Documento equivalente a la factura

El documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no Obligados a facturar. El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla.

Documentos equivalentes a la factura

1. Los tiquetes de máquina registradora.
2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
3. Los tiquetes de transporte.
4. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
7. Derogado por el art. 19, Decreto Nacional 1001 de 1997.
8. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).

Requisitos del documento equivalente

Decreto 1165 de 1996. Artículo 6. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Los documentos equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Máquinas registradoras

a) Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Descripción de los bienes o servicios.
5. Valor total de la transacción.
b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.

Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y nit del vendedor o de quien preste el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Valor total de la transacción.
2. Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones
a) Boletas de ingreso a cine.

Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
b) Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Descripción específica o genérica del servicio.
4. Fecha.
5. Valor de la operación.
3. Recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.

Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
4. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de extracto.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
5. Factura electrónica
La factura electrónica deberá ser expedida de acuerdo con las condiciones señaladas en el Decreto 1094 de junio 21 de 1996.

Documento equivalente en las compras que el Régimen común haga al Régimen simplificado.

Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;
c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d) Fecha de la operación;
e) Concepto;
f) Valor de la operación;
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

Artículo 4°. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.

Documento equivalente como soporte de costos y gastos

Siempre que el documento equivalente cumpla con los requisitos mínimos para su validez, y sea expedido por una persona que no este obligada a facturar, el documento equivalente constituye prueba suficiente para soportar los correspondientes costos y deducciones.

Para complementar:

• Obligados a facturar
• Requisitos de la factura
• Sanciones por facturación
• ¿Cuándo un trabajador independiente debe facturar?
• Personas no obligadas a expedir factura
• Agricultores obligados a expedir factura
• Consecuencias por expedir facturas con la resolución de facturación vencida o sin ella
• Cuidado con la anulación de las facturas
• Facturación en ventas masivas al detal
• Facturación en los consorcios
• Facturación en el contrato de mandato
• Facturación de pagos parciales o “anticipos”
• Factura cuando hay más de un adquiriente

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