En este artículo 16 secciones
- Quién nombra al representante legal.
- Paso 1: inscribir el cambio en la cámara de comercio.
- Paso 2: actualizar el RUT de la sociedad.
- Qué pasa si no se actualiza el RUT.
- El cambio de representante no afecta los contratos.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo se cambia el representante legal de una empresa?
- ¿Qué se necesita para cambiar el representante legal en la cámara de comercio?
- ¿Hay un plazo para inscribir el cambio en la cámara de comercio?
- ¿Por qué la Dian no me deja cambiar el representante legal en línea?
- ¿El único accionista de una SAS puede ser también el representante legal?
- ¿Qué pasa con las declaraciones firmadas por el representante anterior?
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Para cambiar el representante legal de una sociedad, primero se inscribe el nombramiento en la cámara de comercio y después se actualiza el RUT. El orden importa: según el artículo 164 del Código de Comercio, el representante inscrito conserva esa calidad frente a todos, incluida la Dian, mientras no se registre el nuevo nombramiento. ¿Cómo se hace cada paso y qué hacer si el sistema de la Dian no deja actualizar el RUT?
Quién nombra al representante legal.
El representante legal lo nombra el órgano social que señalen los estatutos: por lo general, la junta directiva o la asamblea de accionistas o junta de socios. En la sociedad por acciones simplificada con un solo accionista, lo nombra ese accionista, que incluso puede designarse a sí mismo.
La decisión debe constar en un acta, firmada por el presidente y el secretario de la reunión, y el nombrado debe aceptar el cargo. La aceptación puede quedar en la misma acta o en un documento separado.
Paso 1: inscribir el cambio en la cámara de comercio.
El nombramiento de los representantes legales es uno de los actos que deben inscribirse en el registro mercantil. Para hacerlo se presentan a la cámara de comercio del domicilio de la sociedad los siguientes documentos:
- Copia del acta en la que consta el nombramiento, o extracto de ella, firmada por el presidente y el secretario de la reunión.
- La aceptación del cargo por parte del nombrado, si no consta en el acta, con su número de identificación.
- El pago de los derechos de inscripción.
Mientras la cámara no inscriba el nombramiento, el cambio no produce efectos frente a terceros. Así lo dispone el artículo 164 del Código de Comercio:
«Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.»
En consecuencia, hasta la inscripción, el representante anterior sigue siendo el representante frente a bancos, proveedores y la Dian, y es él quien debe firmar las declaraciones.
Modelo de acta de nombramiento de representante legal.
El siguiente modelo sirve como guía para una sociedad por acciones simplificada. Debe ajustarse a lo que dispongan los estatutos sobre convocatoria, quórum y órgano competente:
ACTA No. ___
Asamblea General de Accionistas de [RAZÓN SOCIAL] S.A.S. — NIT [número]
En [ciudad], el [fecha], a las [hora], se reunieron en [lugar o modalidad virtual] los accionistas de [RAZÓN SOCIAL] S.A.S., en reunión [ordinaria / extraordinaria], convocada por [quién convocó] mediante [medio], con [antelación] de anticipación. Se encontraron presentes [número] acciones de las [número] acciones suscritas, que representan el [porcentaje]% del capital, con lo cual hubo quórum para deliberar y decidir.
Orden del día: 1. Verificación del quórum. 2. Designación de presidente y secretario de la reunión. 3. Nombramiento del representante legal. 4. Lectura y aprobación del acta.
Desarrollo: Verificado el quórum, se designó como presidente a [nombre] y como secretario a [nombre]. En el punto tercero, se propuso remover a [nombre del representante saliente], identificado con [documento], y nombrar como representante legal [principal / suplente] a [nombre del nuevo representante], identificado con [documento]. La propuesta fue aprobada por [número] acciones, equivalentes al [porcentaje]% de las acciones presentes.
Aceptación: El señor(a) [nombre del nuevo representante], presente en la reunión, manifestó que acepta el cargo de representante legal [principal / suplente] y que no se encuentra incurso en inhabilidades ni incompatibilidades.
El acta fue leída y aprobada por unanimidad. Se levantó la sesión a las [hora].
Firma del presidente: ____________________ Firma del secretario: ____________________
Si el nuevo representante no asiste a la reunión, su aceptación puede presentarse en carta aparte, con la firma y el número de identificación del nombrado.
