El sistema P.O.S. genera un documento equivalente, no una factura, y hoy debe expedirse de forma electrónica: se genera, se valida ante la Dian y se entrega al cliente la representación gráfica. La resolución vigente permite expedirlo con independencia del valor de la operación y le reconoce al comprador derecho a descontables, costos y deducciones, pero solo si el documento lo identifica con su nombre y su número de identificación; expedido a consumidor final no sirve como soporte. En caja solo se pueden pedir tres datos, y ninguno si el cliente no pide el documento a su nombre. Se corrige con notas de ajuste y requiere numeración autorizada propia.
- Qué es el sistema P.O.S.
- El tiquete de papel dejó de ser una opción.
- El documento equivalente electrónico P.O.S. no tiene tope de valor.
- Cuándo el tiquete sirve como soporte de costos y deducciones.
- Qué datos se le pueden pedir al cliente en caja.
- Requisitos del documento equivalente electrónico P.O.S.
- Qué debe contener la tirilla que se entrega al cliente.
- Notas de ajuste, no notas crédito.
- Autorización de numeración para el P.O.S.
- Ventas al detal de quienes no están obligados a facturar.
- El documento sustitutivo de la factura ya no existe.
- Consecuencias de facturar mal las ventas al detal.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué es la factura P.O.S.?
- ¿Puedo seguir expidiendo el tiquete P.O.S. de papel?
- ¿El tiquete P.O.S. tiene un tope de 5 UVT?
- ¿El tiquete P.O.S. sirve como soporte de costos y deducciones?
- ¿Qué datos me pueden pedir en caja para expedir el tiquete a mi nombre?
- ¿Me pueden obligar a dar mis datos por una aplicación?
- ¿El cliente puede exigir factura electrónica en lugar del tiquete?
- ¿Necesito una resolución de facturación aparte para el P.O.S.?
- ¿Cómo se corrige o anula un tiquete P.O.S. electrónico?
- ¿Una tienda no obligada a facturar puede usar una registradora PLU?
- ¿Qué pasa si el cliente no da sus datos?
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El sistema P.O.S. es el sistema de facturación por punto de venta que utilizan supermercados, tiendas y almacenes de cadena, y el documento que genera no es una factura sino un documento equivalente que hoy debe expedirse de forma electrónica y validarse ante la Dian, conforme al artículo 1.6.1.4.6 del decreto 1625 de 2016 y al Título 5 de la resolución 000227 de 2025. ¿Quién puede usarlo, hasta qué monto y cuándo sirve para deducir?
Qué es el sistema P.O.S.
P.O.S. viene de Point Of Sale, punto de venta. Es un conjunto de hardware y software que hacen a la vez la facturación y el manejo del inventario, con un equipo en cada caja conectado a un sistema central de control.
El numeral 14 del artículo 1.5.1.1.1.1 de la resolución 000227 de 2025 lo define así:
«El Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., es aquel elaborado con hardware y software que interactúan, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como la generación, transmisión para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), impresión de la representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando corresponda, la programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias.»
La definición ya anticipa el cambio de fondo: el sistema no solo imprime, sino que genera y transmite el documento para validación. Y aunque todo el mundo habla de «factura P.O.S.», lo que produce no es una factura sino un documento equivalente.
La razón de que exista esta figura es práctica. En un supermercado con cien clientes por hora, muchos comprando montos pequeños, expedir una factura completa por cada uno sería inviable, y el comprador de consumo tampoco la necesita.
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El tiquete de papel dejó de ser una opción.
El tiquete que la registradora imprimía sin transmitir nada a nadie ya no cumple la norma.
El artículo 1.5.1.3.2.1 de la resolución 000227 de 2025 obliga a sustituir los documentos equivalentes por su versión electrónica:
«Una vez se implemente el documento equivalente electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), quienes estén obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución estarán obligados a sustituirlos por: 1. El documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas de acuerdo con la naturaleza de la operación que debe ser soportada, de conformidad con el calendario de implementación de que trata el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución, o 2. La factura electrónica de venta.»
