Facturación electrónica

La factura electrónica reemplazó a la factura de papel y a la factura por computador, y hoy es la única forma válida de facturar salvo casos excepcionales, según el artículo 616-1 del estatuto tributario, modificado por la ley 2155 de 2021 y reglamentado por la resolución 000165 de 2023, compilada en la resolución 000227 del 23 de septiembre de 2025. ¿Qué es exactamente, qué se necesita para implementarla y cuándo se entiende expedida?

Qué es la factura electrónica.

Es una factura en toda regla; lo electrónico es el medio, no la naturaleza. El artículo 1.6.1.4.1 del decreto 1625 de 2016 la define así:

« La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, en lo sucesivo factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente. »

Dos elementos de esa definición explican casi todo lo demás: la factura se genera en un formato electrónico estructurado, que es un archivo XML, y solo está expedida cuando además se entrega al adquirente.

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Qué comprende el sistema de facturación.

La factura electrónica no es el único documento del sistema, y confundirlos causa errores costosos. El sistema de facturación comprende:

• La factura electrónica de venta, que es la regla general.
• Los documentos equivalentes, que la ley acepta en lugar de la factura para operaciones determinadas, como el tiquete P.O.S.
• El documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que expide el comprador.
• Las notas crédito y débito, la nómina electrónica y los demás documentos electrónicos que determine la Dian.

Todos ellos deben generarse y transmitirse electrónicamente, de modo que la digitalización no se agotó en la factura de venta.

Cuándo se entiende expedida la factura electrónica.

Esta es la diferencia práctica más importante frente a la factura de papel, y es la que sorprende a quien viene del talonario.

Señala el artículo 616-1 del estatuto tributario:

«La factura electrónica de venta solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente, cumpliendo además con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).»

Son tres pasos encadenados y ninguno es prescindible: se genera el documento, se transmite a la Dian para su validación previa y se entrega al adquirente. Una factura generada pero no validada, o validada pero nunca entregada, no está expedida y no sirve como soporte fiscal.

La única excepción es la falla tecnológica de la Dian. Cuando la validación previa no puede llevarse a cabo por razones atribuibles a la entidad, el obligado puede expedir y entregar la factura sin validación previa y transmitirla después.

La factura de papel es hoy la excepción.

El mismo artículo 616-1 fue categórico al respecto:

«La factura de talonario o de papel, solo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente.»

El papel quedó reducido, entonces, a un mecanismo de contingencia frente a una falla concreta y transitoria, y no a una opción que el contribuyente pueda escoger por comodidad o por volumen de operaciones.

Quiénes deben facturar electrónicamente.

Todos los obligados a facturar. No hay lista aparte ni tope de ingresos que active solo la obligación electrónica, tema que desarrollamos en el artículo sobre quiénes están obligados a facturar.

A ellos se suman quienes, sin estar obligados, optan por facturar, pues el parágrafo primero del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 los asimila a obligados. El detalle de las excepciones está en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar.

Cuándo debe empezar a facturar electrónicamente.

Desde la primera operación. No hay periodo de gracia general ni un plazo que dependa del tamaño del negocio: una empresa nueva debe resolver la habilitación antes de vender, y la persona natural que se convierte en responsable del IVA debe hacerlo desde la primera factura que expida.

La única prórroga vigente es la del régimen simple, que dispone de un plazo máximo de dos meses contados desde la inscripción en el RUT para adelantar la habilitación, según el artículo 1.5.1.2.1.1 de la resolución 000227 de 2025.

Cómo se implementa la facturación electrónica.

Hay tres caminos, y la elección depende del volumen de operaciones y del software contable que ya se tenga.

Para la mayoría de contribuyentes con contabilidad en un software comercial, lo más práctico es adquirir el módulo de facturación de la misma marca, porque evita la doble digitación y los descuadres entre lo facturado y lo contabilizado.

Procedimiento para implementar la facturación electrónica.

El proceso ante la Dian es el mismo cualquiera sea la solución elegida, y consta de estos pasos:

1. Habilitarse como facturador electrónico en el servicio informático de la Dian.
2. Elegir la solución de facturación: software propio, proveedor tecnológico o facturador gratuito.
3. Solicitar la resolución de autorización de numeración de la factura electrónica y la de la factura de contingencia.
4. Obtener el instrumento de firma electrónica o el certificado digital.
5. Superar el conjunto de pruebas y pasar a producción.
6. Asociar en la plataforma los prefijos y rangos autorizados.

Habilitación y pruebas.

Una vez habilitado, el contribuyente debe superar un proceso de prueba en el que genera facturas de venta, notas débito y notas crédito con la solución que eligió.

Superadas las pruebas, la Dian autoriza el facturador y actualiza automáticamente el RUT adicionando la responsabilidad 52, que identifica al facturador electrónico.

