Registro único tributario – Cómo sacarlo o inscribirse en él

El registro único tributario conocido como RUT, es un mecanismo de identificación de los contribuyentes, y aquí le explicamos cómo inscribirse en el Rut, y cómo actualizarlo.

Concepto o definición de RUT.

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El artículo 1.6.1.2.2 del decreto 1625 de 2016 define el registro único tributario de la siguiente forma:

«El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.»

Es el documento que nos identifica ante el estado como contribuyentes que somos, incluso sino pagamos impuestos como declarantes.

Obligados a inscribirse en el Rut.

El artículo 1.6.1.2.6 del decreto 1625 de 2016 señala que los siguientes contribuyentes están obligados a inscribirse en el Rut, que popularmente se conoce como sacarlo o crearlo.

  1. Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
  2. Los patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comer­cio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera y aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un Número de Identifi­cación Tributaria (NIT) individual.
  3. Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales.
  4. Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras.
  5. Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaría. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal.
  6. Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares.
  7. Los responsables del impuesto sobre las ventas - IVA y no responsables del impuesto sobre las ventas – IVA.
  8. Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.
  9. Los responsables del impuesto al consumo.
  10. Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
  11. Los agentes retenedores.
  12. Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo.
  13. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
  14. Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo.
  15. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
  16. Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.
  17. Las personas que decidan acogerse voluntariamente al Impuesto Unificado SIMPLE.

Además, cualquier persona natural que quiera contratar con empresa o personas naturales que como requisito exijan copia del Rut.

Esto se debe a que el contribuyente que realice pagos a cualquier persona, podrá deducir del impuesto de renta esos pagos siempre que tenga la identificación del beneficiario del pago, y por ello la necesidad de exigir copia del Rut a toda persona que se contrate, excepto si se trata de un asalariado.

Oportunidad para inscribirse en el Rut.

El contribuyente, en especia las personas jurídicas, deben inscribirse en el Rut antes de iniciar la actividad económica.

En el artículo 1.6.1.2.8 del decreto 1625 se lee:

«La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y en general, a la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y 594-1 del Estatuto Tributario, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una situación diferente.»

En algunos casos es necesario acreditar previamente la inscripción en el Rut, como en los casos de contratación con el estado o incluso con particulares.

Documentos y requisitos para inscribirse en el Rut.

Los documentos que se requieren para inscribirse en el Rut dependen del tipo de contribuyente, y están señalados en el artículo 1.6.1.2.11 del decreto 1625 de 2016, y entre los principales tipos o clases:

  1. Personas jurídicas y asimiladas:
    1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, expedido por la autoridad correspondiente, teniendo en cuenta que si en el documento se señala un término de vigencia superior a un (1) mes este será válido.
    2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    3. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto adjuntarán certificación suscrita por el Representante Legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.
    4. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.
    5. Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro único tributario -RUT, sea de naturaleza pública de acuerdo con el artículo 5° de la Resolución 156 del 29 de mayo de 2018 expedida por la Contaduría General de la Nación (CGN), o la que haga sus veces, deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la Contaduría General de la Nación (CGN). Este certificado indicará datos de identificación, ubicación, clasificación y código institucional asignado.
    6. En el caso de las personas jurídicas o asimiladas no obligadas a registrarse en Cámara de Comercio que no registren el domicilio principal en el documento de existencia, deberán aportar el documento de constitución vigente con el fin registrar el domicilio en el Registro Único Tributario (RUT).
  2. Personas naturales:
    1. Fotocopia del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    2. Menores de edad. Documento de identificación del menor (registro civil de nacimiento del menor o tarjeta de identidad). Documento de identidad del representante legal que ejerce la patria potestad. En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres del menor se requerirá el documento que asigne esa representación.
  3. Sucesiones ilíquidas:
    1. Fotocopia del documento de identificación del causante o en su defecto certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición.
    2. Fotocopia del registro de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
    3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    4. Documento expedido por autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.
    5. Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán designar entre ellos mismos a un heredero como representante de la sucesión, mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
    6. De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta esta condición.
    7. Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por los representantes o apoderados debidamente acreditados.
  4. Consorcios y uniones temporales.
    1. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
    2. Fotocopia del documento de constitución del consorcio o unión temporal, que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la unión temporal, nombres, apellidos o razón social e identificación de los miembros que lo conforman, domicilio principal, participación, correos electrónicos, representante legal, objeto del consorcio o de la unión temporal y vigencia del mismo.
    3. Fotocopia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o carta de aceptación de la oferta o del documento que haga sus veces.
  5. Sociedades y entidades extranjeras.
    1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
    2. Copia del documento o acto mediante el cual se acordó que la sociedad o entidad llevaría a cabo actividades constitutivas del establecimiento permanente en Colombia o declaración, que se entiende prestada bajo la gravedad del juramento, donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.
    3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal o apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de (6) meses.
    4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
  6. Documentos Rut para extranjeros personas naturales.
    1. Cédula de extranjería.
    2. Anotaciones del pasaporte con exhibición del original.

Dónde inscribirse en el Rut.

