Inicio » . » (17 / 03 / 2011 )

Por cambio de razón social se debe cambiar facturación

Cuando una empresa cambia de razón social, se debe cambiar la facturación y la respectiva resolución de autorización.

Es evidente que si una empresa deja de llamarse como figura en las facturas viejas, no se está identificando correctamente al emisor de la factura, incumpliendo así el requisito establecido en el literal b del artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

(…)

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

(…)

Al respecto, la Dian en concepto 34566 de junio 9 de 2005 manifestó lo siguiente:

Este Despacho en diversos pronunciamientos que constituyen la doctrina oficial al respecto ha señalado, que uno de los requisitos de la factura según lo dispone el artículo 617 del Estatuto Tributario es indicar "los apellidos y nombres o razón social y NIT del Vendedor o de quien presta el servicio", requisito que junto con los previstos en los literales a), d) y h) del mismo artículo 617 deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

Cuando la norma tributaria alude a la razón social y NIT del vendedor ha de entenderse referida a la manera como la legislación comercial la concibe, la cual conforme lo dispone la norma mercantil deberá estar inscrita en la Cámara de Comercio correspondiente.

Por tal razón y como lo expresa el Concepto 10373 de febrero 11 de 1998 "...si determinada sociedad a quien se le autorizó un específico rango de numeración de la facturación, cambia de razón social deberá, una vez cumplidas las formalidades que prevé la legislación comercial, utilizar la facturación que la identifique plenamente con la razón social que ha sido debidamente inscrita; ello indica que no podrá utilizar la anterior facturación autorizada toda vez que esta no corresponde a su razón social, en cuanto que si utilizare dicha facturación no estaría dando estricto cumplimiento al mandato del referido artículo 617.

En tales eventos conforme a la Resolución 3878 de 1996 cuando no se utilice la numeración autorizada, entre otros, por pérdida de la facturación, cese de actividades, cambio de razón social, deberá reportarse a la Administración correspondiente para fines de control. Se requiere nueva autorización de las facturas que contengan la nueva razón social, sin embargo no podrá solicitarse la misma autorización que fue informada como sobrante".

Sin embargo, revisado nuevamente el tema en el contexto de la consulta que motiva este pronunciamiento el Despacho encuentra, que en aquellos casos de sociedades a las que una vez se les haya autorizado por la DIAN un específico rango de numeración de facturación cambian de razón social conservando su sigla original y como es lógico su NIT, en tanto se cumplen los objetivos de ley relativos a la obligación formal de facturar como sistema técnico de control, sobre el supuesto de la inexistencia de riesgo alguno de confusión de la persona jurídica que las emite y su inequívoca individualización, es razonable que durante el término de adecuación formal y asimilación del cambio, por un tiempo prudencial subsiguiente al registro en Cámara de Comercio de la escritura pública mediante la cual se modifica la razón social, dentro del cual se actualiza el RUT, se solicita, y autoriza por la DIAN mediante resolución el nuevo rango de facturación, se imprimen y sitúan en los lugares de expedición, puedan utilizar la facturación autorizada en forma previa al cambio de razón social, para lo cual bastará que por cualquier medio preimpreso, se indique en la facturación expresamente la razón social actual, a efectos del cumplimiento del requisito consagrado en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior no exime de la adecuación de la facturación a la nueva razón social, tal como se señala en los conceptos a usted remitidos.

Resalta aquí la posición de la Dian en el sentido de permitir la utilización de las facturas antiguas mientras se legaliza todo el proceso de cambio de razón social, que puede incluir reformar la escritura pública, el registro mercantil y el Rut, procesos que pueden tardar un buen tiempo, pero en tal caso, se debe agregar de forma preimpresa la nueva razón social.

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Una opinión
  1. Roberto dice:

    Si mi razón social continua siendo la misma pero el tipo de sociedad ha cambiado de limitada a sas, es valido realizar la anotación en mi factura y continuar utilizándola hasta agotar su numeración otorgada por la Dian?

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