Las personas que no están obligados a expedir factura pueden expedirla, pero en tal caso deben cumplir con los mismos requisitos de quienes están obligados a facturar.
De la obligación de facturar.
Por regla general todo comerciante debe expedir factura, pero la norma tributaria ha dispuesto que, para efectos tributarios algunas personas o contribuyentes no están obligados a expedir factura, como es el caso de quienes no son responsables del Iva, antes régimen simplificado.
Quien no esté obligado a facturar puede hacerlo.
Quien desde el punto de vista tributario no esté obligado a facturar, puede en todo caso hacerlo puesto que la factura tiene relevancia comercial como título valor.
En consecuencia, cualquier comerciante puede legalmente expedir factura, aunque el estatuto tributario no se lo exija.
Requisitos de la factura de los no obligados a facturar.
Quien no está obligado a facturar y lo hace, si la razón por la que factura es para efectos del título valor en caso de ventas a crédito, naturalmente la factura debe cumplir los requisitos que el código de comercio exige para que constituya título valor.
Y desde el punto de vista tributario, si la persona no está obligada a facturar y lo hace, queda obligada a cumplir los requisitos que el estatuto tributario fija para las facturas de quienes esté obligados a facturar.
Así lo señala el artículo del decreto 1625 de 2016 modificado por el decreto 380 de 2020:
«Cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación y se consideran sujetos obligados a facturar.»
Es decir que, si usted no está obligado a facturar y aun así lo hace, queda sujeto a las mismas obligaciones de quienes están obligados a facturar, es decir, que debe cumplir con todos los requisitos de la factura, que se explican en el siguiente artículo.
En resumen, los requisitos son los señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, que son:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Y además deberá solicitar a la Dian la respectiva resolución de facturación.
Otro aspecto importante a considerar, es que hoy en día toda persona que expida factura debe hacerlo electrónicamente, y considerando que el reglamento señala que quien opte por facturar voluntariamente se consideran sujetos obligados que deben cumplir los requisitos para cada caso, consideramos que es preciso facturar electrónicamente.
¿El régimen simplificado esta obligado a facturar?
Las personas naturales que no son responsables del Iva anteriormente conocidas anteriormente como régimen simplificado, no están obligadas a expedir factura, pero si deciden hacerlo, están sujetas a lo expuesto en este artículo.
En consecuencia, si usted es régimen simplificado, o no responsable del Iva, no debe expedir factura, excepto si vende productos o servicios excluidos del Iva y los ingresos de esa actividad den el presente año o en el año anterior superan 3.500 Uvt, pero, como ya lo señalamos, puede facturar con las consecuencias aquí señaladas.
Sanciones por facturación a quien facture sin estar obligado.
Quien no esté obligado a facturar no puede ser sancionado por la sencillo razón de no hacer bien algo que no está obligado hacer.
No obstante, como el decreto 1625 de 2016 expresamente señala que quienes no estando obligados a facturar opten por hacerlo, «deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación y se consideran sujetos obligados a facturar.», quedan sujetos a una obligación que, de no cumplirla cabalmente, podría dar lugar a la sanción por facturación.
Es claro que la norma impone una obligación a quien decide facturar voluntariamente, y en ese sentido entendemos que es probable que, si esa persona no cumple con tal obligación, la Dian pueda sancionarla.
De otra parte, la obligación de solicitar resolución de autorización para facturar en el caso de los no obligados a facturar, no está dada por la ley sino por vía de resoluciones administrativas proferidas por la Dian, y eso que no de forma expresa, pues las resolución 055 de 2016 no dice que los responsables del régimen simplificado que opten por expedir factura deban solicitar autorización, sino que esos casos no los contempla dentro de las excepciones, por lo que la Dan terminó interpretando (concepto 11545 ) que al no estar incluida dentro de las excepciones entonces se debe solicitar autorización.
En el caso de la factura electrónica que ya empieza a imponerse, sí existe una obligación expresa para los no obligados a facturar pero que opten por hacerlo mediante facturación electrónica como fue la resolución 019 de 2016 que interpreta el decreto 2242 de 2015.
El punto es que la obligación de solicitar autorización es por vía administrativa y no legal, por tanto, la sanción en caso de incumplimiento podría venir por vía del artículo 684-2 del estatuto tributario que en su inciso primero faculta a la Dian para expedir las resoluciones que considere pertinentes:
«La Dirección General de Impuestos Nacionales podrá prescribir que determinados contribuyentes o sectores, previa consideración de su capacidad económica, adopten sistemas técnicos razonables para el control de su actividad productora de renta, o implantar directamente los mismos, los cuales servirán de base para la determinación de sus obligaciones tributarias.»
La ley contempla que la Dian pueda exigir la autorización para facturar a responsables del régimen simplificado que opten por facturar, y si el contribuyente no cumple aplicaría lo que dice el inciso dos del mismo artículo:
«La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657.»
Es decir que la Dian si podría sancionar al contribuyente que no estando obligado a facturar lo haga sin la resolución de autorización, y esa sería la sanción contemplada en el artículo 657 y no la del artículo 652 por cuanto este último aplica para las facturas que no cumplen con los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario, y este artículo no contempla como requisito la resolución de autorización para facturar.
Ahora surge otro problema por cuanto el artículo 657 del estatuto tributario no contempla una sanción que se corresponda con las que se pueden imponer en el artículo 684-2 del estatuto tributario, por lo que las sanciones derivadas el incumplimiento del 684-2 quedaron huérfanas en el 657 modificado por la ley 1819 de 2016, ya que este solo contempla 4 supuestos y en ninguno de ellos encaja el tema que nos ocupa.
