total de ingresos gravados se restan los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y las rentas de trabajo exentas que tengan el trabajador.

El artículo 388 del estatuto tributario señala que la depuración de la base del cálculo de la retención se realiza de la siguiente forma.

Del total de pagos laborales se detraen los siguientes conceptos:

  1. Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
  2. Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario y las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas.

Conceptos que se restan de los ingresos gravados

Entre los conceptos que se pueden restar de los ingresos gravados para disminuir y determinar la base sujeta a retención tenemos los siguientes, que ordenaremos según el procedimiento indicado en el artículo 388 del estatuto tributario.

Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional

  • Los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador (Ver artículo 56 del estatuto tributario)
  • Los pagos por reembolso de gastos del trabajador como manutención, alojamiento y transporte.
  • Los aportes obligatorios a pensión que realice el trabajador o su empleador (Ver artículo 55 del estatuto tributario)
  • Aportes fondos de solidaridad pensional

Deducciones

  • Los pagos de alimentación a que se refiere el artículo 387-1 del estatuto tributario.
  • Deducción por dependientes en los términos del artículo 387 del estatuto tributario.
  • Intereses pagados por créditos de vivienda (hipotecarios y leasing habitacional) según el artículo 387 del estatuto tributario.
  • Los pagos a medicina preparada y seguros de salud en beneficio del trabajador, su cónyuge, sus hijos o dependientes (Artículo 387 del estatuto tributario)

Rentas exentas

  • El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías en la parte no grava conforme lo establece el numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario.
  • El 25% del ingreso laboral en los términos del numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario.
  • Aportes voluntarios a pensión (Ver artículo 126-1 del estatuto tributario)
  • Los ahorros en cuentas AFC según el artículo 126-4 del estatuto tributario.
  • Lo recibido por gastos de entierro del trabajador (Numeral 3 artículo 206 del estatuto tributario)
  • Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad (Numeral 1 del artículo 206 del estatuto tributario)
  • Las indemnizaciones relacionadas con la maternidad (Numeral 2 del artículo 206 del estatuto tributario)

Estos principales conceptos que permiten disminuir la base de retención por salarios.

Procedimientos de retención en la fuente por salarios

El estatuto tributario contempla dos procedimientos para determinar la retención en la fuente por ingresos laborales, y el agente de retención aplicará cualquier de los dos según so voluntad o según se lo solicite el trabajador sujeto a retención.

En los dos procedimientos o métodos se aplican los mismos descuentos y beneficios, lo que cambia es la forma de calcular o determinar la base sujeta a retención.

Procedimiento de retención número 1

El procedimiento número 1 está contemplado en el artículo 385 del estatuto tributario y consiste en que cada mes se determina el porcentaje que corresponda según el monto del salario devengado.

En este procedimiento el cálculo se hace individualmente para cada mes, de manera que es irrelevante lo que el trabajador haya devengado en meses anteriores.

Ejemplo procedimiento número 1
No. Conceptos
A Salario básico mensual (dinero o especie)
B Horas extras, bonificaciones y comisiones (sean o no factor salarial)
C Auxilios y subsidios (directo o indirecto)
D Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones.
E Demás pagos ordinario o extraordinario
F Total pagos laborales efectuados durante el mes (A+B+C+D+E)
G Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET) y pagos a dependientes.
H Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
I Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador
J Aportes obligatorios a fondos de pensiones
K Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
L Cesantía, intereses sobre cesantía y prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público). Pagos expresamente excluidos por el artículo 385 estatuto tributario.
M Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
N Total ingresos no constitutivos de renta (G+H+I+J+K+L)
O Aportes voluntarios a fondos de pensiones
P Ahorros cuentas AFC
Q Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
R Total rentas exentas (O + P+ R)
S Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
T Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
U Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
V Total deducciones (R+S+T+U)
W Subtotal (F-N-R-V)
X Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
Y Base gravable de retención en pesos (W – X)
Z Base gravable de retención en UVT (aplicar tabla artículo 383 ET)

Es importante anotar que cuando se trae dela prima de servicios, si se utiliza el procedimiento número 1 la retención sobre esta debe hacerse independiente de los demás pagos laborales.

Esto es así, porque la prima de servicios es un pago que se realiza una vez cada 6 meses, de manera que no es un pago mensual, y recordemos que el procedimiento número 1 está diseñado para determinar una retención mensual con base al ingreso mensual.

Es por ello que en el ejemplo se ha restado la prima de servicios incluyéndola dentro de los ingresos no constitutivos de renta aunque no tiene esa connotación.

En el procedimiento número 2 la prima de servicio si se incluye dentro del total de ingresos, es decir que no se hace de forma independiente.

Consulte: Retención en la fuente en la prima de servicios.