Es decir que quien usaba tiquete P.O.S. tenía dos caminos, y ninguno era seguir con el papel: implementar el documento equivalente electrónico o pasarse directamente a la factura electrónica de venta.
Y el documento solo se entiende expedido cuando la Dian lo valida y se entrega al adquirente, según el numeral 6 del artículo 1.5.1.3.2.4. Cuando la validación no se puede realizar por inconvenientes tecnológicos de la Dian, se toma como fecha de expedición la de generación.
El documento equivalente electrónico P.O.S. no tiene tope de valor.
Aquí está el punto que más se aplica mal, y conviene desmontarlo con calma porque la respuesta cambió y todavía circula la anterior.
El parágrafo 2 del artículo 616-1 del estatuto tributario, modificado por la ley 2155 de 2021, limitó el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. a operaciones que no superen 5 UVT antes de impuestos, y dispuso además que ese tiquete no otorga al comprador derecho a impuestos descontables, costos ni deducciones.
Pero el documento equivalente electrónico es otra cosa. El parágrafo del artículo 1.5.1.3.2.1 de la resolución 000227 de 2025 es expreso:
«Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida .»
La norma dice dos cosas en una sola frase: que el documento equivalente electrónico P.O.S. sí otorga derecho a descontables, costos y deducciones cuando se identifica al adquirente, y que se puede expedir independientemente del valor de la operación.
La razón por la que no le aplica el tope del parágrafo 2 del artículo 616-1 está en el parágrafo 1 del artículo 1.5.1.3.2.4 de la misma resolución, que funda este documento en la facultad de los incisos 1 y 11 del artículo 616-1, y no en su parágrafo 2. Son dos figuras con fundamentos distintos, y por eso coexisten con reglas distintas.
| Figura | Tope y efecto fiscal |
|---|---|
| Tiquete P.O.S. del parágrafo 2 del artículo 616-1 del E.T. | Máximo 5 UVT antes de impuestos. No otorga descontables, costos ni deducciones. |
| Documento equivalente electrónico tiquete P.O.S. | Sin tope de valor. Otorga descontables, costos y deducciones si el adquirente está identificado. |
La consecuencia práctica para el comercio es que quien ya implementó el documento equivalente electrónico no queda obligado a cortar la venta en 5 UVT ni a escalar a factura electrónica por superar ese monto.
Y en cualquiera de los dos casos el cliente conserva el derecho a exigir la factura electrónica de venta, sin importar el monto de la compra.
Cuándo el tiquete sirve como soporte de costos y deducciones.
La regla histórica era que el tiquete P.O.S. no servía como soporte fiscal y que el comprador que necesitara deducir tenía que exigir factura. Esa regla cambió, pero con una condición que decide todo.
Señala el parágrafo 1 del artículo 1.5.1.3.2.4 de la resolución 000227 de 2025:
«Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.»
Es decir que el P.O.S. exige un requisito adicional que los demás documentos equivalentes no exigen: identificar al comprador.
Y la norma cierra el punto sin dejar margen: se puede seguir expidiendo el tiquete a nombre de «consumidor final» con el NIT genérico 222222222222, pero en ese caso el documento «no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables».
El artículo 1.5.1.4.3 lo reitera al desarrollar el artículo 771-2 del estatuto tributario: en el P.O.S. se requiere el nombre o razón social y el número de identificación del adquirente cuando se soliciten impuestos descontables, costos o deducciones.
Por lo anterior, quien vaya a declarar el pago debe pedir en caja que el documento se expida con sus datos. Si no lo hace, ese tiquete no le servirá, por alto que sea el valor de la compra.
Qué datos se le pueden pedir al cliente en caja.
Este es un punto operativo que suele desconocerse y que la norma resolvió de forma expresa, limitando lo que se puede solicitar.
El artículo 1.5.1.12.3 de la resolución 000227 de 2025 dispone que, cuando el adquirente pida que el documento se expida a su nombre, el obligado a facturar debe solicitarle únicamente estos datos:
- Nombre y apellidos o razón social del comprador o adquirente.
- Tipo y número de identificación.
- Correo electrónico.
