RUT – Registro Único Tributario

El Registro Único Tributario, RUT, es el registro en el que la Dian identifica, ubica y clasifica a quienes tienen obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. Lo regula el artículo 555-2 del Estatuto Tributario y lo desarrolla el decreto 1625 de 2016. Inscribirse es obligatorio antes de iniciar cualquier actividad económica, y no hacerlo, o no actualizarlo, genera sanciones. ¿Quién debe inscribirse, cómo se hace y cuándo se actualiza?

Qué es el RUT.

El artículo 1.6.1.2.2 del decreto 1625 de 2016 lo define así:

«El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.»

En términos sencillos, el RUT es la hoja de vida tributaria de cada persona o empresa: dice quién es, dónde está, a qué se dedica y qué obligaciones tiene con la Dian. El número que asigna es el NIT, que para las personas naturales coincide con su número de cédula más un dígito de verificación.

Quiénes deben inscribirse.

El artículo 1.6.1.2.1 del decreto 1625 de 2016 enumera más de veinte clases de obligados. Agrupados, los principales son los siguientes:

• Los declarantes del impuesto sobre la renta, sean personas naturales, jurídicas o sucesiones ilíquidas, y los no contribuyentes que deben presentar declaración de ingresos y patrimonio.
• Los responsables y los no responsables del IVA y del impuesto nacional al consumo.
• Los agentes de retención.
• Quienes se acojan al régimen simple de tributación.
• Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y quienes deban declarar el ingreso o salida de divisas.
• Las personas naturales que actúen como representantes legales, apoderados, contadores o revisores fiscales y deban firmar declaraciones de terceros.
• Las personas y entidades del exterior con establecimiento permanente, sucursal, inversión o presencia económica significativa en Colombia.
• Cualquier persona a quien la Dian le exija la inscripción para controlar sus obligaciones.

A lo anterior se suma una razón práctica: quien contrata a una persona natural como independiente le exige el RUT, porque lo necesita para identificar al beneficiario del pago y deducirlo en su declaración de renta.

Cuándo debe inscribirse.

La inscripción debe hacerse antes de iniciar la actividad económica, según el artículo 1.6.1.2.8 del decreto 1625 de 2016. Pero la misma norma da un plazo especial a las personas naturales que se vuelven declarantes de renta:

«Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, acorde con lo establecido en los artículos 592 y 593 del Estatuto Tributario y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT, hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración.»

Por ejemplo, quien debe declarar renta por primera vez por el año gravable 2025 tiene plazo para inscribirse hasta la fecha en que le vence la declaración, que se presenta en el segundo semestre de 2026.

Además, el artículo 555-2 del Estatuto Tributario faculta a la Dian para inscribir de oficio a quienes, según la información que recibe de otras entidades, deban cumplir obligaciones y no se hayan inscrito.

Documentos para inscribirse.

Los documentos dependen del tipo de inscrito y están detallados en el artículo 1.6.1.2.11 del decreto 1625 de 2016. En los casos más comunes son estos:

Las personas jurídicas deben estar primero inscritas en la cámara de comercio, que tramita el RUT junto con el registro mercantil. El trámite de las sucesiones ilíquidas tiene reglas propias, que explicamos en el artículo sobre cómo actualizar el RUT de una sucesión ilíquida.

Dónde y cómo se inscribe.

Las personas naturales pueden inscribirse en línea desde el portal de la Dian, sin cita ni presencia personal. También pueden hacerlo en una oficina de la Dian, previo agendamiento de cita.

Una vez inscrito, el contribuyente puede habilitar su cuenta en el portal y obtener la firma electrónica, con la que puede actualizar el RUT, presentar declaraciones y hacer otros trámites en línea.

Qué contiene el RUT.

El formulario del RUT se organiza en secciones. Las que más consultan los contribuyentes son las siguientes:

• Identificación: nombre o razón social, tipo de contribuyente y NIT.
• Ubicación: dirección, municipio, correo electrónico y teléfono.
• Clasificación: actividad económica, que se identifica con los códigos de actividades económicas, y las responsabilidades, calidades y atributos.
• Representación: representantes legales y apoderados, con su código de representación.
• Socios, revisor fiscal y contador, en el caso de las personas jurídicas.
• Estado del registro: activo, suspendido o cancelado, y situaciones especiales como la de sucesión ilíquida.

La información del RUT debe corresponder siempre a la realidad del contribuyente. Por eso la ley obliga a actualizarlo cada vez que cambia.

Actualización del RUT.

El RUT no se vence ni se renueva. Lo que existe es el deber de actualizarlo dentro del mes siguiente al hecho que genera el cambio, como un cambio de dirección, de actividad económica, de responsabilidades o de representante legal.

Si no se actualiza a tiempo, se causa la sanción del numeral 3 del artículo 658-3 del Estatuto Tributario, que explicamos en el artículo sobre la sanción por no actualizar el RUT.

Suspensión y cancelación del RUT.

La inscripción puede suspenderse o cancelarse, de oficio o a solicitud del inscrito, en los casos que prevé el decreto 1625 de 2016.

Suspensión.

El artículo 1.6.1.2.16 permite suspender la inscripción, entre otros casos, cuando se verifica que la dirección informada no existe o el inscrito no fue ubicado, cuando la información está desactualizada o cuando el inscrito es declarado proveedor ficticio.

Un RUT suspendido impide hacer ciertos trámites, como facturar electrónicamente, hasta que se corrija la causa. Por eso conviene revisar el estado del registro si la Dian envía alguna comunicación o si un trámite en línea es rechazado.

Cancelación.

El artículo 1.6.1.2.18 permite cancelar la inscripción a solicitud de parte, por ejemplo por la liquidación de la sociedad, la liquidación de la sucesión o la terminación del consorcio. La Dian también puede cancelarla de oficio, entre otros casos, por inactividad tributaria o por duplicidad de NIT.

Los documentos para solicitarla están en el artículo 1.6.1.2.19. La cancelación a solicitud de parte exige que el contribuyente esté al día en sus obligaciones formales. Si lo que tiene pendiente son deudas de impuestos, la Dian no puede negarse a cancelar el RUT por esa razón, según la sentencia 16466 del 30 de abril de 2009 de la sección cuarta del Consejo de Estado, sin perjuicio de su facultad para cobrarlas.

Sanciones relacionadas con el RUT.

El artículo 658-3 del Estatuto Tributario fija las siguientes sanciones:

Como la sanción por inscripción o actualización tardía se causa por días, conviene hacer el trámite apenas ocurre el hecho, porque unas semanas de retraso pueden representar varios millones de pesos.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.