En este artículo 17 secciones
- Por qué el cambio de razón social afecta la facturación.
- El orden del trámite.
- Cómo cambiar la razón social en el RUT.
- El caso de la homonimia.
- Actualizar la autorización de numeración.
- Qué hacer si el sistema no permite la actualización.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo cambio la razón social en el RUT?
- ¿Puede hacer el trámite alguien distinto del representante legal?
- ¿Cambia el NIT si cambio la razón social?
- ¿Debo cambiar la resolución de facturación?
- ¿Las facturas expedidas antes del cambio siguen siendo válidas?
- ¿La homonimia impide actualizar el RUT?
- ¿Qué hago si el sistema no me deja actualizar el nombre?
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Cuando el contribuyente cambia de razón social conserva el mismo NIT, pero cambia la otra mitad de su identificación, y eso obliga a actualizar el RUT y, enseguida, la autorización de numeración de facturación, para dar cumplimiento al literal b) del artículo 617 del estatuto tributario. ¿Cómo se hace el trámite y en qué orden?
La identificación de un contribuyente tiene dos componentes: la razón social y el NIT. Igual que una persona natural se identifica con nombre y número de cédula.
Cuando se cambia la razón social se está cambiando una de esas dos mitades, así el número siga siendo el mismo. Y como la factura debe contener la razón social del vendedor, la factura antigua deja de corresponder con la identificación oficial del contribuyente.
De ahí la exigencia de correspondencia: los documentos que emanan del contribuyente y que tienen efecto frente a terceros (facturas, estados financieros, certificados) deben reflejar su identificación vigente. Qué va exactamente en cada campo lo desarrollamos en el artículo sobre la razón social y el nombre comercial en la factura.
El orden del trámite.
El orden importa, porque cada paso es requisito del siguiente y saltárselo obliga a devolverse:
- Formalizar el cambio de razón social ante notaría y cámara de comercio, que es un trámite comercial, no tributario.
- Actualizar el RUT con la nueva razón social.
- Actualizar la autorización de numeración de facturación.
- Actualizar la parametrización del software de facturación y la representación gráfica.
Mientras el RUT no esté actualizado, la Dian no reconocerá el nuevo nombre, y mientras la numeración no lo esté, la factura seguirá saliendo con la razón social anterior.
Este es el punto donde más gente se atasca, porque el trámite no se puede hacer en línea.
La actualización de la razón social debe hacerse de forma presencial en una oficina de la Dian, previa cita, y no se puede adelantar desde la plataforma como ocurre con la mayoría de las actualizaciones del RUT.
Para el trámite se debe adjuntar el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio en el que conste el cambio y figure el nuevo nombre.
El trámite lo puede adelantar el representante legal o un apoderado o delegado suyo, debidamente facultado, de modo que no es necesario que el representante asista en persona.
Cambio de nombre de la persona natural.
El mismo razonamiento aplica a la persona natural que cambia de nombre, por ejemplo tras un proceso de corrección del registro civil o de cambio de nombre ante notaría.
Como su razón social es su propio nombre, debe actualizar el RUT para que concuerde con su documento de identidad, y luego actualizar la facturación.
El caso de la homonimia.
Cuando una persona cambia de nombre puede ocurrir que el nuevo nombre coincida con el de otra persona, y de ahí la preocupación por la homonimia.
El punto se resuelve rápido: la homonimia no tiene consecuencia alguna frente al RUT ni frente a la Dian, porque la persona conserva su mismo número de identificación, tanto en la cédula como en el RUT.
La Dian no puede negar la actualización del RUT alegando que el nuevo nombre genera homonimia. El RUT se actualiza con base en lo que diga el documento de identidad, y eso es lo único que la entidad debe validar.
En el formulario de actualización existen opciones específicas para estos casos, que distinguen la situación de quien ya tiene NIT de la de quien no lo tiene. Es importante elegir la que corresponda, porque cada una activa una validación distinta en el sistema.
Actualizar la autorización de numeración.
Una vez actualizado el RUT hay que ocuparse de la facturación, porque las facturas que se sigan expidiendo con la razón social anterior incumplen el literal b) del artículo 617 del estatuto tributario.
Recordemos lo que exige la norma:
«Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.»
Como la autorización de numeración vigente quedó expedida a nombre de la razón social anterior, hay que gestionar la que corresponda a la nueva. El trámite, la vigencia y qué hacer con la numeración no consumida lo explicamos en el artículo sobre la resolución de facturación.
Y no se olvide la parametrización: la razón social debe actualizarse en el software y en la representación gráfica de la factura, porque en la factura electrónica la validación previa verifica la correspondencia entre el NIT y la razón social registrada en el RUT.
Qué pasa con las facturas ya expedidas.
Las facturas expedidas antes del cambio conservan plena validez y no hay que hacerles nada. Fueron correctas al momento de su expedición, que es lo que cuenta.
Y para el comprador, esas facturas siguen sirviendo como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, porque el cambio posterior de razón social del vendedor no las afecta.
De acuerdo con nuestro criterio, tampoco hay que anularlas ni reexpedirlas, y hacerlo sería un error, según explicamos en el artículo sobre la anulación de facturas electrónicas y notas crédito.
Qué hacer si el sistema no permite la actualización.
Es una situación frecuente y desesperante: el sistema arroja un error relacionado con el nombre y no deja completar la actualización.
Si los datos que se están ingresando son correctos y coinciden con el documento de identidad o con el certificado de cámara de comercio, el problema es del sistema y no del contribuyente.
En ese caso el camino es solicitar soporte a la Dian mediante una PQR, dejando constancia del error, o insistir presencialmente con los documentos soporte. Lo que no conviene es forzar el trámite con datos distintos a los del documento oficial, porque eso genera una inconsistencia mayor.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
De forma presencial en una oficina de la Dian, con cita previa, adjuntando el certificado de existencia y representación legal en el que conste el cambio. No se puede hacer por internet.
¿Puede hacer el trámite alguien distinto del representante legal?
Sí. Lo puede adelantar un apoderado o una persona delegada por el representante legal, debidamente facultada.
No. El NIT se conserva. Lo que cambia es la otra mitad de la identificación del contribuyente, que es el nombre.
¿Debo cambiar la resolución de facturación?
Sí. La autorización vigente quedó expedida a nombre de la razón social anterior, así que hay que gestionar la que corresponda al nuevo nombre y actualizar la parametrización del software.
¿Las facturas expedidas antes del cambio siguen siendo válidas?
Sí. Fueron correctas al momento de su expedición y conservan plena validez, tanto para el emisor como para el comprador que las use como soporte. No hay que anularlas ni reexpedirlas.
¿La homonimia impide actualizar el RUT?
No. La persona conserva su mismo número de identificación, y la Dian actualiza el RUT con base en lo que diga el documento de identidad, que es lo único que debe validar.
¿Qué hago si el sistema no me deja actualizar el nombre?
Si los datos coinciden con el documento oficial, solicite soporte a la Dian mediante una PQR. No fuerce el trámite con datos distintos, porque genera una inconsistencia mayor.
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No me deja actualizar el RUT, y el error dice que es el nombre.
En tal caso, si el nombre es correcto, deberá solicitar soporte a la DIAN. Puede hacerlo mediante un PQR.
Buenas tardes, ¿para realizar el cambio de razón social de forma presencial, puede presentarse una persona delegada por el representante legal?
Sí, el cambio puede hacerlo un representante o apoderado del representante legal.