El contribuyente que no actualiza su RUT dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización se expone a una multa de 1 UVT por cada día de retraso, que sube a 2 UVT diarias cuando lo desactualizado es la dirección o la actividad económica, según el numeral 3 del artículo 658-3 del estatuto tributario. Es la sanción más severa del régimen tributario en proporción al daño que causa, y conviene entender por qué.
Cuándo hay obligación de actualizar el RUT.
El RUT debe reflejar la realidad del contribuyente, de modo que cada vez que cambia alguno de los datos allí informados surge la obligación de actualizarlo.
Los cambios que con más frecuencia obligan a actualizar son estos:
- Las responsabilidades: cuando el contribuyente pasa a ser responsable del IVA o deja de serlo, cuando queda obligado a declarar renta, cuando adquiere la calidad de agente de retención o queda obligado a reportar información exógena.
- La actividad económica: cuando inicia una actividad nueva, deja de ejercer la anterior o cambia sus actividades secundarias.
- La ubicación: dirección, teléfono y correo electrónico.
- La representación legal, la composición societaria, las reformas estatutarias, la vinculación económica y el estado del contribuyente.
No es un trámite optativo. Si los datos nunca cambian, no hay nada que actualizar; pero cuando cambian, la actualización es obligatoria y su omisión se sanciona.
Plazo para actualizar el RUT.
El plazo es de un mes contado desde el hecho que genera la actualización, según el propio numeral 3 del artículo 658-3 del estatuto tributario.
Vencido ese mes empieza a correr el retraso, y con él la sanción, que se causa por cada día calendario.
Por lo anterior, conviene dejar constancia de la fecha en que se realiza la actualización, porque el cálculo de la sanción depende exclusivamente del número de días transcurridos.
Monto de la sanción por no actualizar el RUT.
La norma distingue dos tarifas según el dato desactualizado:
- Una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información, como regla general.
- Dos (2) UVT por cada día de retraso cuando la desactualización se refiere a la dirección o a la actividad económica del obligado.
Aplicando esas tarifas a los datos que deben mantenerse actualizados, la sanción sería la siguiente:
| Dato desactualizado | Sanción por día de retraso |
|---|---|
| Dirección o ubicación | 2 UVT |
| Actividad económica | 2 UVT |
| Responsabilidades | 1 UVT |
| Formas de organización | 1 UVT |
| Reforma de estatutos | 1 UVT |
| Vinculación económica | 1 UVT |
| Representación | 1 UVT |
| Vigilancia y control | 1 UVT |
| Estado y beneficio | 1 UVT |
La norma no detalla cada dato, de modo que la clasificación anterior se construye a partir de las secciones del propio RUT. En la práctica, la Dian suele sancionar la ubicación únicamente cuando no se actualiza la dirección física, y no el teléfono o el correo electrónico.
Y en responsabilidades, la actualización se exige cada vez que se adquiere o se pierde una: quedar obligado a facturar, a declarar renta o IVA, convertirse en agente de retención o quedar obligado a reportar información exógena.
Las otras sanciones del artículo 658-3.
El mismo artículo contempla tres sanciones más relacionadas con el RUT, que conviene no confundir con la de actualización.
- No inscribirse en el RUT antes de iniciar la actividad. Se impone la clausura del establecimiento por un día por cada mes o fracción de mes de retraso, o una multa de 1 UVT por día de retraso para quienes no tengan establecimiento.
- No exhibir en lugar visible la certificación de inscripción en el RUT. Multa de 10 UVT, en los casos en que la norma exige esa exhibición.
- Informar datos falsos, incompletos o equivocados. Multa de 100 UVT, y esta sí es una suma fija.
La diferencia práctica es notable: las sanciones por no inscribirse y por no actualizar se causan por día y no tienen tope, mientras que las otras dos son montos fijos.
El costo real de no actualizar el RUT.
Aquí está lo que hace de esta sanción un caso aparte: se causa por día, no tiene un tope máximo previsto en la norma y no admite reducción alguna.
Un contribuyente que pase un año sin actualizar su RUT acumularía una sanción de 365 UVT si la tarifa es de 1 UVT diaria, y de 730 UVT si se trata de la dirección o la actividad económica. Y si son dos o tres años, la sanción se multiplica en la misma proporción.
