¿Los notarios son servidores públicos?

No. La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia fijó su criterio en la sentencia SL2541-2023: los notarios son particulares que cumplen una función pública y prestan un servicio público, y para efectos laborales se les tiene como trabajadores particulares. De ahí se sigue lo que más interesa en la práctica: la notaría no hace parte del Estado, y quienes trabajan en ella se vinculan mediante contrato de trabajo con el notario, no con la Nación.

Qué decidió la Corte.

La Sala Laboral examinó si los notarios son servidores públicos o particulares que prestan un servicio público, y concluyó lo segundo, recogiendo expresamente la postura que venía imperando.

Así cerró el análisis en la sentencia SL2541-2023:

«debe considerarse, sin hesitación alguna, que los notarios ostentan la condición de particulares que cumplen una función pública y prestan un servicio público, anotando que no se trata de cualquier servicio, sino que se les confía -nada menos- la guarda y custodia de la fe pública. El ordenamiento jurídico los hace depositarios de la confianza institucional y autoriza la plena credibilidad y autenticidad de sus declaraciones, testimonios, certificaciones y actos.»

La distinción es la que la Constitución permite: la actividad notarial es un servicio público, pero la ley admite que lo presten particulares, y eso ubica al notario en el régimen laboral de los particulares.

Las características que lo apartan del servidor público.

La Corte enumeró los rasgos que definen al notario como trabajador particular:

• Su remuneración son los dineros que recibe por los servicios prestados, conforme a tarifas legales, según el artículo 2 de la ley 29 de 1973.
• Puede crear empleos y contratar personal para el funcionamiento de la notaría, y ese vínculo es de naturaleza privada, con él como empleador.
• La notaría se sostiene con los ingresos de los servicios, y el notario responde por su dotación y sostenimiento.
• Es responsable del impuesto sobre las ventas.
• Goza de alta autonomía en el ejercicio de su función.
• Los tiempos laborados a partir de la Constitución de 1991 se consideran privados, según decisiones del Consejo de Estado.

Y reconoció que hay rasgos propios del funcionario público que sí concurren: el concurso de carrera notarial para acceder al cargo, el nombramiento por el Presidente o el gobernador, la sujeción a la edad de retiro forzoso y la responsabilidad disciplinaria.

La conclusión es que esos rasgos no desdibujan su naturaleza de trabajador particular. La Corte se quedó con el criterio de la remuneración y la autonomía, no con el del origen del nombramiento.

La notaría no es una persona jurídica.

Es la consecuencia que más efectos tiene y la que suele desconocerse.

La notaría no es una persona jurídica, ni pública ni privada: está en cabeza del notario como persona natural. Lo explicó la Corte en la misma sentencia:

«Así las cosas, la notaría es el entorno físico o locativo donde tiene lugar la función notarial. Es allí donde despacha el notario y la sede en que se formalizan los actos y negocios jurídicos de los que aquél da fe y testimonio. En esa sede (…) se custodian documentos, registros, firmas y declaraciones por lo que requiere ser dotada de unos instrumentos y elementos físicos y digitales de apoyo, de una infraestructura, una ubicación donde pueda ser localizada, todo lo cual, está bajo la responsabilidad del notario, sin que pueda por ello considerarse a las notarías como parte de la estructura organizacional o administrativa del Estado.»

De hecho, la notaría se identifica con el NIT del notario, y es él, como persona natural, quien responde por las obligaciones que asuma.

Qué implica para quienes trabajan en una notaría.

De todo lo anterior salen cuatro consecuencias prácticas:

1. El empleador es el notario, persona natural, y no la notaría ni el Estado.
2. La vinculación es por contrato de trabajo y se rige por el Código Sustantivo del Trabajo, no por el régimen de los empleados públicos.
3. Las demandas laborales se dirigen contra el notario, no contra la Superintendencia de Notariado y Registro ni contra la Nación.
4. El tiempo servido en una notaría a partir de 1991 cuenta como tiempo privado para efectos pensionales.

De acuerdo con nuestro criterio, la cuarta es la que más consultas genera y la que conviene verificar caso a caso, porque los tiempos anteriores a la Constitución de 1991 pueden tener un tratamiento distinto y de ello depende el régimen pensional aplicable.

Y conviene añadir una consecuencia que suele pasarse por alto: al ser el notario una persona natural, responde con su propio patrimonio por las obligaciones laborales de la notaría, a diferencia de lo que ocurre con un empleador constituido como sociedad de capital, como desarrollamos en responsabilidad solidaria en las obligaciones laborales.

¿Las notarías son públicas o privadas?

La pregunta, planteada así, admite una respuesta de dos partes.

La función es pública: la notaría presta un servicio público y el notario es depositario de la fe pública. Por eso accede al cargo por concurso y está sujeto a responsabilidad disciplinaria.

La organización es privada: la notaría se sostiene con los ingresos de sus servicios, no recibe recursos del presupuesto, no hace parte de la estructura del Estado y su personal es de vinculación privada.

De acuerdo con nuestro criterio, esa dualidad es la que explica la confusión persistente, y la respuesta correcta a quien pregunta si la notaría es pública o privada es que presta un servicio público con organización privada.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.