Requisitos de la factura para soportar costos y deducciones

Por   04/10/2017

Para  la procedencia de costos y deducciones, no es necesario que la factura que los contiene cumpla con todos los requisitos contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario, aunque no está demás que los cumpla cabalmente.

Consulte: Requisitos de la factura.

Recordemos que en una transacción comercial intervienen dos partes: el comprador y el vendedor, y el artículo 617 del estatuto tributario, establece los requisitos que debe cumplir quien expide la factura, es decir, el vendedor, luego, para el comprador, quien es el que necesita de la factura para soportar sus costos  y deducciones, no le es aplicable este artículo sino el artículo 771-2 del estatuto tributario.

Es así como dice el artículo 771-2 del estatuto tributario:

PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

PARAGRAFO. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración.

PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.

Esto quiere decir que la factura que soporte un costo o una deducción, única y exclusivamente debe cumplir los siguientes requisitos:

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

Así las cosas, para soportar costos y deducciones no es necesario que la factura cumpla los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Para soportar costos y deducciones tampoco es necesario que la factura tenga impresa la resolución de facturación.

Es importante precisar el cambio que introdujo la ley 1819 de 2016 en el sentido de aceptar facturas del periodo siguiente  siempre que se demuestre que el servicio se prestó o el producto se vendió en el respectivo año gravable.

Esto es especialmente útil para las empresas que reciben la factura luego de final de año, y la recibe con una fecha del nuevo año, algo típico en fin de año.

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