Es normal que un comerciante tenga un nombre comercial distinto de su razón social, y de ahí la duda al momento de facturar. La respuesta la da el literal b) del artículo 617 del estatuto tributario, que exige la razón social y el NIT del vendedor y no menciona el nombre comercial: la razón social es obligatoria y el nombre comercial es opcional. ¿Qué se pone entonces en cada campo de la factura?
La razón social que figure en el RUT. Nada más y nada distinto.
En las personas jurídicas es el nombre oficial registrado en la cámara de comercio, y en las personas naturales son sus nombres y apellidos tal como aparecen en el documento de identidad.
Ese nombre oficial es el que identifica al contribuyente en el registro único tributario, y es parte inseparable de su identificación junto con el NIT. La diferencia entre una y otra figura la desarrollamos en el artículo sobre la razón social y el nombre comercial.
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Esta es la duda que más nos formulan, y la respuesta desconcierta a muchos: la razón social de una persona natural es su propio nombre.
Si Pedro Arturo Garzón tiene un estadero llamado Linares Club, su razón social es «Pedro Arturo Garzón» y «Linares Club» es su nombre comercial. La factura debe ir a nombre de Pedro Arturo Garzón.
Es decir que una persona natural no tiene ni necesita una «razón social» distinta de su nombre para facturar, y no debe inventarse una.
El nombre comercial en la factura.
El nombre comercial es la expresión o sigla que identifica a un comerciante o a un establecimiento de comercio, y puede o no coincidir con la razón social.
Cuando existe, figura en el RUT, y también puede figurar en la factura. Pero como algo adicional, nunca en reemplazo de la razón social.
En la práctica, la factura puede llevar ambos: la razón social, que es obligatoria, y el nombre comercial, que es el que reconoce el cliente. De hecho, en la solución gratuita de facturación de la Dian el nombre comercial es un campo obligatorio, y si el contribuyente no tiene uno, debe repetir allí la razón social.
Lo que exige la norma.
Los requisitos de la factura están en el artículo 617 del estatuto tributario, y sobre la identificación del vendedor su literal b) señala:
«Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.»
La norma habla de nombre y apellidos o de razón social, y del NIT. En ningún momento menciona el nombre comercial, de donde se concluye que no puede sustituir a la razón social.
Lo mismo ocurre con los datos del comprador. Dice el literal c) del mismo artículo:
«Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.»
De modo que la exigencia opera en ambas direcciones: el vendedor se identifica con razón social y NIT, y el adquirente también. Cuando el comprador no suministra sus datos, se acude al NIT genérico del consumidor final.
Dónde encontrar cada dato en el RUT.
Para no equivocarse al parametrizar el software de facturación, conviene ir directamente al RUT:
| Campo del RUT | Qué contiene |
|---|---|
| Razón social | El nombre oficial del contribuyente. Es el que debe ir obligatoriamente en la factura. |
| Nombre comercial | El nombre del negocio o establecimiento, si existe. Es opcional en la factura. |
| NIT | El número de identificación tributaria. En las personas naturales corresponde al número de cédula. |
Y si el nombre comercial que se quiere proteger frente a terceros es una marca, el registro no se hace en la cámara de comercio sino en la Superintendencia de Industria y Comercio, que es un trámite distinto e independiente del RUT.
El nombre comercial y la sanción por facturación.
Como el nombre comercial no está entre los requisitos del artículo 617, su ausencia en la factura no genera sanción alguna.
Incluso si el contribuyente tiene nombre comercial registrado, omitirlo en la factura no es un hecho irregular, porque no encaja en ninguno de los presupuestos legales de la sanción por facturación.
Distinto es omitir la razón social o el NIT, que sí son requisitos exigidos y cuya ausencia acarrea el cierre del establecimiento de comercio, según explicamos en el artículo sobre sanciones por facturación.
En términos prácticos, entonces, el riesgo no está en poner el nombre comercial de más, sino en poner la razón social de menos.
Facturar solo con el nombre comercial es irregular.
Este es el error que sí tiene consecuencias, y ocurre con frecuencia en negocios de persona natural que quieren mostrar la marca del establecimiento y no el nombre del dueño.
Una factura que lleve únicamente «Linares Club» sin el nombre de Pedro Arturo Garzón incumple el literal b) del artículo 617 del estatuto tributario. Y por tratarse de un requisito de los sancionados con cierre del establecimiento, la consecuencia es mucho más gravosa que una multa.
Además, en la factura electrónica el problema se manifiesta antes: la validación previa verifica la correspondencia entre el NIT y la razón social registrada en el RUT.
Si el contribuyente cambia de razón social, la factura debe reflejar el nuevo nombre, porque debe existir correspondencia entre la identificación oficial y los documentos que de él emanan. Eso obliga a actualizar primero el RUT y luego la autorización de numeración, procedimiento que explicamos en el artículo sobre cómo actualizar el RUT por cambio de razón social.
El cambio del nombre comercial, en cambio, no tiene esa consecuencia sobre la facturación, precisamente porque no es un requisito de la factura.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
La razón social que aparece en el RUT del contribuyente. En las personas jurídicas es el nombre registrado en la cámara de comercio, y en las personas naturales, sus nombres y apellidos.
Su nombre y apellidos, porque esa es su identificación. El nombre del negocio o establecimiento es el nombre comercial, que es una figura distinta.
¿Se puede facturar solo con el nombre comercial?
No. La factura puede incluir el nombre comercial, pero siempre junto con la razón social, porque el artículo 617 del estatuto tributario exige la razón social y el NIT. Omitirla es un hecho sancionable con cierre del establecimiento.
¿Es obligatorio poner el nombre comercial en la factura?
No. No figura entre los requisitos del artículo 617, así que su ausencia no genera sanción. En la solución gratuita de la Dian el campo es obligatorio, y quien no tenga nombre comercial repite allí la razón social.
En la cámara de comercio, en el registro mercantil, y queda reflejada en el RUT. Si lo que se quiere es registrar el nombre como marca, ese trámite se hace ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Debe actualizar el RUT y luego la autorización de numeración, para que la factura corresponda con la identificación oficial vigente del contribuyente.
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Muy bien, sus comentarios son muy didácticos y claros en conformidad con la normatividad tributaria.
Gracias por sus comentarios.