Facturación electrónica — Obligados y requisitos

El estado en su intento de mejorar el control sobre las operaciones económicas que realizan sus ciudadanos ha implementado la factura electrónica, que llega a reemplazar la factura de papel o de talonario, y la factura por computador.

Qué es una factura electrónica.

factura-electronica

La factura electrónica es un documento que contiene todos los datos y requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, que el artículo 1.6.1.4.1.2 del decreto 1625 define en los siguientes términos:

«Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen de la presente Sección en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.»

La factura electrónica es una factura en toda regla, sólo que es generada por sistemas electrónicos que garantizan su integridad y su origen.

Obligados a expedir facturas electrónicas.

El artículo 6 de la resolución 000042 de 2020 expedida por la Dian señala los siguientes contribuyentes están obligados facturar electrónicamente, que son:

  1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.
  2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
  3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
  4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
  5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
  6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.

Y la resolución 000042 de 2020 de la Dian señala en el artículo 32:

«Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal.»

Es decir que toda persona jurídica o natural obligada a facturar debe hacerlo electrónicamente, por lo que desaparece la factura de papel y la factura por computador.

Lo único que se debe tener presente es que existe un calendario para implementar la facturación electrónica con validación previa, y a partir de la fecha que le corresponda al contribuyente, ya no puede volver a expedir facturas que no sean electrónicas.

Factura electrónica como título valor

Plazo o calendario para la implementación de la factura electrónica.

La resolución 000042 de 2020 señala los plazos que los contribuyentes tienen para implementar la facturación electrónica.

Los plazos están fijados de acuerdo a la actividad económica principal que el contribuyente tenga en el Rut.

Descargue aquí el calendario de implementación de la facturación electrónica.

Estos plazos inician el 15 de junio de 2020 el primero de noviembre de 2020.

Cómo se implementa la facturación electrónica.

La facturación electrónica mediante validación previa se puede implementar utilizando tres medios o posibilidades:

  1. Facturador gratuito de la Dian.
  2. Operador o proveedor tecnológico.
  3. Facturador propio.

El facturador gratuito de la Dian es sencillo pero funcional, y es adecuado para pequeñas empresas o personas naturales que no realizan grandes operaciones.

El operador tecnológico permite subcontratar la facturación, y por tratarse de soluciones especializadas y externalizadas, son una buena posibilidad, aunque hay que pagar por el servicio.

Este tipo de proveedores son muy flexibles y permiten personalizar el proceso de facturación, y por lo general está ubicado en la nube con las ventajas y restos que esto supone.

El facturador propio implica que el contribuyente deba desarrollar su propio software de facturación, y gestionar directamente ante al Dian su validación y aprobación.

Procedimiento para implementar la facturación electrónica.

Para implementar la facturación electrónica se debe surtir una serie de procedimientos ante la Dian:

  • El primer paso que se debe surtir es la habilitación de la facturación electrónica, no importa si va a facturar directamente o por intermedio de un operador tecnológico. La habilitación se puede llevar a cabo desde este enlace.
  • Elegir el sistema de facturación electrónica, que pue ser un software propio, de un tercero, o utilizando el facturador gratuito de la Dian.
  • Solicitar la resolución de autorización de facturación electrónica y de la factura de contingencia.
  • Solicitar una firma o certificado digital.

La firma o certificado digital es diferente a la firma electrónica, y puede ser adquirido por medio una casa de software contable o directamente con un proveedor tecnológico de los autorizados por la Dian, que puede consultar aquí.

La resolución de facturación electrónica es distinta a la resolución de facturación tradicional, por tanto, para implementar la facturación electrónica se debe solicitar una nueva resolución para el efecto, que se puede hacer desde la plataforma de la Dian ingresando como usuario registrado.

Es importante que se gestione tanto la resolución de autorización de la factura electrónica como la resolución de la factura de contingencia, para que, en los casos de falla del sistema de la Dian, se puedan elaborar temporalmente las facturas de contingencia.

Facturación electrónica de prueba.

