Un memorando que solo advierte es un llamado de atención; uno que suspende o multa es una sanción disciplinaria y exige un procedimiento. El Código Sustantivo del Trabajo obliga a oír al trabajador en descargos antes de sancionarlo, y dice expresamente que la sanción impuesta sin ese trámite no produce efecto alguno. Además, solo pueden aplicarse las sanciones previstas en el reglamento interno, la suspensión tiene topes y las multas únicamente proceden por retrasos o faltas al trabajo. El trabajador sancionado sin descargos puede reclamar ante el Ministerio del Trabajo o demandar.
Sancionar a un trabajador no es cuestión de redactar un memorando y entregarlo: el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo exige oír al trabajador antes de imponer cualquier sanción, y el artículo 108 obliga a que las faltas y las sanciones estén previstas en el reglamento interno de trabajo. Saltarse cualquiera de esos dos pasos deja la sanción sin piso. ¿Cómo se hace entonces el procedimiento correctamente?
Llamado de atención y sanción disciplinaria no son lo mismo.
Esta distinción es la que más confusión genera, y de ella depende todo el procedimiento.
El llamado de atención es una advertencia. Se le dice al trabajador que su conducta no es correcta y que debe corregirla. No le quita dinero ni le suspende el contrato.
La sanción disciplinaria sí tiene una consecuencia material: suspende al trabajador sin remuneración o le impone una multa.
Por eso el llamado de atención puede hacerse de manera más simple, mientras que la sanción exige el procedimiento completo. Lo que ocurre en la práctica es que muchas empresas titulan «memorando» un documento que en realidad impone una suspensión, y ahí es donde nace el problema.
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Qué sanciones se pueden imponer.
El empleador no puede inventar sanciones. Solo puede aplicar las que estén escritas en el reglamento interno de trabajo, porque el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo exige que el reglamento contenga la escala de faltas y la escala de sanciones, con la forma de aplicarlas. Lo que no esté en el reglamento, no se puede imponer.
El artículo 111 del Código Sustantivo del Trabajo pone el primer límite:
«Las sanciones disciplinarias no pueden consistir en penas corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador.»
Con esa regla quedan descartadas las humillaciones públicas, los traslados como castigo y cualquier medida que degrade a la persona.
Suspensión del trabajo.
El artículo 112 fija los topes de la suspensión:
«Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo, ésta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.»
Es decir, la primera falta no puede castigarse con más de ocho días de suspensión, y ni siquiera la reincidencia grave puede pasar de dos meses.
Multas.
Las multas están mucho más restringidas de lo que se cree. Solo proceden en un caso.
Dice el artículo 113:
«Las multas que se prevean sólo pueden causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no pueden exceder de la quinta (1/5) parte del salario de un día, y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.»
Tres consecuencias prácticas: la multa solo cabe por llegar tarde o faltar, no puede superar la quinta parte del salario de un día, y ese dinero no se lo queda la empresa, porque debe destinarse a premios para los propios trabajadores.
El procedimiento obligatorio antes de sancionar.
Este es el corazón del asunto. La ley no permite sancionar sin escuchar primero al trabajador.
Así lo ordena el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo:
«Antes de aplicarse una sanción disciplinaria, el empleador debe dar oportunidad de ser oídos tanto al trabajador inculpado como a dos representantes del sindicato a que éste pertenezca. No producirá efecto alguno la sanción disciplinaria impuesta con violación de este trámite.»
La última frase es la que hay que subrayar: la sanción impuesta sin oír al trabajador no produce efecto alguno. No es una irregularidad menor que se pueda corregir después; la sanción simplemente no vale.
A eso se suma el debido proceso del artículo 29 de la Constitución, que la Corte Constitucional ha extendido a las relaciones laborales entre particulares. En términos prácticos, el trabajador tiene derecho a saber de qué se le acusa, a presentar sus descargos, a aportar pruebas y a que la decisión sea motivada.
Los pasos, en orden.
- Comunique por escrito al trabajador los hechos concretos que se le imputan, la fecha en que ocurrieron y la norma del reglamento que se habría infringido.
