Reglamento interno de trabajo

El reglamento interno de trabajo es el documento en que el empleador fija las reglas de la relación laboral: horarios, permisos, obligaciones, prohibiciones, faltas y sanciones. Están obligados a tenerlo los empleadores que señala el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, pero su verdadera importancia es otra: sin reglamento no se puede sancionar al trabajador, porque el artículo 114 prohíbe imponer sanciones que no estén previstas en él. ¿Quién debe tenerlo y qué debe decir para que sirva?

Quiénes están obligados a tener reglamento interno de trabajo.

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo fija la obligación según la actividad de la empresa y el número de trabajadores permanentes:

La norma habla de más de ese número, de modo que la empresa comercial con exactamente cinco trabajadores no está obligada; lo está a partir del sexto.

La obligación no es solo de las sociedades. El artículo 194 del Código Sustantivo del Trabajo define la empresa como la unidad de explotación económica, y de allí se desprende que la persona natural que ocupe el número de trabajadores indicado también debe tener reglamento. La norma se refiere al empleador sin distinguir entre empresa y persona natural.

Si la empresa desarrolla varias actividades, la que determina el umbral es la actividad principal, y si no hay una predominante se aplica el régimen de las empresas mixtas.

De acuerdo con nuestro criterio, el umbral es casi irrelevante en la práctica: el empleador que no está obligado y no lo tiene se queda sin poder sancionar a nadie, que es justamente lo que ningún empleador quiere.

¿Si no estoy obligado, cómo disciplino a los trabajadores?

Quien no está obligado tiene dos caminos, y ambos conducen al mismo sitio:

1. Elaborar el reglamento de todos modos, aunque la ley no se lo exija.
2. Incluir en cada contrato de trabajo las conductas sancionables, las sanciones y el procedimiento para imponerlas.

La segunda opción funciona, pero es más frágil: obliga a repetir el texto en cada contrato y a modificarlos todos cada vez que algo cambie. Con dos o tres trabajadores es manejable; de ahí en adelante conviene el reglamento.

Para qué sirve el reglamento de trabajo.

El reglamento cumple tres funciones que conviene distinguir, porque no todas pesan igual.

La primera es organizativa: fija horarios, turnos, descansos, lugar y fecha de pago, y el orden jerárquico dentro de la empresa. Es la parte que todos los reglamentos tienen y la que menos problemas genera.

La segunda es disciplinaria, y es la decisiva. El reglamento es la fuente de la facultad sancionatoria del empleador: define qué es una falta, cómo se gradúa y qué sanción corresponde.

La tercera es preventiva. Donde las reglas están escritas hay menos discusiones, y cuando el conflicto llega se resuelve con la regla y no con el criterio del jefe de turno.

Quién elabora el reglamento y cómo entra en vigencia.

El reglamento lo elabora el empleador. Los trabajadores no tienen derecho a participar en su contenido, salvo que un pacto colectivo, una convención, un fallo arbitral o un acuerdo expreso dispongan lo contrario.

Esa facultad no es absoluta. El artículo 109 del Código Sustantivo del Trabajo dispone que las cláusulas del reglamento que desconozcan derechos del trabajador o desmejoren las condiciones que la ley le reconoce son ineficaces, de modo que no producen efecto alguno aunque figuren allí. Es la misma lógica de las cláusulas ineficaces en el contrato de trabajo.

No se requiere aprobación de ninguna autoridad. La ley 1429 de 2010 eliminó la obligación de someterlo al Ministerio del Trabajo, de modo que basta publicarlo o ponerlo a disposición de los trabajadores para que adquiera validez.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene dejar prueba de esa publicación, porque el día que se discuta una sanción el empleador tendrá que acreditar que el trabajador conocía la regla que se le aplicó. Una constancia firmada de entrega, o la publicación en la intranet con registro de acceso, resuelven el punto.

Contenido del reglamento interno de trabajo.

El artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo señala lo que debe contener como mínimo. Destacamos lo más relevante:

• Horas de entrada y salida; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se hace por equipos; tiempo destinado a las comidas y periodos de descanso dentro de la jornada.
• Condiciones de admisión, aprendizaje y periodo de prueba.
• Horas extras y trabajo nocturno: su autorización, reconocimiento y pago.
• Días de descanso obligatorio y convencional, vacaciones y permisos, en especial los sindicales, los de entierro de compañeros y los de calamidad doméstica.
• Lugar, día y hora de pago, y el periodo que se liquida.
• Orden jerárquico de los representantes del empleador.
• Normas especiales de las distintas labores, orientadas a la higiene y la seguridad en el trabajo.
• Obligaciones y prohibiciones especiales del empleador y de los trabajadores.
• Escala de faltas y procedimiento para comprobarlas; escala de sanciones y forma de aplicarlas.
• Las personas ante quienes se presentan los reclamos y su trámite, con indicación de que el trabajador puede asesorarse del sindicato.

