Retenciones en la fuente asumidas

Una retención asumida es la que el agente de retención paga con su propio dinero porque no se la descontó a quien debía, ya sea por olvido o porque pactó un pago neto, y el artículo 370 del Estatuto Tributario lo obliga a responder por ella. Ese pago se contabiliza como gasto, no es deducible del impuesto de renta y, según nuestro criterio, no debería certificarse mientras el sujeto pasivo no lo reembolse. ¿Cómo se maneja cada uno de esos frentes?

Qué son las retenciones asumidas.

Son las retenciones que el agente paga de su bolsillo, sin haberlas descontado del pago hecho al proveedor o al trabajador.

El beneficiario recibe el ciento por ciento del valor facturado, como si no hubiera retención, y el agente de retención declara y consigna ese valor como si la hubiera practicado.

Dicho de otro modo: el agente asume una carga que legalmente correspondía al sujeto pasivo, porque la obligación de retener recae sobre él y la ley no acepta que deje de cumplirla.

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Por qué surgen.

Hay dos situaciones típicas y conviene distinguirlas, porque una es un error y la otra una decisión comercial.

La primera es el olvido. El agente no practicó la retención que debía y, al advertirlo, ya hizo el pago completo. Ahí no tiene alternativa: debe asumirla, como explicamos en el artículo sobre qué pasa si no practico retenciones en la fuente.

La segunda es el pago neto pactado. Ocurre cuando el beneficiario exige recibir una suma exacta, situación frecuente en los pagos al exterior, donde el proveedor extranjero no acepta descuentos y el contratante termina asumiendo la retención para cerrar el negocio.

El tratamiento tributario es el mismo en los dos casos, aunque el origen sea distinto.

El agente de retención responde por lo que no retuvo.

El fundamento de la figura está en el artículo 370 del Estatuto Tributario:

«No realizada la retención o percepción, el agente responderá por la suma que está obligado a retener o percibir, sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga la obligación. Las sanciones o multas impuestas al agente por el incumplimiento de sus deberes serán de su exclusiva responsabilidad.»

La norma dice tres cosas que conviene separar. El agente responde por el valor que debió retener; conserva el derecho de cobrárselo al sujeto pasivo; y las sanciones que se le impongan son exclusivamente suyas.

Ese último punto limita el reembolso de forma importante: el agente puede recuperar del proveedor el valor de la retención, pero no los intereses moratorios ni las sanciones que haya tenido que pagar por su propia omisión.

De acuerdo con nuestro criterio, ese derecho de reembolso es el punto débil de la figura, porque depende de la voluntad del sujeto pasivo o de un cobro que casi nunca compensa el esfuerzo cuando los valores son pequeños.

Contabilización de las retenciones asumidas.

El registro tiene dos partes y conviene no confundirlo con el de una retención ordinaria, que no afecta el resultado.

La retención asumida se lleva al gasto, en la cuenta 531520 del plan único de cuentas, denominada «Impuestos asumidos», que hace parte de los gastos no operacionales dentro de los gastos extraordinarios.

La contrapartida es la cuenta 2365 del pasivo, porque el valor debe consignarse a la Dian al presentar la declaración de retención del periodo.

Supongamos un pago por servicios de $1.000.000 al que correspondía una retención del 4% que no se practicó y que la empresa decide asumir:

Si el agente logra después que el proveedor le reembolse el valor, el gasto desaparece, porque en realidad no lo soportó, y el registro se reversa contra la cuenta por cobrar respectiva.

Las retenciones asumidas no son deducibles.

Es la consecuencia que más consultas genera y la respuesta es clara: no son deducibles del impuesto de renta.

La razón está en el artículo 107 del Estatuto Tributario, que exige que las expensas tengan relación de causalidad con la actividad productora de renta y sean necesarias y proporcionadas, requisitos que desarrollamos en el artículo sobre los requisitos generales de las deducciones.

Cuando la empresa paga un impuesto que no le corresponde, no puede sostener que ese pago sea necesario para producir su renta, ni que tenga relación de causalidad con ella. Es un pago que estaba en cabeza de un tercero.

Opera además un principio general: los acuerdos entre particulares no son oponibles al fisco. Que el contratante haya aceptado asumir la retención para cerrar un negocio no altera quién es el obligado frente al Estado.

Lo mismo aplica a cualquier otro impuesto asumido. Si la empresa paga el impuesto de un tercero por una política comercial, ese pago se contabiliza en la misma cuenta 531520 y tampoco es deducible.

¿Se deben certificar las retenciones asumidas?