Procedimiento número 2

El procedimiento número 2 está contemplado en el artículo 386 del estatuto tributario, el cual consiste en determinar porcentaje fijo aplicable semestralmente, de manera que cada semestre se determina el porcentaje de retención que se aplicará mes a mes en los siguientes seis meses.

Procedimiento 2 (artículo 386 del estatuto tributario)

Cálculo del porcentaje fijo de retención

No. Conceptos
A Sumatoria de los salarios básicos pagados durante los 12 meses anteriores (dinero o especie)
B Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12 meses anteriores (sean o no factor salarial)
C Auxilios y subsidios pagados durante los 12 meses anteriores (directo o indirecto)
D Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones pagados durante los 12 meses anteriores
E Demás pagos ordinario o extraordinario realizados durante los 12 meses anteriores
F Total pagos efectuados durante los 12 meses anteriores (A+B+C+D+E)
G Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
H Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
I Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
J Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador
K Aportes obligatorios a fondos de pensiones
L Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos por el artículo 386 estatuto tributario.
M Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
N Total ingresos no constitutivos de renta 12 meses anteriores (G +H + I + J + K + L + M)
O Aportes voluntarios a fondos de pensiones
P Ahorros cuentas AFC
Q Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
R Total rentas exentas de los 12 meses anteriores (O + P +Q)
S Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
T Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
U Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
V Total deducciones de los 12 meses anteriores (N + R + T)
W Subtotal 1 (F – N – R - V)
X Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
Y Subtotal 2 (W-X)
Z Se divide por 13 o el número de meses que corresponda
AA Base en pesos para determinar porcentaje fijo de retención
AB Base en UVT (AA dividido 26.841) (aplicar tabla artículo 383 ET)
AC Rango de la tabla del artículo 383 ET
AD Últimas UVT del rango anterior
AE Tarifa marginal
AF UVT marginales
AG Retención en la fuente en UVT (((AB – AD) X AE) + AF)
AH Porcentaje fijo de retención ((AG dividido AB) X 100)

El procedimiento número 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomará el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo, es decir que si se hace el cálculo en diciembre de 2016, se tomaran los ingresos desde el mes de diciembre de 2015 hasta noviembre de 2016; si el cálculo se hace en junio de 2017, se tomarán los ingresos desde el mes de junio de 2016 hasta mayo de 2017.

En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomarán en cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el empleado lleva laborando 10 meses, se sumaran los ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirán por 10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un año o más, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores se dividirá en 13.

Luego, mensualmente, se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1 para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicara el porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje fijo. Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicará en cada uno de los siguientes seis meses, así la base depurara en cada mes, no alcance el tope mínimo para estar sometido a retención en la fuente.

La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos gravables superiores a 95 Uvt se les practica retención, y en el caso que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que en el mes de febrero, el salario sólo sea de 90 Uvt una vez depurado, y en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya determinado con anterioridad.

Esto no sucedería en el procedimiento 1, ya que sólo se aplicaría retención si el salario gravable supera 95 Uvt. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que sólo se aplicaría retención si los ingresos gravados superan el monto de 95 Uvt.

Continuación procedimiento 2:

Procedimiento 2 (Artículo 386 del estatuto tributario)

Cálculo de la base de retención mensual para aplicar el porcentaje fijo

No. Conceptos
A Sumatoria de los salarios básicos pagados durante los 12 meses anteriores (dinero o especie)
B Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12 meses anteriores (sean o no factor salarial)
C Auxilios y subsidios pagados durante los 12 meses anteriores (directo o indirecto)
D Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones pagados durante los 12 meses anteriores
E Demás pagos ordinario o extraordinario realizados durante los 12 meses anteriores
F Total pagos efectuados durante los 12 meses anteriores (A+B+C+D+E)
G Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
H Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
I Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
J Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador
K Aportes obligatorios a fondos de pensiones
L Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos por el artículo 386 estatuto tributario.
M Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
N Total ingresos no constitutivos de renta 12 meses anteriores (G +H + I + J + K + L + M)
O Aportes voluntarios a fondos de pensiones
P Ahorros cuentas AFC
Q Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
R Total rentas exentas de los 12 meses anteriores (O + P +Q)
S Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
T Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
U Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
V Total deducciones de los 12 meses anteriores (N + R + T)
W Subtotal 1 (F – N – R - V)
X Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
Y Base de retención que se multiplica por el porcentaje fijo de retención

Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base gravable en UVT (depurada), se lleva a la tabla del artículo 383 del estatuto tributario.

Es importante resaltar que para el caso del procedimiento 1 se toma el reglón Z denominado base gravable de retención en UVT y en el procedimiento 2 se utiliza al calcular el porcentaje fijo de retención como se muestra en los reglones del AB al AH.

