Nota de contabilidad

¿Qué es una nota de contabilidad? ¿Para qué sirve? ¿Quién la elabora? Aquí la respuesta.

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas.

Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o en su defecto un documento equivalente a la factura en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.

Algunas operaciones internas se registran en la contabilidad haciendo uso de documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso del comprobante de egresos, comprobante de ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, órdenes de compra, entradas de almacén, salidas de almacén, Notas débito y crédito, etc.

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de la depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias, ni requerida por terceros, por cuanto es un documento interno de la empresa.

Para tener un mejor control es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para registrar los ajustes a una cartera se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.

Para esto se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante un prefijo, o llamándola por el nombre de la operación que registra: Nota de ajustes por cartera, nota de depreciación, nota de amortización, etc.

Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas preimpresas o generadas totalmente por computador. Todos los software de contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota, y además algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los requerimientos de imagen de la empresa.

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