Facturación electrónica

El estado, en su intento de mejorar el control sobre las operaciones económicas que realizan sus ciudadanos, ha implementado la factura electrónica, que llega a reemplazar la factura de papel o de talonario y la factura por computador.

Qué es una factura electrónica.

La factura electrónica es un documento que contiene todos los datos y requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, que el artículo 1.6.1.4.1.2 del decreto 1625 define en los siguientes términos:

«Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen de la presente Sección en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.»

La factura electrónica es una factura en toda regla, solo que es generada por sistemas electrónicos que garantizan su integridad y su origen.

Obligados a expedir facturas electrónicas.

El artículo 6 de la resolución 000042 de 2020, expedida por la Dian, señala que los siguientes contribuyentes están obligados a expedir facturas electrónicas:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas - IVA.
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2, parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en las ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas - IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE.

La resolución 000042 de 2020 de la Dian señala en el artículo 32:

«Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal.»

Factura electrónica como título valor.Requisitos y condiciones que debe cumplir la factura electrónica para que constituya título valor negociable.

Plazo para la implementación de la factura electrónica.

La facturación electrónica debe ser desde el primer momento en que un contribuyente inicia operaciones, de modo que si es una empresa nueva, debe primero gestionar lo relacionado con la facturación electrónica antes de iniciar sus operaciones.

Igual sucede con las personas naturales que se convierten en responsables del IVA, que desde la primera factura que emitan, debe ser electrónica.

Cómo se implementa la facturación electrónica.

La facturación electrónica, mediante validación previa, se puede implementar utilizando tres medios o posibilidades:

1. Facturador gratuito de la Dian.
2. Operador o proveedor tecnológico.
3. Facturador propio.

El facturador gratuito de la Dian es sencillo pero funcional, y es adecuado para pequeñas empresas o personas naturales que no realizan grandes operaciones.

El operador tecnológico permite subcontratar la facturación, y por tratarse de soluciones especializadas y externalizadas, son una buena posibilidad, aunque hay que pagar por el servicio.

Este tipo de proveedores son muy flexibles y permiten personalizar el proceso de facturación, y por lo general está ubicado en la nube, con las ventajas y riesgos que esto supone.

El facturador propio implica que el contribuyente deba desarrollar su propio software de facturación y gestionar directamente ante la Dian su validación y aprobación.

Procedimiento para implementar la facturación electrónica.

Para implementar la facturación electrónica se debe surtir una serie de procedimientos ante la Dian:

• El primer paso que se debe surtir es la habilitación de la facturación electrónica, no importa si va a facturar directamente o por intermedio de un operador tecnológico. La habilitación se puede llevar a cabo desde este enlace.
• Elegir el sistema de facturación electrónica, que puede ser un software propio, de un tercero, o utilizando el facturador gratuito de la Dian.
• Solicitar la resolución de autorización de facturación electrónica y de la factura de contingencia.
• Solicitar una firma o certificado digital.

La firma o certificado digital es diferente a la firma electrónica y puede ser adquirido por medio de una casa de software contable o directamente con un proveedor tecnológico de los autorizados por la Dian, que puede consultar aquí.

La resolución de facturación electrónica es distinta a la resolución de facturación tradicional, por tanto, para implementar la facturación electrónica se debe solicitar una nueva resolución para el efecto, que se puede hacer desde la plataforma de la Dian ingresando como usuario registrado.

Es importante que se gestione tanto la resolución de autorización de la factura electrónica como la resolución de la factura de contingencia, para que, en los casos de falla del sistema de la Dian, se puedan elaborar temporalmente las facturas de contingencia.

Facturación electrónica de prueba.

Una vez la Dian ha habilitado la facturación electrónica del contribuyente, este debe elegir la solución de facturación, y cualquiera que elija (propia, proveedor tecnológico, gratuito de la Dian), debe superar un proceso de prueba en el que se deben generar facturas de venta, notas débito y notas crédito.

Una vez se supera la generación de documentos de prueba, la Dian autoriza el facturador probado por el contribuyente y automáticamente actualiza el RUT del contribuyente adicionando la responsabilidad 52.

Facturación electrónica cuando el cliente no se identifica.Así se debe elaborar la factura electrónica cuando el cliente no suministra el Nit o la cédula, impidiendo su identificación.

Asociar prefijos de facturación electrónica.

Cuando se ha superado todo el proceso se habilita en la plataforma de la Dian la opción de asociar prefijos de facturación, que corresponde a los autorizados por la Dian en las resoluciones de facturación, que repetimos, son 2:

1. Resolución de facturación electrónica.
2. Resolución de facturación por contingencia.

Hasta tanto el contribuyente no tenga estas dos resoluciones no podrá agregar rangos de facturación, y una vez los tenga, en la cuenta de facturación electrónica de la Dian le aparecerá la opción de agregar los prefijos y rangos autorizados.

Para llegar a este sitio se debe ingresar desde esta URL.

¡Importante!

Cuando se está en el proceso de habilitación y prueba de la facturación, se accede desde esta URL, que es diferente a la de producción.

1. Habilitación y prueba: catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co
2. Producción: catalogo-vpfe.dian.gov.co

Son dos micrositios diferentes, y para asociar los prefijos, una vez se va a facturar luego de superada la prueba, se debe ingresar desde catalogo-vpfe.dian.gov.co, pues desde el micrositio de habilitación no se pueden asociar prefijos ni se puede facturar.

Este procedimiento se debe hacer cualquiera que sea la solución de facturación elegida por el contribuyente.

Requisitos de la factura electrónica.

En primer lugar, la factura electrónica debe cumplir con los requisitos que señala el artículo 617 del estatuto tributario, y, además, con los siguientes requisitos que señala el artículo 11 de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, expedida por la Dian:

• De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
• De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Identificación del adquiriente, según corresponda, así:
  • De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
  • Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria - NIT.
  • Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o b) de este numeral.
• De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
• Fecha y hora de generación.
• De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo. Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o cuando se utilice el procedimiento de factura electrónica de venta con validación previa con reporte acumulado, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
• De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquiriente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
• De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación - bien cubierto - cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
• De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
• La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito; en este último caso se debe señalar el plazo.
• El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
• De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas - IVA, de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.
• De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del impuesto sobre las ventas - IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
• La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
• El Código Único de Factura Electrónica - CUFE.
• La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
• El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 69 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Los proveedores tecnológicos o los software de facturación electrónica se aseguran de que estos requisitos se cumplan en su totalidad, por lo que el facturador electrónico solo debe hacer la configuración inicial.

Adicionalmente, como la factura electrónica es con validación previa, hasta tanto la Dian no valide que la factura emitida cumple con los requisitos correspondientes, no la aprueba.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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