Limitaciones a los descuentos y deducciones

Las deducciones y rentas exentas que se pueden descontar están limitadas al 40% del ingreso neto gravable según lo dispone el numeral 2 del artículo 388 del estatuto tributario.

Es decir que a la totalidad de ingresos laborales restamos los ingresos no constitutivos de renta y ese resultado es el que toma como base para determinar la limitación del 40%.

Ejemplo:

Total ingresos laborales $10.000.000
(-) Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional $2.000.000
Ingreso neto gravable $8.000.000
Máximo a descontar por deducciones y rentas exentas $3.200.000

Limites particulares

Algunos conceptos individuales tienen sus propias limitaciones.

  • Pagos por salud. Están limitados a 16 Uvt mensuales.
  • Deducción por dependientes. Están limitados al 10% del total de ingresos brutos laborales hasta un máximo de 32 Uvt mensuales.
  • Pagos a terceros por alimentación. Están limitados a 41 Uvt mensuales, y a aplica para salarios de máximo 310 Uvt mensuales.
  • Deducción intereses por créditos de vivienda. Limitados a 100 Uvt mensuales.
  • Aportes voluntarios a pensión. Limitados a 3.800 Uvt por año. Además, esos sumados con los ahorros AFC no deben superar el 30% del ingreso tributario del trabajador.
  • Ahorros cuentas AFC. Limitados a 3.800 Uvt por año. Además, esos sumados con los aportes voluntarios a pensión no deben superar el 30% del ingreso tributario del trabajador.
  • Rentas exentas de trabajo. El 25% de que trata el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario está limitado a 240 Uvt mensuales.
  • Auxilio de cesantías e intereses sobre cesantías. Está limitado para salarios de máximo de 350 Uvt mensuales. El salario que exceda ese monto estará exento únicamente en la parte que contempla el numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario.

Todos estos conceptos sumados con todo y sus limitaciones no pueden superar el 40% del total del ingreso neto gravable del trabajador.

Retención en la fuente por ingresos laborales a pagos distintos a los laborales

El parágrafo 2 del artículo 383 del estatuto tributario señala textualmente:

«La retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o abonos en cuenta por concepto de ingresos por honorarios y por compensación por servicios personales obtenidos por las personas que informen que no han contratado o vinculado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad.

La retención a la que se refiere este parágrafo se hará por "pagos mensualizados". Para ello se tomará el monto total del valor del contrato menos los respectivos aportes obligatorios a salud y pensiones, y se dividirá por el número de meses de vigencia del mismo. Ese valor mensual corresponde a la base de retención en la fuente que debe ubicarse en la tabla. En el caso en el cual los pagos correspondientes al contrato no sean efectuados mensualmente, el pagador deberá efectuar la retención en la fuente de acuerdo con el cálculo mencionado en este parágrafo, independientemente de la periodicidad pactada para los pagos del contrato; cuando realice el pago deberá retener el equivalente a la suma total de la retención mensualizada.»

Como la norma lo indica, la retención por salarios aplica a los pagos por honorarios y servicios siempre que el beneficiario del pago informe al contratante que no tiene más de un contratista o trabajador.

Si el beneficiario del pago tiene más de un trabajador asociado a la actividad que desarrolla para el contratante, el concepto de retención que se debe aplicar será el de honorarios o servicios según corresponda.

El contratista independiente que cumpla con estos requisitos y que quiera que le apliquen la tabla del artículo 383 del estatuto tributario, puede descontarse como renta exenta lo que dispone el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario por expresa disposición del artículo 388 del estatuto tributario, además de los aportes a salud, pensión y demás conceptos susceptibles de ser restados para determinar la base de retención.

Es decir que si el contratista o trabajador independiente, o como se le quiera llamar, cumple con los requisitos para que se le aplique retención en la fuente  por salarios a sus honorarios o pago por servicios, entonces se le aplican todos los beneficios, descuentos y deducciones previstos para los asalariados, ya  que esos pagos se tratarán como un ingreso laboral más.

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6 Opiniones
  1. gyneth dice:

    En el caso de que el empleador paga la medicina prepagada de los trabajadores sin descontarles nada, esta se toma en cuenta para el calculo de la retención en la fuente de salarios para cada trabajador o el que la debe tener en cuenta es el empleador para su renta

  2. ricardo rivera dice:

    Para un contrato por prestación de servicios de $2’400.000 mensual aplica retencion en la fuente gracias y cuanto es el monto si aplica.

  3. alba estevez dice:

    a las incapacidades de origen enfermedad laboral o por accidente laboral de les hace retención.

  4. IVAN ALZATE DUQUE dice:

    ES BUENOLO QUE NOS APORTA CON TANTA VONDAD LA PAGNA. sobre este tema y otros mas
    DE TODAS MANERAS UCHAS GRACIAS

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