Requisitos para abrir un negocio o establecimiento de comercio en Colombia

Para abrir al público un negocio —una tienda, un restaurante, un bar, una peluquería— el establecimiento debe cumplir los requisitos del artículo 87 de la ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana) y los propios de su actividad, so pena de multas o suspensión. ¿Cuáles son, ante quién se tramitan y qué cambia según el tipo de negocio?

Formalizar el negocio.

Todo negocio funciona a través de un establecimiento de comercio, y su propietario —persona natural o sociedad— debe estar formalizado. Abrir sin cumplir los requisitos es posible en la práctica, pero expone al negocio a multas, suspensión de actividades y cierre.

Los requisitos se agrupan en tres momentos: los previos a la apertura, los que deben mantenerse durante el funcionamiento y los propios de ciertas actividades.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Liquidador de renta personas naturales

Requisitos previos a la apertura.

El artículo 87 de la ley 1801 de 2016 exige cumplir, antes de abrir, los siguientes requisitos:

1. Las normas referentes al uso del suelo, destinación o finalidad para la que fue construida la edificación y su ubicación.
2. Mantener vigente la matrícula mercantil de la cámara de comercio de la respectiva jurisdicción donde se desarrolle la actividad.
3. La comunicación de la apertura del establecimiento al comandante de la estación o subestación de Policía del lugar donde funciona, por el medio más expedito o idóneo que establezca la Policía Nacional.
4. Para la comercialización de equipos terminales móviles, contar con el permiso del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Veamos los principales.

Uso del suelo.

El uso del suelo determina si la actividad puede desarrollarse en el lugar, según el plan de ordenamiento territorial del municipio: hay zonas donde no pueden funcionar bares o expendios de licor, y zonas residenciales donde no se permiten fábricas. Se consulta o certifica ante la oficina de planeación municipal o la curaduría, y conviene hacerlo antes de arrendar o comprar el local.

Si la autoridad niega el uso del suelo, el interesado puede pedir, mediante derecho de petición, la sustentación de la negativa, pues a veces el uso permitido cambia de una cuadra a otra o de un costado de la calle al otro.

Matrícula mercantil.

El propietario debe estar matriculado como comerciante y el establecimiento debe matricularse en el registro mercantil de la cámara de comercio donde funcione, y renovar la matrícula cada año antes del 31 de marzo. Además, debe inscribirse en el RUT para cumplir sus obligaciones tributarias y de facturación.

Comunicación a la Policía.

Antes de abrir, debe informarse la apertura al comandante de la estación de Policía del sector, por el medio que la Policía Nacional disponga. Varias ciudades han habilitado este trámite en línea o a través de las cámaras de comercio, de modo que conviene consultar en la cámara del municipio.

Requisitos durante el funcionamiento.

Una vez abierto, el mismo artículo 87 de la ley 1801 de 2016 exige cumplir de forma permanente:

1. Las normas referentes a los niveles de intensidad auditiva.
2. Los horarios establecidos para la actividad económica desarrollada.
3. Las condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales determinadas en el régimen de Policía.
4. El objeto registrado en la matrícula mercantil, sin desarrollar una actividad diferente.
5. Si se ejecutan públicamente obras musicales protegidas por derechos de autor, mantener y presentar el comprobante de pago al día.
6. Para ofrecer servicios de alojamiento, contar con el registro nacional de turismo.

La prohibición de desarrollar una actividad distinta a la registrada obliga a inscribir en la matrícula todas las actividades que se realizarán en el establecimiento.

Otros permisos según la actividad.

Además de los requisitos de la ley 1801, cada actividad tiene exigencias propias. Las más frecuentes son las siguientes:

• Concepto sanitario: los establecimientos que manipulan, preparan o venden alimentos requieren concepto sanitario favorable de la secretaría de salud, según la resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud, y su personal debe estar capacitado en manipulación de alimentos.
• Seguridad humana y bomberos: el cuerpo de bomberos inspecciona las condiciones de seguridad —extintores, señalización, salidas de emergencia, botiquín— y expide el certificado correspondiente.
• Derechos de autor: si el negocio comunica música u obras protegidas al público, debe pagar los derechos a las sociedades de gestión colectiva, como Sayco y Acinpro; si no usa música, puede tramitar la constancia de no usuario.
• Pesas y medidas: las básculas e instrumentos de medición deben estar calibrados, bajo la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio y las alcaldías.
• Precios: los precios deben informarse al consumidor en los productos o en listas visibles, según el estatuto del consumidor.

Requisitos para abrir un bar.

Los bares, discotecas y negocios que venden licor para consumo en el lugar tienen controles más estrictos: el uso del suelo es más restrictivo, el horario lo fija cada municipio —usualmente hasta la madrugada—, deben cumplir los niveles de ruido, el pago de derechos de autor por la música y, en algunos municipios, permisos especiales por ser actividades de alto impacto. Cambiar una tienda o cigarrería a bar exige verificar de nuevo el uso del suelo y actualizar la actividad en la matrícula y el RUT.

Requisitos para poner una tienda en casa.

Una tienda en la vivienda también es un establecimiento de comercio y debe cumplir los mismos requisitos: el uso del suelo debe permitir el comercio de barrio en ese sector, el establecimiento debe matricularse, comunicarse a la Policía y cumplir las condiciones sanitarias si vende alimentos. Si atiende público, debe prestar el servicio de baño a niños, embarazadas y adultos mayores (artículo 88 de la ley 1801), por lo que conviene adecuar un baño de uso público.

Sanciones por incumplir los requisitos.

El incumplimiento de los requisitos de la ley 1801 da lugar a medidas correctivas como multas y suspensión temporal de actividad, que imponen los inspectores de policía y la Policía Nacional; las autoridades sanitarias pueden ordenar clausura y decomiso, y la Superintendencia de Industria y Comercio sancionar por infracciones al consumidor. Por eso conviene mantener en el establecimiento una carpeta con todos los documentos, para presentarlos en las visitas de inspección.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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