La inscripción del Rut se puede hacer en cualquier oficina de la Dian del sitio donde resida el contribuyente previo agendamiento de cita.

La persona se puede registrar con nombre de usuario y contraseña en la página de la Dian, y una vez ingrese a la cuenta creada puede hacer una prescripción en línea, debiendo en todo caso validar el proceso de inscripción de forma presencial.

Cancelación del registro único tributario.

Para la cancelación del registro único tributario es preciso adjuntar los siguientes documentos que según la Dian en su página Web son requeridos.

  • Estar inscrito en el Registro Único Tributario RUT
  • No tener obligaciones Tributarias, Aduaneras o Cambiarias formales pendientes de cumplimiento
  • Cédula de ciudadanía: Original (Exhibición en el momento de realización del trámite)
  • Cuando es por medio del poderdante:
    • Una Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
    • Poder Especial:1 Copia.
    • Poder general:1 Copia (con exhibición del original), junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
  • En caso de fallecimiento del titular del RUT:
    • Certificado de defunción:1 Fotocopia
    • Documento expedido por juez o notario donde conste la terminación del proceso o fotocopia de la escritura de liquidación de la sucesión cuando se adelantó ante notario o de la sentencia debidamente ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante juez.
    • En el evento de no realizar proceso de sucesión, manifestación verbal o escrita del representante o herederos en la que informe que el fallecido no dejó masa sucesoral que haya implicado el inicio de dicho procedimiento.
    • Acreditación al representante de la sucesión: 1 Fotocopia.
  • Personas jurídicas y asimiladas
    • Documento mediante el cual se acredite que la organización se encuentra liquidada, para quienes no se encuentren obligados a registrarse ante Cámara de Comercio.
    • Entidades de derecho público.
    • Copia del acto administrativo por medio del cual se escinden, fusionen, suprimen, disuelven y/o liquiden entidades de derecho público.
  • Cuando es inversionista extranjero directo sin domicilio en Colombia:
    • Comunicación (Original) Suscrita por el representante legal de la sociedad extranjera o por la persona natural inversionista o el apoderado del inversionista que se encuentre previamente informado en la sección de representación del Registro, donde informe la cancelación de la inversión en Colombia o cambio de titular de la inversión, en idioma español, debidamente apostillada o, si es el caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario autorizado.
    • En caso de Personas jurídicas, documento que acredite la existencia y representación legal de la sociedad en el país de origen, en idioma español, debidamente apostillada o, si es el caso, autenticado ante el cónsul o el funcionario autorizado.
    • Poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior:1 Fotocopia en idioma español, debidamente extendido ante el Cónsul o el funcionario que la ley local autorice para ello.
  • Cuando es inversionista no residente ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones del capital del exterior de portafolio:
    • Documento (Original) Mediante el cual el representante legal del administrador de la inversión de capital de portafolio del exterior o del depósito centralizado de valores local, según corresponda, informe el cese de la inversión de portafolio y el número de identificación en el exterior, país de origen y nombres y apellidos o razón social del inversionista de portafolio.
  • Sociedades, entidades extranjeras y personas naturales que realicen operaciones a través de Establecimientos Permanentes:
    • Documento:1 Original en el que se haga constar o se declare el cese de actividades en Colombia.
    • Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.
    • Documento en el que se haga constar o se declare que la sede efectiva de administración no se encuentra en el territorio nacional.
    • Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria en la que conste la terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
  • Consorcios y Uniones temporales:
    • Fotocopia del acta o documento donde conste la terminación del contrato de colaboración empresarial, suscrita por los integrantes del consorcio o unión temporal o sus representantes legales.
    • Fotocopia del acta de finalización del contrato suscrita con la entidad contratante, en los casos que conforme a la ley o al contrato, sea obligatoria la liquidación.
    • En el evento que no se haya ejecutado el contrato, comunicación suscrita por la entidad que adjudicó la licitación o contrato dejando constancia del hecho.

La única condición especial es que el contribuyente no tenga obligaciones formales pendientes con la Dian, pero si tiene obligaciones sustanciales, es decir, debe impuestos o retenciones, la Dian debe adelantar el proceso de cancelación del Rut de acuerdo con la sentencia 16466 de abril 30 de 2009, de la sección cuarta del Consejo de estado.

Sanción por no inscribirse en el Rut.

El contribuyente que inicie actividades económicas sin haberse inscrito previamente en el Rut, puede ser sancionado conforme lo señala el artículo 658-3 del estatuto tributario.

Una de la sanciones es el cierre del establecimiento de comercio, para quien tiene uno.

«Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.»

Quien no tenga establecimiento de comercio la sanción será una multa equivalente a 1 Uvt por cada día de retraso en la inscripción.

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Déjenos su opinión

Una opinión
  1. Hecnny Romero Dice:

    Buenas tardes. Soy venezolana y necesito tramitar el RUT que me lo están solicitando como requisito para la apertura de una cuenta bancaria. ¿Este trámite lo puedo hacer en línea?.
    Por favor agradecida de orientarme a través de mi corro electrónico rhecnny@gmail.com

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