El correo sirve para enviar el documento por mensaje de datos y, a juicio del comprador, no es necesario cuando la expedición se hace mediante impresión de la representación gráfica, es decir, cuando se le entrega la tirilla.
De la norma se desprenden dos reglas prácticas para el punto de venta:
- Si el cliente no pide que el documento se expida a su nombre, no hay lugar a solicitarle ningún dato.
- Cuando esté disponible el servicio de consulta que prevé la resolución, el único dato que se debe pedir será el número de identificación, y los demás solo si el adquirente no figura allí o si pide que el documento se le envíe a otro correo.
La norma permite recoger los datos por medios tecnológicos, pero exige que en todo caso exista un canal presencial y directo para que el comprador los entregue de forma verbal o escrita. En consecuencia, no se puede obligar al cliente a usar una aplicación o un código como única vía.
Requisitos del documento equivalente electrónico P.O.S.
El artículo 1.5.1.3.2.4 de la resolución 000227 de 2025 fija quince requisitos comunes a todos los documentos equivalentes electrónicos. Los principales son:
- Denominarse «Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.».
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor, conforme al literal b) del artículo 617 del estatuto tributario.
- Discriminación del IVA, del impuesto nacional al consumo, del impuesto al consumo de bolsas plásticas y de los demás impuestos exigidos, con su tarifa.
- Numeración consecutiva determinada por el obligado, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
- Fecha y hora de generación, y fecha y hora de expedición.
- Entrega al adquirente en el formato electrónico de generación, junto con el documento de validación que contiene el valor «Documento validado por la DIAN», dentro del contenedor electrónico.
- Valor total de la operación.
- Calidad de agente retenedor del IVA, autorretenedor de renta, gran contribuyente o contribuyente del régimen simple, según corresponda.
- Nombre o razón social y NIT del fabricante del software, y nombre del software.
- El código único de documento equivalente electrónico (CUDE).
- La dirección de internet en la Dian donde se encuentra la información contenida en el código QR de la representación gráfica.
- La firma digital del emisor al momento de la generación, conforme a la política de firma de la Dian.
A ellos se suma el requisito específico del numeral 1 del artículo 1.5.1.3.2.5: el tiquete debe indicar cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que permitan identificar los bienes vendidos o los servicios prestados.
Condiciones que debe cumplir el software del punto de venta.
Una cosa son los requisitos del documento y otra las condiciones técnicas del sistema, que el mismo numeral 1 del artículo 1.5.1.3.2.5 exige garantizar:
- Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
- Identificar los bienes o servicios con indicación del departamento al que corresponden y la tarifa de IVA o de impuesto al consumo asociada a cada uno.
- Permitir agrupar los bienes de forma distinta a la de departamentos, siempre que la agrupación elegida se pueda identificar en el servidor del punto de venta o en la terminal.
- Que el artículo exhibido al público esté identificado con código de barras u otro tipo de identificación interna.
Al contratar o renovar la solución del punto de venta conviene verificar estas condiciones por escrito, porque un software que no las cumpla deja al comerciante expuesto sin que el problema sea suyo.
Qué debe contener la tirilla que se entrega al cliente.
La representación gráfica no tiene que reproducir los quince requisitos del documento, y esto conviene tenerlo claro al parametrizar la impresión.
El parágrafo 1 del artículo 1.5.1.5.5.1 de la resolución 000227 de 2025 dispone que, tratándose del documento equivalente electrónico, la representación gráfica en formato digital o impreso debe contener como mínimo los requisitos de los numerales 1 al 5 y del 8 al 12 del artículo 1.5.1.3.2.4, incluido el código QR.
Y agrega una exigencia propia del P.O.S.: la representación gráfica debe incluir además el nombre o razón social y la identificación del adquirente cuando ello se requiera para soportar impuestos descontables, costos y deducciones.
En cuanto a la entrega, la norma reconoce como medio válido la impresión de la representación gráfica, que es la tirilla de toda la vida, y precisa que si el adquirente no informa por qué medio quiere recibir el documento, el deber se entiende cumplido entregándole esa impresión.
Notas de ajuste, no notas crédito.
