Nota de contabilidad

La nota de contabilidad es un comprobante interno que la empresa utiliza para registrar operaciones que no tienen un soporte externo ni un documento interno específico, como la depreciación, las amortizaciones, las provisiones o los ajustes y correcciones del cierre. Veamos cuándo se usa, qué requisitos debe cumplir y qué no puede reemplazar.

Qué es una nota de contabilidad.

La nota de contabilidad, o nota contable, es un documento interno con el que la empresa registra en sus libros operaciones para las cuales no existe otro documento: no hay una factura de un tercero ni un comprobante interno específico que las respalde.

Es, en esencia, un comprobante de contabilidad: registra el asiento, pero no prueba por sí mismo un hecho con terceros.

Cuándo se utiliza una nota de contabilidad.

La regla de uso se entiende mejor por descarte, en tres niveles:

• Operaciones con terceros: requieren un soporte válido, como la factura o, si el tercero no está obligado a facturar, el documento equivalente. Una factura nunca puede ser reemplazada por una nota de contabilidad.
• Operaciones internas con documento propio: se registran con ese documento, como el comprobante de egreso, el recibo de caja, las entradas y salidas de almacén o las notas débito y crédito.
• Operaciones sin documento externo ni interno específico: aquí, y solo aquí, se usa la nota de contabilidad.

Son ejemplos típicos la depreciación de los activos, la amortización de los diferidos, el deterioro de la cartera, las reclasificaciones, la corrección de errores y los ajustes que se hacen al preparar el cierre contable.

Requisitos de la nota de contabilidad.

Como todo comprobante, la nota de contabilidad debe cumplir los requisitos del artículo 53 del Código de Comercio, y en la práctica contiene lo siguiente:

1. Nombre de la empresa y del comprobante.
2. Número consecutivo, que permite controlar las notas y hacerles seguimiento.
3. Fecha de elaboración.
4. Descripción de la operación que se registra.
5. Código y nombre de las cuentas afectadas, con los valores débito y crédito.
6. Firmas o identificación de quienes la elaboraron, revisaron y aprobaron.

Basta con elaborarla en original, pues es un documento interno que solo usa el área contable, y hoy la genera el propio software contable, que además permite personalizar su formato. Debe conservarse como cualquier otro documento contable.

Ejemplo de nota de contabilidad.

Supongamos que al cierre de marzo la empresa registra la depreciación mensual de su equipo de oficina por $400.000. Como no hay documento externo ni interno específico, se elabora la nota:

Encabezada como «Nota de contabilidad – Depreciación N.° 003, 31 de marzo», con la descripción «Depreciación mensual de equipo de oficina, método línea recta» y la firma de quien la elaboró.

Una nota para cada tipo de operación.

Para un mejor control, es recomendable usar un tipo de nota distinto para cada clase de operación, identificado con un prefijo o con el nombre de lo que registra: nota de depreciación, nota de amortización, nota de ajustes de cartera.

Así, la nota que ajusta la cartera no se confunde con la que registra la depreciación, y las verificaciones y auditorías posteriores resultan mucho más sencillas.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.