¿Qué es un representante legal?

El representante legal es la persona que actúa en nombre de otra cuando esta no puede o no debe hacerlo por sí misma: el gerente de una sociedad, los padres de un menor o el administrador de una copropiedad. En las sociedades, sus facultades las fijan los estatutos y, en su silencio, el artículo 196 del Código de Comercio. ¿Quién lo elige, qué puede hacer y cuántos puede tener una empresa?

Qué es la representación legal.

Representar es actuar en nombre de otro, de modo que lo que el representante hace, dentro de sus facultades, obliga directamente al representado. La representación es legal cuando su fuente es la ley o los estatutos, y no un simple encargo voluntario.

La representación legal existe en dos grandes ámbitos:

• Personas jurídicas. Una sociedad, una fundación o una copropiedad son entes abstractos que solo pueden actuar a través de personas naturales: su representante legal firma contratos, asume obligaciones y comparece ante autoridades en su nombre.
• Personas naturales incapaces. Los menores de edad son representados por sus padres, en ejercicio de la patria potestad, o por su tutor o curador.

Conviene distinguir al representante legal del apoderado. El apoderado actúa por un poder que le otorga voluntariamente el representado para asuntos determinados, como representar a un propietario en una asamblea; el representante legal tiene una representación general que nace de la ley o de los estatutos. El apoderado no se convierte en representante legal por el hecho de tener un poder.

Representante legal de una empresa.

Toda sociedad debe tener al menos un representante legal. Lo designa el órgano que indiquen los estatutos —la asamblea o junta de socios, o la junta directiva— y su nombramiento debe inscribirse en el registro mercantil de la cámara de comercio.

La inscripción es la que le da publicidad frente a terceros: según el artículo 164 del Código de Comercio, las personas inscritas como representantes legales conservan ese carácter para todos los efectos legales mientras no se registre un nuevo nombramiento. Por eso el representante legal se prueba con el certificado de existencia y representación legal, sin necesidad de escritura pública.

En la SAS, si los estatutos no dicen nada, el representante legal lo elige la asamblea o el accionista único (artículo 26 de la ley 1258 de 2008), y si la sociedad no tiene junta directiva, asume también la administración.

Funciones y facultades del representante legal.

Las funciones del representante legal las fijan los estatutos. A falta de estipulación, aplica el artículo 196 del Código de Comercio:

«La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad.  A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad.  Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros.»

De la norma se desprenden dos reglas prácticas:

• Si los estatutos no limitan sus facultades, el representante puede celebrar cualquier acto o contrato del objeto social.
• Las limitaciones que no estén inscritas en el registro mercantil no pueden alegarse contra terceros: quien contrata con la sociedad puede confiar en lo que dice el certificado de la cámara de comercio.

Entre las funciones habituales del representante legal están celebrar contratos, contratar y despedir trabajadores, representar a la sociedad judicial y extrajudicialmente, firmar las declaraciones tributarias, convocar a la asamblea y presentar a esta los estados financieros y el informe de gestión.

Si el representante actúa por fuera de sus facultades, incurre en extralimitación, y los actos que excedan sus atribuciones pueden no obligar a la sociedad.

¿Cuántos representantes legales puede tener una empresa?

La ley no limita el número. Los estatutos pueden establecer un representante legal principal y uno o varios suplentes, que lo reemplazan en sus faltas temporales o absolutas, e incluso varios representantes legales con facultades distintas, por ejemplo uno para asuntos judiciales y otro para asuntos comerciales.

Lo que sí debe constar con claridad en los estatutos y en el registro mercantil es quiénes tienen la representación y con qué facultades. Los gerentes de área —financiero, administrativo, comercial— no son representantes legales si los estatutos no les dan esa calidad.

Representante legal, gerente y dueño de la empresa.

Con frecuencia se confunden tres figuras que no son lo mismo:

El representante legal no es el dueño de la empresa: puede ser un socio o un tercero contratado. Y el socio mayoritario no representa a la sociedad por el solo hecho de ser dueño.

Renuncia y reemplazo del representante legal.

Como el representante inscrito conserva ese carácter mientras no se registre su reemplazo, la Corte Constitucional, en la sentencia C-621 de 2003, fijó límites para proteger al que se retira:

• Si los estatutos no fijan un plazo, el órgano competente debe nombrar y registrar al reemplazo dentro de los 30 días siguientes a la renuncia, remoción o cualquier otra causa de terminación; durante ese lapso, el saliente sigue ejerciendo el cargo.
• Vencido ese plazo sin nombramiento, cesa la responsabilidad legal del saliente, incluida la penal, siempre que haya dado aviso a la cámara de comercio para que lo incorpore en el certificado.
• Desde entonces sigue figurando en el registro solo para efectos procesales, judiciales o administrativos.

La responsabilidad del representante legal mientras ejerce el cargo la desarrollamos en el artículo sobre la responsabilidad del representante legal.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.