Cómo actualizar el RUT de una sucesión ilíquida

Cuando fallece una persona inscrita en el RUT, su registro no se cancela: se actualiza para indicar que ahora es una sucesión ilíquida y para registrar a quien la representará. El trámite lo regula el artículo 1.6.1.2.11 del decreto 1625 de 2016 y debe hacerse con atención de la Dian, porque exige acreditar la representación. ¿Qué documentos se necesitan y qué se modifica en el RUT?

Qué cambia en el RUT cuando muere el contribuyente.

El NIT del fallecido se conserva y pasa a identificar a la sucesión ilíquida, que es un contribuyente distinto mientras no se reparta la herencia, como explicamos en el artículo sobre las obligaciones tributarias de las sucesiones ilíquidas. En el RUT se hacen dos cambios:

• El estado del registro. En la casilla de estado actual se registra el código 18, «Sucesión ilíquida», con la fecha del cambio.
• La representación. En la sección de representación se incluye a la persona que actuará por la sucesión, con su código de representación.

Las demás secciones, como la actividad económica y las responsabilidades, se ajustan según la situación. Por ejemplo, si el causante era asalariado, esa actividad ya no corresponde a la sucesión.

Quién puede representar a la sucesión.

El representante de la sucesión ante la Dian lo definen el literal d) y el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario. Según quién sea, se registra con uno de los siguientes códigos de representación:

La figura la escogen los herederos según su situación. Lo más común, cuando la sucesión aún no se ha iniciado ante notario o juez, es designar a un heredero con el código 28.

Documentos para actualizar el RUT.

Según el artículo 1.6.1.2.11 del decreto 1625 de 2016, para inscribir o actualizar el RUT de una sucesión ilíquida se deben aportar los siguientes documentos:

1. Copia del documento de identidad del causante o, en su defecto, certificación de la Registraduría con su tipo y número de identificación.
2. Copia del registro civil de defunción del causante, en el que figure su número de identificación.
3. El documento que acredite la representación de la sucesión.
4. Copia del documento de identidad del representante y, si actúa por apoderado, el poder y el documento del apoderado.

El documento de representación depende del caso. Si hay proceso, es el documento de la autoridad que indica el nombre y la calidad del albacea, heredero o curador. Si no hay proceso, es el documento suscrito por los herederos en el que designan al representante; si hay un único heredero, basta un documento en el que manifieste esa condición. En ambos casos se entiende presentado bajo la gravedad del juramento y, según el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario, debe estar autenticado ante notario.

Modelo de documento de designación del representante.

El siguiente modelo puede servir de guía para el documento con el que los herederos designan al representante cuando no se ha iniciado la sucesión:

Cómo se hace el trámite.

La actualización no puede hacerse completamente en línea, porque la Dian debe verificar la representación. Se hace en estos pasos:

1. Agendar una cita con la Dian, presencial o virtual, para la actualización del RUT de la sucesión.
2. Presentar los documentos señalados, que la Dian revisa antes de formalizar el cambio.
3. El representante actualiza su propio RUT para incluir la responsabilidad 22, «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros», si no la tiene.
4. Una vez formalizado, el representante ingresa al portal de la Dian a nombre de la sucesión con el documento del causante, su propio documento y su contraseña, y firma con su firma electrónica.

Conviene hacer el trámite con anticipación al vencimiento de las declaraciones pendientes, porque sin él nadie puede firmar a nombre de la sucesión.

Cuándo se cancela el RUT de la sucesión.

El RUT de la sucesión se cancela cuando esta se liquida, a solicitud del representante o de los herederos. Según el artículo 1.6.1.2.19 del decreto 1625 de 2016, se aporta el documento del juez o notario que acredite la terminación del proceso, la escritura de liquidación o la sentencia ejecutoriada.

Si el fallecido no dejó bienes que hicieran necesario un proceso de sucesión, los herederos pueden solicitar la cancelación manifestando, de forma verbal o escrita, que no existió masa sucesoral.

Antes de cancelar el RUT, deben haberse presentado las declaraciones pendientes, incluida la de renta por la fracción del año en que se liquidó la sucesión.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.