Paso 2: actualizar el RUT de la sociedad.
Inscrito el cambio en la cámara de comercio, debe actualizarse la sección de representación del RUT de la sociedad para retirar al representante saliente e incluir al nuevo, con su código de representación. El trámite debe hacerse dentro del mes siguiente a la inscripción.
Antes de hacerlo, se deben cumplir dos requisitos:
- Que la cámara de comercio ya haya inscrito el nombramiento, porque la Dian verifica la información del registro mercantil.
- Que el nuevo representante tenga su propio RUT actualizado con la responsabilidad 22, «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros», y su firma electrónica
En el RUT de la sociedad se registra al representante principal con el código 18 y al suplente con el 19, según los códigos de representación.
Actualización en línea o con cita.
La actualización en línea debe hacerla, con su firma electrónica, un representante que ya figure en el RUT y que continúe en el cargo. Por ejemplo, si cambia el representante principal pero el suplente continúa, el suplente puede hacer la actualización desde su cuenta.
Si ninguno de los representantes inscritos continúa, porque se cambiaron todos, la actualización no puede hacerse en línea. En ese caso el sistema muestra un mensaje que indica que el proceso debe hacerlo un representante que continúe en esa calidad y, si no lo hay, debe agendarse una cita con la Dian, presencial o virtual, y presentar el certificado de existencia y representación legal en el que figure el nuevo nombramiento.
El error «empresa no asociada a representante legal».
Este mensaje aparece cuando el nuevo representante intenta ingresar al portal de la Dian a nombre de la sociedad y el RUT de esta todavía no lo incluye como representante. La solución es completar primero la actualización del RUT de la sociedad, en línea o con cita, y verificar que el RUT personal del representante tenga la responsabilidad 22. Hecho esto, podrá ingresar con la opción «a nombre de un tercero».
Qué pasa si no se actualiza el RUT.
La primera consecuencia es la sanción del numeral 3 del artículo 658-3 del Estatuto Tributario: una multa de 1 UVT por cada día de retraso en la actualización, como explicamos en el artículo sobre la sanción por no actualizar el RUT.
La segunda es más delicada. Si después de inscrito el cambio en la cámara de comercio las declaraciones siguen firmándose por el representante saliente, que ya no tiene esa calidad, se tienen por no presentadas según el literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario.
De acuerdo con nuestro criterio, en ese caso las declaraciones pueden sanearse presentándolas de nuevo con la firma del representante correcto, antes de que se notifique la sanción por no declarar, y liquidando la sanción del parágrafo 2 del artículo 588: el 2% de la sanción por extemporaneidad, sin exceder 1.300 UVT.
El cambio de representante no afecta los contratos.
Un lector nos consultó si el cambio de representante legal afecta un contrato de arrendamiento firmado por el representante anterior. No lo afecta: la parte del contrato es la sociedad, no su representante, y los contratos que este firmó en ejercicio de su cargo siguen obligando a la sociedad.
Lo mismo ocurre con la antigüedad de la empresa: cambiar el representante legal no modifica la fecha de la matrícula mercantil.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se cambia el representante legal de una empresa?
Se nombra al nuevo representante mediante acta del órgano competente, se inscribe el nombramiento en la cámara de comercio y luego se actualiza el RUT de la empresa en la Dian.
¿Qué se necesita para cambiar el representante legal en la cámara de comercio?
Copia o extracto del acta de nombramiento, la aceptación del cargo por parte del nombrado y el pago de los derechos de inscripción.
¿Hay un plazo para inscribir el cambio en la cámara de comercio?
No hay un plazo legal específico, pero el cambio no produce efectos frente a terceros hasta que se inscribe. El RUT sí debe actualizarse dentro del mes siguiente.
¿Por qué la Dian no me deja cambiar el representante legal en línea?
Porque la actualización en línea debe hacerla un representante que continúe en el cargo. Si todos cambiaron, debe agendarse una cita.
¿El único accionista de una SAS puede ser también el representante legal?
Sí. No existe incompatibilidad para que el accionista sea a la vez representante legal.
¿Qué pasa con las declaraciones firmadas por el representante anterior?
Si las firmó después de inscrito el cambio, se tienen por no presentadas y deben presentarse de nuevo con la firma correcta, liquidando la sanción del parágrafo 2 del artículo 588 del Estatuto Tributario.