Conviene tener presente que el micrositio de habilitación y pruebas es distinto del de producción: en el de pruebas no se pueden asociar prefijos ni facturar operaciones reales. Es un error frecuente intentar facturar desde el ambiente de habilitación y concluir que la plataforma no sirve.

Las dos resoluciones de numeración.

No es una sola resolución sino dos, y omitir la segunda deja al contribuyente sin salida el día que falle el sistema:

• Resolución de autorización de numeración de factura electrónica de venta.
• Resolución de autorización de numeración de facturación por contingencia, para expedir facturas cuando se presente el inconveniente tecnológico.

Hasta que no se cuente con ambas no se pueden agregar rangos de facturación en la plataforma. Todo lo relativo a vigencia, agotamiento de la numeración y corrección de la resolución se explica en el artículo sobre la resolución de facturación, y lo referente a la extensión y autorización de los prefijos, en el de utilización de prefijos en la facturación.

La firma electrónica.

La firma electrónica que expide la Dian de forma gratuita, y que sirve para presentar declaraciones, no siempre es suficiente: para firmar los documentos electrónicos se requiere un certificado digital, que se adquiere con una entidad de certificación o a través del proveedor tecnológico.

Es un costo recurrente que conviene presupuestar, porque el certificado tiene vigencia limitada y su vencimiento paraliza la facturación de un día para otro.

Requisitos de la factura electrónica.

La factura electrónica debe cumplir, en primer lugar, los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario, y adicionalmente los propios del formato electrónico. Los principales son:

• Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
• Identificación del adquirente. Cuando el comprador no suministra sus datos, se registra la frase «consumidor final» y el NIT genérico 222222222222.
• Numeración consecutiva autorizada, con indicación del número, rango, fecha y vigencia de la autorización.
• Fecha y hora de generación, y fecha y hora de expedición, que corresponde a la de la validación.
• Detalle por líneas o ítems, con cantidad, unidad de medida, descripción específica, valor unitario y valor total de cada línea.
• Valor total de la operación, como sumatoria de las líneas.
• Forma de pago (contado o crédito, indicando el plazo) y medio de pago.
• Discriminación del IVA, del impuesto nacional al consumo y demás impuestos que apliquen, con su tarifa.
• Calidad de agente retenedor del IVA, autorretenedor de renta, gran contribuyente o contribuyente del régimen simple, cuando corresponda.
• El código único de factura electrónica (CUFE), que la identifica de forma inequívoca.

El desarrollo completo de cada requisito, incluidas las consecuencias de omitirlos, está en el artículo sobre los requisitos de la factura de venta.

Fecha de generación y fecha de expedición.

Son dos fechas distintas y conviene no confundirlas. La de generación es aquella en que el emisor crea y firma el documento; la de expedición es la de la validación por parte de la Dian, que es la que produce efectos fiscales.

Desde la adopción del anexo técnico 1.9, obligatorio a partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de generación debe coincidir con la de la firma, lo que en la práctica obliga a facturar el mismo día de la operación. Este punto, con las reglas de rechazo asociadas, lo tratamos en el artículo sobre si se puede hacer una factura con fecha del mes anterior.

Entrega de la factura al adquirente.

La entrega no es un trámite accesorio: sin ella la factura no se entiende expedida, por expresa disposición del artículo 616-1 del estatuto tributario.

Lo que debe entregarse no es un PDF suelto ni un XML suelto, sino el contenedor electrónico, que normalmente llega al correo del comprador como un archivo comprimido que contiene:

• El archivo XML de la factura, que es el documento con valor legal.
• El documento electrónico de validación de la Dian, con la leyenda «Documento validado por la DIAN».
• La representación gráfica en PDF, que es la versión legible para el ser humano.

Por eso, cuando el comprador solo recibe el PDF, le falta el respaldo del XML validado, y cuando solo recibe el XML, le falta la constancia de validación. Cómo abrir y consultar estos archivos lo explicamos en el artículo sobre cómo consultar la validez de una factura.

Y si la venta es a crédito, la entrega no cierra el ciclo: el comprador debe además hacer el acuse de recibo de la factura electrónica para que el documento sirva como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Qué hacer cuando falla el sistema.

El artículo 616-1 del estatuto tributario distingue dos situaciones que conviene no mezclar, porque la salida es distinta en cada una.

Falla de la Dian.

Si la validación previa no se puede realizar por razones tecnológicas atribuibles a la Dian, el obligado expide y entrega la factura sin validación previa y la transmite cuando el servicio se restablezca. La factura es válida desde su expedición.

Inconveniente tecnológico del contribuyente.

Si la falla es propia (se cayó internet, se dañó el equipo, se venció el certificado), procede la factura de talonario o de papel autorizada en la resolución de contingencia, que debe transmitirse a la Dian una vez superado el inconveniente.

De ahí la insistencia en gestionar desde el principio la resolución de contingencia: quien no la tiene simplemente no puede facturar el día que falle su sistema, y suspender las ventas no es una alternativa razonable.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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