El documento equivalente electrónico no se corrige ni se anula con notas crédito o débito, que son propias de la factura de venta, sino con notas de ajuste.
Señala el parágrafo del artículo 1.5.1.3.2.7 de la resolución 000227 de 2025:
«La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento equivalente electrónico, caso en el cual el número del documento anulado no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.»
Son dos consecuencias operativas: el número del documento anulado se pierde y no se recicla, y un error en una nota de ajuste no se corrige con otra nota de ajuste. El régimen de corrección de la factura electrónica, que es distinto, lo tratamos en el artículo sobre la anulación de facturas electrónicas y notas crédito.
La nota de ajuste se debe generar y transmitir para validación, igual que el documento que corrige, y debe referenciar el número y la fecha de generación del CUDE del documento al que se refiere.
Autorización de numeración para el P.O.S.
El tiquete P.O.S. requiere su propia autorización de numeración, independiente de la de la factura electrónica de venta. Es un error frecuente suponer que la resolución de facturación cubre ambas.
La exigencia está en el numeral 4 del artículo 1.5.1.3.2.4, que para el P.O.S. añade a la numeración consecutiva el número, el rango y la vigencia autorizados por la Dian. El trámite lo explicamos en el artículo sobre la resolución de facturación.
Si la empresa tiene varios puntos de venta, lo habitual es asignar un prefijo por punto, y cada prefijo requiere su propia autorización, según explicamos en el artículo sobre la utilización de prefijos en la facturación.
Ventas al detal de quienes no están obligados a facturar.
La tienda de barrio que no está obligada a facturar no queda sujeta a la reglamentación de los documentos equivalentes electrónicos, y puede seguir usando las registradoras tradicionales con sistema PLU para el control interno de sus ventas.
Esos tiquetes no tienen valor tributario para el comprador, pero son una herramienta válida para llevar el control del negocio, y nadie puede exigirle más.
Ahora bien, si esa persona decide expedir factura voluntariamente, queda asimilada a un obligado y debe cumplir todas las obligaciones del régimen, incluida la facturación electrónica, según explicamos en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar. En ese escenario ya no podría limitarse a los tiquetes de la registradora PLU.
El documento sustitutivo de la factura ya no existe.
Vale la pena cerrar una puerta que algunos todavía buscan.
En el pasado existía otra alternativa para la distribución masiva y ambulante de bienes: el documento sustitutivo de la factura, con el que la obligación de facturar se entendía cumplida mediante el comprobante que la empresa elaboraba a sus vendedores.
Esa figura desapareció con la reorganización de los documentos equivalentes que hizo el decreto 358 de 2020 en el decreto 1625 de 2016, y no fue recogida por la reglamentación posterior.
En consecuencia, quien hace distribución masiva o ambulante debe facturar cada operación con factura electrónica de venta o con el documento equivalente electrónico P.O.S.
Consecuencias de facturar mal las ventas al detal.
Expedir el tiquete sin autorización de numeración, o seguir expidiendo el tiquete de papel sin transmitirlo, equivale a facturar sin el lleno de requisitos o a no facturar, lo que expone al contribuyente a la sanción del artículo 652-1 del estatuto tributario y a la clausura del establecimiento del artículo 657, asunto que ampliamos en el artículo sobre sanciones por facturación.
Por eso conviene que el software del punto de venta esté correctamente parametrizado desde el principio: en un negocio de alto volumen, un error de configuración no produce una infracción sino miles.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la factura P.O.S.?
Técnicamente no es una factura sino un documento equivalente que genera el sistema del punto de venta. Hoy debe expedirse de forma electrónica, transmitirse a la Dian para su validación y entregarse al cliente.
¿Puedo seguir expidiendo el tiquete P.O.S. de papel?
No. El tiquete debe generarse y transmitirse electrónicamente; lo que se entrega al cliente es la representación gráfica, impresa o digital. El papel sin transmisión solo procede ante un inconveniente tecnológico.
¿El tiquete P.O.S. tiene un tope de 5 UVT?
El documento equivalente electrónico no lo tiene: la resolución 000227 de 2025 permite expedirlo con independencia del valor de la operación. El tope de 5 UVT corresponde al tiquete P.O.S. del parágrafo 2 del artículo 616-1 del estatuto tributario, que es otra figura y que no otorga descontables.
