Factura electrónica — Obligados y requisitos

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El estado en su intento de mejorar el control sobre las operaciones económicas que realizan sus ciudadanos ha implementado la factura electrónica, que llega a reemplazar la factura de papel o de talonario, y la factura por computador.

Qué es una factura electrónica.

factura-electronica

La factura electrónica es un documento que contiene todos los datos y requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, que el artículo 1.6.1.4.1.2 del decreto 1625 define en los siguientes términos:

«Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen de la presente Sección en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.»

La factura electrónica es una factura en toda regla, sólo que es generada por sistemas electrónicos que garantizan su integridad y su origen.

Obligados a expedir facturas electrónicas.

El articulo 1.6.1.4.1.1 del decreto 1625 de 2016 señala respecto a los contribuyentes que deben o pueden expedir factura electrónica:

  1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el estatuto tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para expedir factura electrónica.
  2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el estatuto tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
  3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el estatuto tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

Existen dos grupos: los que quieren y los que son obligados por la Dian.

Respecto a los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica mediante resolución, son los que señala la resolución 00020 del 26 de marzo de 2019, en su artículo 2 señala:

  • Los responsables del Impuesto sobre la Ventas –IVA.
  • Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
  • Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN; con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  • Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
  • Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE.

Prácticamente todos los contribuyentes, personas jurídicas y naturales que sean responsables del Iva (antiguo régimen común), están obligados a expedir factura electrónica.

Plazo para implementar factura electrónica.

Los contribuyentes obligados a facturar de forma electrónica tienen un plazo para implementar el sistema, que está dado en la resolución 00064 del primero de octubre de 2019, que modificó la resolución 00020 de marzo de 2019, y está definida según el código CIIU del contribuyente registrado en el Rut.

Calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario -RUT.

calendario-factura-electronica-ciuu

Calendario de implementación que no atiende a la actividad económica CIIU, para otros sujetos obligados.

calendario-factura-electronica-no-ciuu

La resolución prevé incrementar los plazos en la siguiente forma:

  • Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta que deban cumplir con lo indicado para los grupos 1, 2, 3 y 4 del calendario del numeral 1, podrán contar con tres (3) meses adicionales a partir de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta.
  • Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta que deban cumplir con lo indicado para los grupos 5 al 14 del calendario establecido en el numeral 1, podrán contar con dos (2) meses adicionales a partir de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta.
  • Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta que deban cumplir con lo indicado para el grupo 2 del calendario establecido en el numeral 2, podrán contar con tres (3) meses adicionales a partir de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta.
  • Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta que deban cumplir con lo indicado para los grupos 3 al 7 del calendario establecido en el numeral 2, podrán contar con dos (2) meses adicionales a partir de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta.

Sanciones por incumplir los plazos para implementar la facturación electrónica.

La ley 2010 adicionó el parágrafo transitorio tercero al artículo 616-1 del estatuto tributario en el sentido de no imponer ninguna sanción a quienes estando obligados a implementar la factura electrónica no lo hagan, exoneración que va hasta el 31 de marzo de 2020, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

  1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
  2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.

Luego del 31 de marzo quien haya incumplido el plazo de implementación de la factura electrónica podrá ser sancionado por facturación.

Cómo se implementa la factura electrónica.

En primer lugar, se debe precisar que la factura electrónica debe ser con validación previa, según lo señala el inciso primero del artículo 616-1 modificado por la ley 2010 de 2019.

El obligado a facturar electrónicamente tiene dos mecanismos para hacerlo:

  • Mediante un operador tecnológico que preste el servicio.
  • Directamente mediante resolución independiente.

La facturación electrónica no es instalar un software en el computador, sino que requiere de todo un sistema que permita la validación previa ante la Dian.

Algunos softwares contables tienen implementado el sistema para que de forma automática se conecte con el proveedor tecnológica, de modo que permite la emisión de facturas de forma transparente.

Procedimiento para implementar la facturación electrónica.

Para implementar la facturación electrónica se debe surtir una serie de procedimientos ante la Dian:

  1. El primer paso que se debe surtir es la habilitación de la facturación electrónica, no importa si va a facturar directamente o por intermedio de un operador tecnológico. La habilitación se puede llevar a cabo desde este enlace.
  2. Elegir el sistema de facturación electrónica, que pue ser un software propio, de un tercero, o utilizando el sistema de la Dian.
  3. Solicitar la resolución de autorización de facturación electrónica.
  4. Solicitar una firma o certificado de para expedición de facturas electrónicas.

La firma o certificado digital es diferente a la firma electrónica, y puede ser adquirido por medio una casa de software contable o directamente con un proveedor tecnológico de los autorizados por la Dian, que puede consultar aquí.

La resolución de facturación electrónica es distinta a la resolución de facturación tradicional, por tanto, para implementar la facturación electrónica se debe solicitar una nueva resolución para el efecto, que se puede hacer desde la plataforma de la Dian ingresando como usuario registrado.

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3 Opiniones
  1. Zulay Garnica Dice:

    En las causales de rechazo de la factura electrónica, dice que “…sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial”, se puede interpretar que si la factura no llega con algún soporte que yo como cliente exijo, como por ejemplo una correo de aprobacion del servicio, puedo rechazar la factura.

    O en que casos aplica eso de incumplimiento de requisitos propios d ela operación comercial?

    Gracias y quedo pendiente.

    Responder
  2. ELKIN REN Dice:

    la empresa donde laboro tiene plazo hasta abril del 2020 de expedir facturacion electronica, como lo indica el calendario. si yo opto por adelantar mi registro en la dian y realizar los documentos de prueba,se hace obligatorio expedir factura electronica al momento de hacerlo?

    Responder
  3. Alejandro Rendón Dice:

    la Resolución 20 de 2019 se cayó con la Ley 1943 de 2018 y hasta hoy no se ha expedido una resolución con un nuevo calendario de facturación electrónica (18/02/2020).

    Responder
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Información legal aplicable para Colombia.

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