Certificado de retención en la fuente

El agente de retención debe expedir un certificado por cada retención que practique, con los requisitos de los artículos 378 a 381 del Estatuto Tributario y dentro de los plazos que fija el gobierno. No es un trámite accesorio: sin ese certificado el sujeto pasivo no puede descontar la retención en su declaración, de modo que terminaría pagando dos veces el mismo impuesto. ¿Qué debe contener, cuándo se expide y qué hacer si no se lo entregan?

Obligación de expedir el certificado.

Todo agente de retención que practique retenciones está obligado a expedir el certificado correspondiente, a nombre del sujeto pasivo y dentro de los plazos del reglamento.

La obligación no depende de que el sujeto pasivo lo pida ni de que declare renta. Nace del solo hecho de haber retenido.

Su incumplimiento está sancionado con el 5% de los pagos no certificados, según el artículo 667 del Estatuto Tributario, como desarrollamos en el artículo sobre la sanción por no expedir certificados de retención.

Conviene además saber que expedir un certificado sin el lleno de los requisitos legales equivale a no haberlo expedido, de modo que el agente queda expuesto a la misma sanción.

Plazos para expedir el certificado de retención.

Los plazos dependen del impuesto al que corresponda la retención y no son los mismos para todos, de modo que conviene tenerlos separados.

Certificados de retención a título de renta.

Las retenciones practicadas a título de renta por conceptos como salarios, servicios, compras u honorarios se certifican hasta el último día hábil del mes de marzo del año siguiente, según el artículo 1.6.1.13.2.40 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 2229 de 2023.

La redacción anterior fijaba el 31 de marzo como fecha fija. Hoy el plazo es el último día hábil de marzo, de modo que se corre cuando ese día cae en fin de semana o festivo.

En el mismo plazo se expiden los certificados por retenciones a título del gravamen a los movimientos financieros, que practican las entidades financieras.

Certificados de retención a título de IVA.

El plazo es mucho más corto y está en el artículo 1.6.1.13.2.42 del decreto 1625 de 2016:

«Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las retenciones practicadas, un certificado dentro los quince (15) días calendario siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se practicó la retención, que cumpla los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.12.13. del presente decreto.»

Los quince días se cuentan respecto del periodo gravable del IVA del sujeto pasivo objeto de retención, que puede ser bimestral, cuatrimestral o anual en el caso del régimen simple de tributación.

La razón del plazo breve es evidente: el responsable del IVA necesita el certificado para acreditar las retenciones que va a declarar en ese mismo periodo, y no puede esperar a marzo del año siguiente.

Certificado de ingresos y retenciones.

El certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones tiene su propio plazo dentro del calendario tributario anual, que suele vencer en la segunda quincena de marzo.

Conviene consultar el decreto de plazos de cada año, porque esta fecha no coincide necesariamente con la de los demás certificados de renta.

Requisitos del certificado de retención.

Los requisitos cambian según el concepto que se certifique, y confundirlos es la causa más frecuente de certificados inválidos. Son tres regímenes distintos.

Certificado de retención por ingresos laborales.

Cuando la retención se practicó sobre pagos laborales, el certificado es anual y debe expedirse en el formato que prescriba la Dian. Lo dispone el artículo 378 del Estatuto Tributario:

«Los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados, un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el formato que prescriba la Dirección General de Impuestos Nacionales.»

Ese formato es el formulario 220, «Certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones», que trae todos los datos y valores exigidos y su propio instructivo. No se puede reemplazar por un documento libre. El artículo 379 del Estatuto Tributario exige que contenga:

1. El formulario debidamente diligenciado.
2. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
3. Apellidos y nombres del asalariado.
4. Cédula o NIT del asalariado.
5. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
6. Cédula o NIT del agente retenedor.
7. Dirección del agente retenedor.
8. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
9. Firma del pagador o agente retenedor, quien certifica que los datos son verdaderos, que no existe otro pago o compensación a favor del trabajador por el periodo certificado y que los pagos y retenciones se realizaron conforme a las normas.

Obsérvese que el certificado debe incluir los pagos aunque no hayan generado retención. Es el caso de las cesantías, que no están sujetas a retención pero sí deben figurar en el formulario.

Certificado por conceptos distintos a ingresos laborales.

Para las retenciones a título de renta por compras, servicios, honorarios, arrendamientos y demás conceptos, los requisitos son los del artículo 381 del Estatuto Tributario:

1. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
3. Dirección del agente retenedor.
4. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
5. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
6. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
7. La firma del pagador o agente retenedor.