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Arrendé una bodega comercial a una empresa; al cabo de un tiempo, cambiaron al representante legal por otro y no me avisaron. Por lo que quisiera saber, ¿qué implicaciones legales hay, ya que omitieron la información y en el contrato de arrendamiento aparece el anterior representante legal?
El contrato de arrendamiento no se afecta por el cambio de representante legal, porque el arrendador es la empresa y no el representante; de modo que, al haber cambio de representante legal del arrendador, no se modifican las partes contractuales.
El representante legal obliga a la empresa que representa, y cuando se cambia al representante legal, los actos que este haya firmado siguen siendo válidos y, por consiguiente, siguen obligando a la empresa.
Buena tarde:
Necesito saber si, cuando se cambia la Cámara de Comercio de un negocio a otra persona, se pierde la antigüedad.
Agradezco una pronta respuesta.
Atentamente,
Diana María Salazar
La antigüedad esta determinada por la fecha de registro de la matrícula mercantil, y si esta no se altera, sino que sólo se cambia en nombre o razón social, no se pierde.
Saludos
Es muy necesario tener conocimiento de las respuestas a cada opinión o pregunta. ¿Dónde se pueden leer? Gracias.
Vamos respondiendo las preguntas según nuestra disponibilidad de tiempo. Puede suscribirse para que reciba una notificación al recibir respuesta a la pregunta.
¿Cuánto tiempo tiene la Cámara de Comercio para atender la solicitud de modificación del representante legal?
Buenos días, Magda.
No hay una norma que les fije un límite, por lo que dependerá de la cantidad de trabajo que tenga cada oficina y de cuánto se esfuerce la entidad por prestar un servicio.
Saludos
Pregunto si yo soy el representante legal de una sociedad SAS, donde hay un solo socio con el 100%. ¿Este debe notificarme la remoción que desea hacer de mi representación legal y colocarse ella como representante legal?
¿Ella misma puede fungir como socia y representante legal al mismo tiempo?
Sí, no existe una incompatibilidad ni una inhabilidad para que un socio sea a la vez representante legal de la sociedad.
Después de realizar el acta de modificación de representante legal, ¿qué término tengo para hacer el registro ante la cámara de comercio y el RUT?
No existe un plazo específico. La ley no se ocupó de ello, y, en todo caso, el cambio solo surte efectos frente a terceros cuando se realice la inscripción en la Cámara de Comercio, pero, en todo caso, es un procedimiento que se debe llevar a cabo con la mayor brevedad.
Hola, en mi caso necesito que mi hermano mayor sea el representante legal, ya que falleció mi padre, único fundador y socio accionista. En los estatutos dice que los herederos continúan. ¿Cómo hago para que la cámara de comercio reconozca al nuevo representante legal, que es mi hermano, y así poder continuar con la empresa sin necesidad de hacer una sucesión para la SAS, porque no tenemos nada?
Deberá realizar el acta en la que se nombra a su hermano como representante legal y, con ese documento, actualizar el registro mercantil y luego el RUT.
Si en mi negocio quiero cambiar el representante legal, ¿qué debo realizar?
Para cambiar el representante legal, deberá realizar el acta o acto con el que haga el nuevo nombramiento e inscribirlo en el registro mercantil (Cámara de Comercio) y luego actualizar el RUT de la empresa.
Buenas tardes,
Si la empresa cambió de representante legal en la Cámara de Comercio, pero no lo ha hecho en el RUT, ¿qué implicaciones tiene? ¿Cuáles son las sanciones? ¿Llega sanción de la DIAN o se debe liquidar de manera voluntaria?
Cuando cambia de representante legal en la Cámara de Comercio y no se actualiza el RUT, las declaraciones tributarias que firme quien ya no es representante se consideran como no presentadas, las cuales se pueden corregir con el 2% de sanción en los términos del artículo 580 del ET. Lo mejor es corregirlas antes de que la DIAN notifique el emplazamiento para declarar, pagando la sanción respectiva.
Buen día. Se liquidó el IVA con la cédula de la representante legal, y se debió hacer con el NIT de la empresa. ¿Se puede corregir? Agradezco una respuesta.
Si se refiere a que la declaración de IVA no se presentó a nombre de la empresa, implica que la empresa no presentó la declaración y debe presentarse de nuevo.