Es un contenido mínimo. Cada empleador puede agregar lo que su operación exija, y hay asuntos que hoy conviene incluir aunque la norma de 1950 no los mencione: la política de desconexión laboral de la ley 2191 de 2022, la política de prevención del acoso sexual de la ley 2365 de 2024, el tratamiento de datos personales, el uso de herramientas tecnológicas y las revisiones o requisas, cuando la actividad las haga necesarias.

Obligaciones y prohibiciones que el reglamento debe recoger.

Los artículos 58 a 60 del Código Sustantivo del Trabajo contienen las obligaciones y prohibiciones de las partes, y el reglamento debe recogerlas porque son el soporte de buena parte de las faltas.

Hay una que sorprende a casi todo el mundo: las rifas y colectas en el lugar de trabajo están prohibidas, y lo están para las dos partes.

El numeral 6 del artículo 60 prohíbe al trabajador «hacer colectas, rifas y suscripciones o cualquier clase de propaganda en los lugares de trabajo», y el numeral 7 del artículo 59 prohíbe al empleador «hacer o permitir todo género de rifas, colectas o suscripciones en los mismos sitios».

La consecuencia práctica es que ni siquiera con autorización del empleador pueden hacerse, porque al empleador le está prohibido autorizarlas. En la práctica se hacen a diario, y el punto no es perseguirlas, sino saber que si alguien las usa como falta, la norma está de su lado.

Régimen sancionatorio: el corazón del reglamento.

De todo lo que contiene el reglamento, lo que realmente determina su utilidad es el régimen disciplinario. Aquí es donde se deciden los pleitos.

Sin reglamento no hay sanción.

Lo dice el artículo 114 del Código Sustantivo del Trabajo: no se pueden imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, en un pacto, en una convención colectiva, en un fallo arbitral o en el contrato individual.

Por eso cada sanción tiene dos componentes que deben estar escritos: la conducta que constituye la falta y la consecuencia que acarrea. Si falta cualquiera de los dos, la sanción es ineficaz.

Escala de faltas.

El reglamento debe clasificar las faltas y graduarlas. Lo usual es distinguir entre leves, graves y gravísimas, y precisar en qué casos la reiteración de una falta leve se convierte en grave.

Esa calificación importa más de lo que parece. Cuando la falta está calificada como grave en el reglamento, el juez no puede entrar a discutir esa calificación; cuando no lo está, le corresponde a él valorarla, como desarrollamos al tratar quién determina la gravedad de las faltas del trabajador.

Tipos de sanción.

Las sanciones que el reglamento puede contemplar son básicamente tres:

La multa tiene una regla que casi nadie cumple: el dinero no se lo queda la empresa. El artículo 113 obliga a consignarlo en una cuenta especial destinada exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento. Quien cobra la multa y la incorpora a sus ingresos está aplicando mal la figura.

Y conviene no confundir la multa con el descuento del tiempo no laborado: descontar las horas que no se trabajaron no es una sanción, es la simple consecuencia de que el salario retribuye el servicio prestado. Los dos pueden concurrir.

El despido no es una sanción disciplinaria.

Aquí hay una precisión que puede costar muy caro. El despido, por su naturaleza, no es una sanción disciplinaria y no es necesario incluirlo en el reglamento.

Pero si se incluye como sanción, el empleador queda obligado a surtir el procedimiento que el propio reglamento fijó, y si no lo hace, el despido no produce efecto. De acuerdo con nuestro criterio, incluir el despido entre las sanciones es un error frecuente que le crea al empleador una carga que la ley no le imponía.

El procedimiento del artículo 115 después de la reforma laboral.

Es el cambio más importante de los últimos años y muchos reglamentos no lo han incorporado. El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, en su redacción original, se limitaba a exigir que se oyera al trabajador acompañado de dos representantes del sindicato. La ley 2466 de 2025 lo reescribió y fijó un procedimiento con etapas mínimas.

El proceso disciplinario exige hoy, como mínimo:

3. Comunicación formal de la apertura del proceso.
4. Indicación escrita y clara de los hechos que se imputan y de las normas infringidas.
5. Traslado de las pruebas que fundamentan los cargos.
6. Un término no inferior a cinco días para que el trabajador se defienda y aporte pruebas.
7. Decisión motivada y notificada.
8. Posibilidad de impugnar la decisión.

La omisión de esas etapas deja la sanción sin efecto. El desarrollo completo está en el procedimiento para imponer sanciones disciplinarias y en la diligencia de descargos.

Esto obliga a revisar el reglamento. Un reglamento que todavía reproduzca el texto anterior del artículo 115 está desactualizado, y el empleador que siga ese procedimiento informal expone cada sanción que imponga.

Modelo de cláusula sancionatoria.

A modo de ilustración, así puede quedar redactada una cláusula del régimen disciplinario. Debe adaptarse a la realidad de cada empresa.

Obsérvese que la cláusula describe la conducta, la gradúa, fija la sanción de cada grado y remite al procedimiento. Son los cuatro elementos sin los cuales la sanción no se sostiene.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.