Aquí no hay formato oficial, de modo que el agente de retención puede diseñar el suyo siempre que incluya los siete datos.

Certificado de retención a título de IVA.

El certificado de reteiva tiene requisitos propios, señalados en el artículo 1.6.1.12.13 del decreto 1625 de 2016:

1. Fecha de expedición del certificado.
2. Periodo y ciudad donde se practicó la retención.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
4. Dirección del agente retenedor.
5. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
6. Monto total y concepto de la operación, venta de bienes gravados o prestación de servicios, sin incluir IVA.
7. Monto del IVA generado en la operación.
8. Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada.
9. Firma del agente retenedor y su identificación.

La diferencia con el certificado de renta está en que aquí deben figurar dos valores: la base de la operación sin IVA y el IVA generado, porque la retención se calcula sobre el segundo, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente por IVA.

Modelo de certificado de retención en la fuente.

Para los conceptos distintos a ingresos laborales puede utilizarse un documento propio como el siguiente, que reúne los siete requisitos del artículo 381 del Estatuto Tributario.

El modelo puede ajustarse libremente en su presentación, pero no puede omitir ninguno de los siete datos exigidos, porque su ausencia lo invalida.

Quién debe firmar el certificado.

El certificado lo firma el pagador o el agente de retención, según el literal g) del artículo 381 y el literal i) del artículo 379 del Estatuto Tributario.

Tratándose de personas naturales firma la persona natural o su representante; tratándose de personas jurídicas, su representante legal.

No es necesario que el representante legal firme personalmente cada certificado. El artículo 1.6.1.12.12 del decreto 1625 de 2016 lo permite:

«Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.»

Es la solución práctica para quien debe expedir cientos de certificados en marzo, y evita que la falta de firma autógrafa se convierta en un defecto formal.

Qué hacer si no le expiden el certificado.

Es la consulta más frecuente sobre esta materia y tiene una respuesta que conviene conocer antes de llegar a marzo.

La regla de partida es estricta. El artículo 374 del Estatuto Tributario condiciona la imputación de la retención a la existencia del certificado:

«El impuesto retenido será acreditado a cada contribuyente en la liquidación oficial del impuesto sobre la renta y complementarios del correspondiente año gravable, con base en el certificado que le haya expedido el retenedor.»

Sin certificado, la Dian rechaza la retención en una revisión, porque es un requisito expresamente establecido por la ley.

La sustitución del certificado.

La ley previó que el contribuyente puede quedar sin certificado por causas ajenas a él, y por eso el parágrafo 1 del artículo 381 del Estatuto Tributario permite reemplazarlo:

«Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.»

La norma contempla dos documentos y conviene revisarlos por separado, porque de acuerdo con nuestro criterio ninguno de los dos funciona hoy.

La factura dejó de servir para esto.

La norma es de 1989 y pensaba en una factura en papel sobre la cual el pagador podía dejar constancia de la retención practicada.

Con la facturación electrónica eso ya no es posible. La factura la expide el vendedor, que es precisamente el retenido, y se genera antes de que el comprador practique la retención, de modo que no puede contener ni el concepto ni la cuantía de lo retenido, que son los datos que la norma exige.

Y el soporte del pago nunca llega al retenido.

La segunda rama de la norma se refiere al documento donde conste el pago, que es el comprobante de egreso. Ese documento sí discrimina la retención, porque lo elabora quien retiene.

Pero es un documento interno del agente, destinado a su propia contabilidad, y el retenido no lo recibe.

Ahí está el problema, porque la sustitución solo opera cuando el agente incumplió su obligación de certificar. Quien no expide un documento que la ley le exige difícilmente entregará uno que no le exige.

De acuerdo con nuestro criterio, la norma sí funcionaba cuando el pago se hacía contra firma: el beneficiario firmaba el comprobante de egreso al recibir el cheque y conservaba una copia con la retención descontada, sin depender de la voluntad posterior del agente. Con la transferencia electrónica ese momento desapareció.

El resultado es que no hay sustituto.

De acuerdo con nuestro criterio, la sustitución del parágrafo 1 sobrevive en el texto pero está vacía en la práctica: el retenido sin certificado no tiene hoy una prueba alternativa a su alcance.

Subsiste un supuesto residual, y conviene mencionarlo. Algunas empresas envían al proveedor un comprobante o detalle de pago con las retenciones discriminadas, por portal o por correo, y ese documento sí queda en poder del retenido.