¿El tiquete P.O.S. sirve como soporte de costos y deducciones?
Sí, pero solo si identifica al adquirente con su nombre o razón social y su número de identificación. Si se expide a «consumidor final» con el NIT genérico, la norma dispone expresamente que no puede constituirse en soporte.
¿Qué datos me pueden pedir en caja para expedir el tiquete a mi nombre?
Únicamente nombre y apellidos o razón social, tipo y número de identificación, y correo electrónico. Y si usted no pide que el documento se expida a su nombre, no hay lugar a pedirle ningún dato.
¿Me pueden obligar a dar mis datos por una aplicación?
No. La norma permite recoger los datos por medios tecnológicos, pero exige que exista siempre un canal presencial y directo para entregarlos de forma verbal o escrita.
¿El cliente puede exigir factura electrónica en lugar del tiquete?
Sí, y sin importar el monto de la compra. El vendedor está obligado a expedirla cuando el adquirente la solicite.
¿Necesito una resolución de facturación aparte para el P.O.S.?
Sí. La autorización de numeración del tiquete es independiente de la de la factura electrónica de venta, y la norma exige incluir en el documento el número, rango y vigencia autorizados.
¿Cómo se corrige o anula un tiquete P.O.S. electrónico?
Con notas de ajuste, no con notas crédito o débito. El número del documento anulado no se puede volver a utilizar, y una nota de ajuste no se puede corregir con otra nota de ajuste.
¿Una tienda no obligada a facturar puede usar una registradora PLU?
Sí, para el control interno de sus ventas, siempre que no expida factura voluntariamente, pues en tal caso asume las obligaciones del obligado a facturar.
¿Qué pasa si el cliente no da sus datos?
Se expide el documento a nombre de «consumidor final» con el NIT genérico. La venta queda registrada y el vendedor cumple su obligación, pero ese documento no le servirá al comprador para deducir.
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Buenas,
Tengo una duda. Si generé una factura POS y días después el cliente me indica que necesita la factura electrónica, ¿qué pasa con la facturación POS que ya está generada y notificada a la DIAN?
Según la Dian, en el oficio 915925 de 2021, no se puede anular el P.O.S., por lo que el cliente no podría hacer tal requerimiento.
¿Cómo aplica esta medida a quienes no están obligados a facturar, como los del régimen simplificado o los no responsables de IVA? ¿Tienen que emitir factura electrónica si la venta supera las 5 UVT?
No. Si no está obligado a facturar, puede utilizar el sistema que quiera sin necesidad de solicitar resolución de facturación.
Buen día:
Sí, soy responsable de IVA y manejo facturación electrónica. Sin embargo, en el punto de venta (POS), el IVA que se facture se puede cruzar con el de las compras. ¿La DIAN también toma en cuenta las facturas del POS?
Se supone que si, porque es una facturación válida como la factura electrónica como tal.
Buen día,
Recordemos que, en todo caso, el adquiriente tiene la facultad de exigir que se le emita la factura electrónica, aun cuando se le haya emitido una P.O.S.
¿En qué artículo encuentro “aun cuando se le haya emitido una P.O.S.” para poder sustentar la reversión a anulación de los registros contables generados por P.O.S. y luego reconocidos por la factura electrónica solicitada por el cliente?
Gracias.
Parágrafo 2, artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Hola, buenas tardes:
¿Qué sucede cuando la entidad que ya emitió factura POS se niega a emitir factura electrónica?
La entidad puede negarse a emitir la factura luego de haber emitido el documento P.O.S. Si necesita la factura debe solicitarla al momento de la venta antes de que se genere el P.O.S.
Buen día,
¿Cómo aplica esta medida a quienes no están obligados a facturar, como los del régimen simplificado o los no responsables de IVA? ¿Tienen que emitir factura electrónica si la venta supera las 5 UVT?
Si no está obligado a facturar, no necesita facturar con el sistema POS y puede hacerlo con el sistema PLU o cualquier otro. O con el POS sin resolución.