Es el punto más discutido de esta figura y donde conviene fijar posición, porque la doctrina de la Dian y el criterio de este sitio no coinciden.

La Dian, en el concepto 042076 de 2004, sostuvo que las retenciones asumidas deben ser certificadas por el agente que las asumió, y que el certificado se expide a nombre del sujeto pasivo al que no se le retuvo.

De acuerdo con nuestro criterio, no debería expedirse ese certificado mientras no haya reembolso, y la razón es material: no hubo retención y no se puede certificar algo que no existió.

Por qué sostenemos que no procede.

El sujeto pasivo no vio disminuido su pago ni anticipó nada de su impuesto. Recibió el ciento por ciento de lo facturado.

Quien anticipó el impuesto fue el agente de retención, con recursos propios, respondiendo por su propia omisión. No hay razón para que ese pago beneficie a un tercero que no aportó nada.

De expedirse el certificado, el sujeto pasivo obtendría un doble beneficio: recibió el pago completo y además descontaría de su impuesto una retención que nunca soportó.

La salida razonable es condicionar el certificado al reembolso. Si el sujeto pasivo devuelve al agente el valor de la retención, entonces sí hubo retención en sentido material y procede expedirlo con los requisitos de ley.

Además, emitir un certificado sobre una operación inexistente (la retención), es un hecho que podría calificarse como falsead ideológica en documento privado, pues se está haciendo constar algo que no corresponde con la realidad.

Sin embargo, la Dian, así como exige certificar una retención no practicada, bien podría imponer una sanción por o expedir ese certificado, así que es decisión de cada contribuyente si certifica o no una retención que asumió.

El riesgo para quien descuenta una retención asumida.

Hay además un argumento normativo que conviene conocer y que planteó un lector en este mismo espacio.

El artículo 373 del Estatuto Tributario dispone que los contribuyentes deducirán del impuesto de renta «el valor del impuesto que les haya sido retenido», y una retención asumida no le fue retenida a nadie.

En el mismo sentido, el reglamento se refiere a las retenciones «que le hubieren practicado» al contribuyente en el ejercicio fiscal, expresión que tampoco cubre el valor que el agente asumió con recursos propios.

A eso se suma un elemento práctico: el formato 1001 de información exógena distingue las retenciones practicadas de las asumidas, de modo que la Dian tiene el dato y puede cruzarlo.

De acuerdo con nuestro criterio, descontar en la declaración de renta una retención que figura reportada como asumida es un riesgo que no compensa, y por eso la vía correcta es el reembolso previo.

Cómo se reportan en información exógena.

Las retenciones asumidas se reportan igual que las practicadas, en el formato 1001, que corresponde a los pagos o abonos en cuenta y las retenciones en la fuente.

La norma que lo regula es la Resolución Única Tributaria de la Dian, que se actualiza cada año, y que al describir el contenido del formato se refiere a los valores de las retenciones «practicadas o asumidas» a título de renta, IVA y timbre.

No existe un concepto para reportar retenciones.

Es la duda operativa más frecuente al diligenciar el formato, y tiene una explicación sencilla.

Al revisar el formato 1001 no aparece ningún concepto para registrar retenciones, a diferencia de lo que ocurre con los pagos, que sí tienen su código. Por ejemplo, los servicios se reportan bajo el concepto 5004.

La razón es que la retención no se reporta de forma independiente: sigue al pago. Se reporta el pago con su concepto y, dentro de esa misma fila, van las columnas de retenciones practicadas y de retenciones asumidas.

Si se pagaron $10.000.000 por servicios y se practicó una retención de $400.000, se reporta el pago bajo el concepto de servicios y la retención en la columna correspondiente de esa fila. Si esa retención se asumió, va en la columna de asumidas.

Por eso el formato exige identificar el beneficiario del pago, el monto, el IVA y las retenciones asociadas, todo en el mismo registro.

Hay que reportar aunque no se haya practicado ninguna retención.

Conviene aclararlo porque muchos agentes de retención creen que la obligación de reportar nace de haber retenido.

La resolución de exógena señala como obligados a reportar a los contribuyentes obligados a practicar retenciones o autorretenciones, en renta, IVA y timbre. No dice que la obligación surja de haberlas practicado efectivamente.

En consecuencia, quien tiene esa responsabilidad en el RUT debe presentar el reporte aunque durante el año no haya practicado una sola retención.

Es una diferencia importante frente a la declaración mensual de retención, que sí está exceptuada cuando no hubo retenciones en el periodo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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