- Cite a diligencia de descargos con al menos un par de días de antelación, para que pueda preparar su defensa.
- Realice la diligencia, permita que el trabajador se haga acompañar y que aporte las pruebas que quiera. Si está sindicalizado, cite también a dos representantes del sindicato.
- Levante acta de la diligencia y hágala firmar por los asistentes. Si el trabajador se niega a firmar, déjelo constar con testigos.
- Decida por escrito, motivando la decisión y señalando la sanción concreta con su fundamento en el reglamento.
- Notifique la decisión al trabajador y archive copia en la hoja de vida.
De acuerdo con nuestro criterio, el paso que más se descuida es el primero: se cita a descargos sin decirle al trabajador de qué se le acusa. Una citación genérica que solo dice «preséntese a descargos» impide preparar la defensa y vicia la diligencia, aunque el resto del trámite se cumpla.
Modelo de citación a descargos.
El siguiente modelo cubre lo que la diligencia necesita para ser válida. Adáptelo a los hechos concretos, que es lo único que no puede quedar en términos generales.
Ciudad, fecha.
Señor(a)
[Nombre del trabajador]
[Cargo]
Asunto: citación a diligencia de descargos.
Cordial saludo.
Por medio de la presente se le cita a diligencia de descargos, que se llevará a cabo el día [fecha], a las [hora], en [lugar].
El motivo de la citación son los siguientes hechos: [descripción concreta de los hechos, con fecha, lugar y circunstancias].
Dichos hechos podrían constituir una infracción a lo previsto en el artículo [número] del reglamento interno de trabajo, que establece [transcripción de la conducta prohibida].
En la diligencia usted podrá exponer su versión de los hechos, aportar las pruebas que considere pertinentes y hacerse acompañar por dos representantes del sindicato al que pertenezca, si es el caso.
Atentamente,
[Nombre y firma del empleador o su representante]
Fíjese en que la citación no anuncia ninguna sanción. Anunciarla de entrada convertiría la diligencia en un trámite de fachada, porque la decisión ya estaría tomada.
Qué puede hacer el trabajador sancionado.
El trabajador que considera injusta o irregular la sanción tiene varias vías.
- Dejar constancia escrita de su desacuerdo en el acta de descargos o al recibir la decisión.
- Agotar los recursos que el propio reglamento interno contemple contra la sanción.
- Acudir al Ministerio del Trabajo, que puede investigar y sancionar a la empresa por violación de las normas laborales.
- Demandar ante el juez laboral el reintegro de lo descontado y los salarios de los días suspendidos, cuando la sanción se impuso sin el trámite del artículo 115.
Recordemos que una sanción disciplinaria no autoriza por sí sola a terminar el contrato. Son decisiones distintas: sancionar es corregir, despedir con justa causa es otra figura, con sus propias exigencias.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Un memorando es una sanción disciplinaria?
Depende. Si solo advierte al trabajador sobre su conducta, es un llamado de atención y no una sanción. Si impone suspensión o multa, es una sanción disciplinaria y exige el procedimiento del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.
¿Se puede sancionar sin llamar a descargos?
No. El artículo 115 es claro en que la sanción impuesta sin oír al trabajador no produce efecto alguno. Da lo mismo que la falta esté probada: sin descargos, la sanción no vale.
¿Se puede descontar del salario una sanción disciplinaria?
Depende. Si es una suspensión, no hay descuento propiamente dicho: no se pagan los días no laborados. Si es una multa, solo procede por retrasos o faltas sin excusa, no puede exceder la quinta parte del salario de un día y el dinero no puede quedarse en la empresa.
¿Cuántos llamados de atención se necesitan para despedir?
No hay un número mágico. El despido con justa causa depende de que la conducta encaje en una de las causales del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo o en las que el reglamento califique como graves, no de acumular tres o cinco memorandos.
¿El trabajador puede negarse a firmar el memorando?
Sí, y negarse no invalida el documento. El empleador deja constancia de la negativa con testigos y la sanción sigue su curso. Lo que sí conviene es que el trabajador reciba copia y deje por escrito las razones de su desacuerdo.
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