Hemos conocido casos como el de una vendedora de comidas a la que la Dian le impuso una multa de decenas de millones de pesos por no haber cambiado su RUT a no responsable del IVA, situación que no causó ningún perjuicio al fisco.
De acuerdo con nuestro criterio, el legislador debería fijarle un tope a esta sanción, porque su cuantía no guarda ninguna relación con el daño que la conducta produce, que en la mayoría de los casos es inexistente. Mientras eso no ocurra, el único remedio es la diligencia: actualizar el RUT el mismo mes en que ocurre el cambio.
Esta sanción no se puede reducir.
A diferencia de la generalidad de las sanciones tributarias, aquí no hay atenuantes, y es importante saberlo antes de intentar negociarla.
El artículo 640 del estatuto tributario, que permite reducir las sanciones al 50% o al 75% en aplicación de los principios de proporcionalidad y gradualidad, excluye de forma expresa la sanción por no actualizar el RUT del artículo 658-3, como se detalla en el artículo sobre la gradualidad de las sanciones tributarias.
Tampoco le aplica el piso de la sanción mínima: el parágrafo del artículo 639 excluye las sanciones de los numerales 1 y 3 del artículo 658-3, precisamente porque se liquidan por día y un retraso de pocos días podría costar menos de 10 UVT.
En consecuencia, la sanción se paga exactamente por los días de retraso: ni menos por el mínimo legal, ni menos por buen comportamiento.
Procedimiento y prescripción.
La sanción se impone mediante resolución independiente, previo pliego de cargos, porque no implica modificar ninguna declaración tributaria.
Eso significa que el contribuyente tiene una oportunidad de defensa antes de que la sanción se imponga, y es allí donde debe acreditar la fecha real en que ocurrió el hecho que generaba la actualización o la fecha en que efectivamente actualizó.
Al imponerse en resolución independiente, se aplica el término del artículo 638 del estatuto tributario: la Dian debe formular el pliego de cargos dentro de los dos años siguientes a la presentación de la declaración de renta del periodo en que ocurrió la irregularidad, como se explica en el artículo sobre la prescripción de la facultad sancionatoria de la Dian.
Contra la resolución sanción procede el recurso de reconsideración, que debe interponerse dentro de los dos meses siguientes a su notificación.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cada cuánto se debe actualizar el RUT?
Cada vez que cambie alguno de los datos informados en él: dirección, actividad económica, responsabilidades, representación legal y demás. No hay una periodicidad fija, de modo que si los datos no cambian, no hay que actualizarlo.
¿El RUT se vence o hay que renovarlo cada año?
No. El RUT no tiene fecha de vencimiento ni renovación anual. Lo que sí cambia es la fecha de generación del documento cuando se descarga una copia, que no coincide necesariamente con la última actualización realizada.
¿Es obligatorio actualizar el RUT?
Sí. No es optativo, porque el RUT debe corresponder a la realidad del contribuyente. Si no se actualiza dentro del mes siguiente al cambio, se causa la sanción por día de retraso.
¿Cuánto cuesta no actualizar el RUT?
Una UVT por cada día de retraso, o dos UVT diarias si lo desactualizado es la dirección o la actividad económica. La norma no fijó un tope, de modo que la sanción crece indefinidamente con el tiempo.
¿Se puede reducir la sanción por no actualizar el RUT?
No. El artículo 640 del estatuto tributario la excluye expresamente de la reducción por gradualidad, y tampoco le aplica la sanción mínima, de modo que se paga exactamente por los días de retraso.
¿Debo actualizar el RUT si ya no estoy obligado a declarar renta?
Sí. Dejar de tener una responsabilidad también es un cambio que obliga a actualizar el RUT, y mantenerla informada cuando ya no existe puede generar requerimientos por obligaciones que no le corresponden.
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Cordial saludo.
Agradecería si pudieran informarme si hay alguna sanción por no declarar para una persona natural que tiene en el RUT la responsabilidad 05 y, por el año gravable 2022, no está obligada a presentar declaración de renta, pero le ha sido imposible conseguir cita para eliminar esa responsabilidad y el vencimiento está muy próximo.
O, en todo caso, ¿tendría que declarar así no esté obligado?
Por favor, una respuesta, es urgente. Gracias.
Si no supera topes, no debe declarar, pero sí debe actualizar el RUT para eliminar la responsabilidad.