Una vez la Dian ha habilitado la facturación electrónica del contribuyente, este debe elegir la solución de facturación, y cualquiera que elija (propia, proveedor tecnológico, gratuito de la Dian), debe superar un proceso de prueba en la que se deben generar facturas de venta, notas débito y notas crédito.

Una vez se supera la generación de documentos de prueba, la Dian autoriza el facturador probado por el contribuyente, y automáticamente actualiza el Rut del contribuyente adicionando la responsabilidad 52.

Facturación electrónica cuando el cliente no se identifica

Asociar prefijos de facturación electrónica.

Cuando se ha superado todo el proceso se habilita en la plataforma de la Dian la opción de asociar prefijos de facturación, que corresponde a los autorizados por la Dian en las resoluciones de facturación, que repetimos, son 2:

  1. Resolución de facturación electrónica.
  2. Resolución de facturación por contingencia.

Hasta tanto el contribuyente no tenga estas dos resoluciones no podrá agregar rangos de facturación, y una vez los tenga en la cuenta de facturación electrónica de la Dian le aparecerá la opción de agregar los prefijos y rangos autorizados.

asociar-prefijos

Para llegar a este sitio se debe ingresar desde esta url.

¡Importante!

Cuando se está en el proceso de habilitación y prueba de la facturación, se accede desde  esta url, que es diferente a la de producción.

  1. Habilitación y prueba: catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co
  2. Producción: catalogo-vpfe.dian.gov.co

Son dos micrositios diferentes, y para asociar los prefijos una vez se va facturar luego de superada la prueba, se debe ingresar desde catalogo-vpfe.dian.gov.co, pues desde el micrositio de habilitación no se pueden asociar prefijos ni se puede facturar.

Este procedimiento se debe hacer cualquiera sea la solución de facturación elegida por el contribuyente.

Aceptación y rechazo de la factura electrónica

Sanciones por incumplir los plazos para implementar la facturación electrónica.

La ley 2010 adicionó el parágrafo transitorio tercero al artículo 616-1 del estatuto tributario en el sentido de no imponer ninguna sanción a quienes estando obligados a implementar la factura electrónica no lo hagan, exoneración que va hasta el 31 de marzo de 2020, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

  1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
  2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.

Luego del 31 de marzo quien haya incumplido el plazo de implementación de la factura electrónica podrá ser sancionado por facturación.

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Déjenos su opinión

5 Opiniones
  1. Zulay Garnica Dice:

    En las causales de rechazo de la factura electrónica, dice que “…sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial”, se puede interpretar que si la factura no llega con algún soporte que yo como cliente exijo, como por ejemplo una correo de aprobacion del servicio, puedo rechazar la factura.

    O en que casos aplica eso de incumplimiento de requisitos propios d ela operación comercial?

    Gracias y quedo pendiente.

    Responder
  2. ELKIN REN Dice:

    la empresa donde laboro tiene plazo hasta abril del 2020 de expedir facturacion electronica, como lo indica el calendario. si yo opto por adelantar mi registro en la dian y realizar los documentos de prueba,se hace obligatorio expedir factura electronica al momento de hacerlo?

    Responder
  3. Alejandro Rendón Dice:

    la Resolución 20 de 2019 se cayó con la Ley 1943 de 2018 y hasta hoy no se ha expedido una resolución con un nuevo calendario de facturación electrónica (18/02/2020).

    Responder
  4. Karina Gutierrez Dice:

    Y la resolución 000042 de 2020 de la Dian señala en el artículo 32:
    Ustedes indican:
    «Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la……]]

    Pero yo entiendo que en el artículo 1 – Párrafo 32: Definiciones: Sujetos obligados a facturar:hablan de facturar pero la resolución no indica que deba ser facturación electrónica.En el artículo 7 indica de los NO obligados a facturar electrónicamente, contrario a lo que Ustedes indican,No todos deben facturar electrónicamente y que desaparezca la fra. de papel, pueden revisar esto?

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  5. JAIDIBE BERNAL TINOCO Dice:

    en una avicola me dicen que no me generan factura física, que no están obligados por que ellos lo hacen electronicamente,,,es esto cierto???

    Responder
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