Pero es un caso de poca utilidad para lo que la norma pretende, porque la empresa que tiene esa práctica es justamente la que expide el certificado.

En consecuencia, la vía efectiva no es buscar un documento sustituto sino exigir el certificado, y de ser necesario reportar el incumplimiento, con las consecuencias que desarrollamos en el artículo sobre la sanción por no expedir certificados de retención.

La sustitución es además subsidiaria.

Aun en el supuesto residual anterior, no se trata de una opción que el contribuyente pueda escoger.

La Dirección de Gestión Jurídica de la Dian lo señaló en el concepto 1513 del 3 de marzo de 2024, radicado interno 100202208-0447: la posibilidad de sustituir el certificado solo está concebida cuando el agente retenedor, estando obligado a expedirlo, no lo hizo.

En consecuencia, si el certificado existe, es ese el documento que debe usarse.

Esa sustitución tampoco aplica a las retenciones por ingresos laborales, porque el parágrafo pertenece al artículo 381, que regula los conceptos distintos a salarios. El asalariado sin formulario 220 no tiene alternativa.

No se aceptan otras pruebas.

Conviene advertirlo porque muchos contribuyentes intentan acreditar la retención con la contabilidad o con el soporte bancario.

La ley reguló de forma expresa cómo se prueban las retenciones practicadas, y fuera del certificado y del documento sustituto que cumpla sus requisitos no se admiten otros medios. Así lo señaló la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 17774 del 19 de mayo de 2011:

«Del análisis de los documentos citados se concluye que no le asiste razón a la demandante, pues, ni la contabilidad, ni el certificado del Revisor Fiscal, ni el dictamen pericial son elementos de prueba suficientes para aceptar como anticipo del impuesto del periodo en cuestión el monto de las retenciones en la fuente desconocidas por la Administración.»

El soporte bancario tampoco sirve, por la misma razón: no contiene el concepto, la tarifa ni la cuantía de la retención, que son los datos que la norma exige.

Qué puede hacer el retenido.

Frente al agente que no expide el certificado, el sujeto pasivo tiene dos vías y conviene agotarlas en orden.

• Requerir por escrito al agente de retención, dejando constancia de la solicitud y del plazo concedido.
• Reportar el incumplimiento a la Dian, que puede sancionarlo con el 5% de los pagos no certificados. En el curso de ese procedimiento el agente tendrá que expedir el certificado para acceder a la reducción de la sanción.

De acuerdo con nuestro criterio, esas dos vías son en la práctica las únicas, porque el documento sustituto que la ley previó no está al alcance del retenido. De ahí que reportar el incumplimiento no sea un recurso último sino el camino que efectivamente conduce al certificado.

Un caso en que la ley ya eliminó el certificado.

El parágrafo 2 del artículo 381 del Estatuto Tributario faculta al Gobierno para eliminar la obligación de expedir certificados, creando mecanismos automáticos de imputación que los sustituyan.

Esa facultad ya se ejerció en un supuesto concreto, y conviene conocerlo porque afecta a quien contrata con el Estado.

Los artículos 1.3.2.2.3 y 1.3.2.2.5 del decreto 1625 de 2016 disponen que las retenciones que practican las entidades ejecutoras del presupuesto general de la nación a través del SIIF constan en comprobantes electrónicos que se reportan a la Dian.

Tratándose de retenciones de IVA y de renta por conceptos distintos a salarios, el sujeto pasivo imputa en su declaración los valores que consten en esos comprobantes, y la entidad no tiene obligación de expedir certificado.

La obligación subsiste, en cambio, para los certificados por concepto de salarios, que esas entidades sí deben expedir conforme a las reglas generales.

El régimen completo de esas entidades, incluida su particularidad de retener en el momento del pago, está en el artículo sobre la retención en la fuente en las entidades del sector público.

Un requisito que la tecnología volvió obsoleto.

Conviene decirlo aunque la ley siga exigiéndolo, porque explica por qué este trámite genera tanta fricción.

El certificado nació cuando la Dian no tenía forma de verificar las retenciones sino a través del propio documento. Hoy recibe la facturación electrónica en línea y la información exógena de todos los agentes de retención.

De acuerdo con nuestro criterio, el reporte de información exógena debería bastar como soporte de las retenciones declaradas, y mantener el certificado como requisito de procedencia traslada al contribuyente el costo de perseguir a un tercero que incumplió su obligación.

Mientras la norma no cambie, sin embargo, el certificado sigue siendo indispensable, y quien no lo consiga perderá la retención aunque la Dian tenga el dato reportado.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.