Pero en todo caso, en razón a la modificación que el artículo 358 del estatuto tributario introdujo al decreto único reglamentario 1625 de 2016, se abre el camino a imponer sanciones por facturación a los no obligados a expedir factura que opten por hacerlo.
La retención en la fuente no es un impuesto
¿Quiénes deben declarar Iva?
mayo 20th, 2020 a las 5:07 pm
Muchas gracias por la informacion sobre los obligados a facturar, es muy precisa.
agosto 14th, 2020 a las 6:13 am
Soy una prestadora de servicios, pero no responsable de IVA y tampoco de Renta. Hasta ahora cobro mis servicios con cuenta de cobro, pero mi cliente me esta solicitan que en adelante necesita Factura electrónica. Puedo facturar electronicamente? y que implicaciones tiene para mi? También debo solicitar a la Dian una resolución de autorización como indican en este articulo?
Gracias
septiembre 29th, 2020 a las 3:40 pm
Buenas tardes.
De la manera mas atenta les solicito me aclaren lo siguiente.
Vendo bolsas plásticas en cuatro colegios de la ciudad de Bogotá. El máximo de venta en cada colegio al año no supera los dos millones de pesos.
Estas bolsas las mando hacer de acuerdo a los tamaños estipulados por cada una de las instituciones.
Uno de los colegios me solicita el trámite para solicitar la resolución de facturación como régimen simplificado ya que la cuenta de cobro no es documento para soporte de costos y deducciones ante a la Dian.
Aunque esto no es motivo les comunico que soy invidente y es mi única entrada durante el año.
Que debo hacer ahora?
enero 20th, 2021 a las 2:35 pm
Usted no está obligada a facturar electrónicamente por sus ingresos (los que menciona), los colegios son los que deben llevar el consecutivo de documento soporte para personas naturales no obligadas a facturar
noviembre 3rd, 2020 a las 11:24 am
Hola,
Soy persona natural que comercializa al por menor componentes electronicos, pero no responsable de IVA, por lo tanto entiendo que no estoy obligado a expedir factura. Qué documento equivalente puedo expedir a mis clientes sin necesidad a obligarme a facturar y sus requisitos como tal (solicitar resolucion de aut, etc).
Algunos proveedores ofrecen en lugar de factura, REMISION. Qué implicaciones tiene adquirir mercancía de esta forma? es legal? reitero, no soy responsable de IVA además porque el volumen de ventas anuales es muy inferior al limite de 3500UVT.
Gracias
noviembre 11th, 2020 a las 10:37 am
Buen día. Considero que en este momento sería importante precisar que aquellas personas naturales que no están obligadas a facturar, optan por hacerlo, deberán indefectiblemente expedir sus facturas de manera electrónica.
diciembre 9th, 2020 a las 1:55 pm
sigue enviando cuenta de cobro, tu cliente debe registrarlo en el formato de documento soporte habilitado para los no responsables de IVA
enero 13th, 2021 a las 7:36 pm
el año pasado tuve ventas en comercio electrónico superiores a los 3500 uvt, los cuales se ven reflejados en mis movimientos bancarios, estoy obligado a facturar electrónicamente sin ser responsable de Iva?
enero 22nd, 2021 a las 10:00 pm
Las copropiedades, son responsables de facturación electrónica por hacer cobro en uso de parqueaderos, salones social, uso de carteleras..?
Gracias de antemano
febrero 25th, 2021 a las 10:32 am
Excelente la información sobre la obligación de facturar o no, pero me nace una pregunta: Si soy del regimen simplicado, no llego a los topes de ventas año, El cliente al que le vendo un artículo me pide Factura, qué le expido?
mayo 20th, 2021 a las 2:35 pm
la DIAN me acaba de notificar que debo facturar electronicamente pertenezco al regimen No Responsable de IVA, Pregunto debo cambiar de Regimen? Si adquiero un sistema contable POS con factura electronica debo facturar todas mis ventas con factura electronica o solamente a quien lo exija? tengo una tienda de barrio, vendo desde un confite hasta una botella de whisky.
mayo 13th, 2022 a las 3:14 pm
Buenas tardes te ofrezco mis servicios para cumplir legalmente con las condiciones que la DIAN requiere, mis datos
ISABELA MAHECHA SUAVITA CEL 3223109492 BOGOTA CONTADORA PUBLICA
mayo 9th, 2022 a las 7:43 pm
Pregunta, es decir un establecimiento que sea régimen Simplificado, que tenga el RUT actualizado y no deba expedir factura electrónica y demás obligaciones. puede entregar como comprobante de venta un documento impreso que tenga toda la información del establecimiento y que diga Factura de venta no es valida contablemente?
septiembre 7th, 2022 a las 12:11 pm
Buenos días, si el estableciendo entrega una factura en papel con consecutivo, ejemplo una droguería, es persona natural, es regimen simplificado, según las responsabilidad en el RUT no están obligados a facturar electrónicamente, esta factura de venta en papel es valida para no generar el documento soporte de no obligados a facturar? o es necesario que se cree este documento soporte así ellos entreguen este comprobante equivalente a venta?
enero 13th, 2023 a las 11:57 pm
Buenas noches, soy comerciante, y pertenezco al regimen no responsable de Iva, estoy obligada a facturar?