Cambio de responsabilidad en el IVA: cómo pasar de responsable a no responsable y viceversa

Una persona natural no responsable del IVA pasa a ser responsable desde el periodo siguiente a aquel en que deja de cumplir alguna de las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, según el artículo 508-2. Y un responsable puede volver a ser no responsable cuando demuestra que cumplió todas esas condiciones en el año anterior y en el año en curso, actualizando el RUT para retirar la responsabilidad 48. ¿Cómo se hace cada cambio y qué pasa si la Dian lo hace de oficio?

Los dos sentidos del cambio.

La responsabilidad del IVA de una persona natural depende de las seis condiciones del parágrafo 3 del artículo 437: ingresos de la actividad gravada, consignaciones y contratos por debajo de 3.500 UVT, un solo establecimiento, no explotar franquicias ni intangibles y no ser usuario aduanero. Las explicamos en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.

Como esas condiciones se miran año a año, una misma persona puede cambiar de categoría en los dos sentidos. En el RUT, el cambio se refleja con el código 48, de responsable del IVA, o con el código 49, de no responsable.

Los cambios en el sentido contrario son asimétricos: entrar es automático e inmediato, mientras que salir exige esperar a que se cumplan las condiciones durante un año completo y hacer el trámite.

De no responsable a responsable del IVA.

El paso a responsable no es opcional. El artículo 508-2 del Estatuto Tributario fija el momento en que ocurre:

«Los no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) pasarán a ser responsables a partir de la iniciación del período inmediatamente siguiente a aquel en el cual dejen de cumplir los requisitos establecidos en el parágrafo 3 del artículo 437 de este Estatuto, salvo lo previsto en el inciso 2 de dicho parágrafo, en cuyo caso deberán inscribirse previamente a la celebración del contrato correspondiente.»

La regla tiene, entonces, dos momentos distintos:

• Cuando se supera un tope por la acumulación de ingresos o consignaciones, o se abre un segundo establecimiento, la persona es responsable desde el inicio del periodo de IVA siguiente.
• Cuando se va a firmar un contrato gravado por 3.500 UVT o más, la inscripción debe hacerse antes de firmarlo.

En el primer caso la persona puede seguir sin cobrar IVA hasta el cierre del periodo en curso; en el segundo, el contrato mismo ya debe facturarse con IVA.

En qué periodo se entra.

El periodo de declaración del nuevo responsable se determina según el artículo 600: es bimestral si sus ingresos brutos del año anterior fueron iguales o superiores a 92.000 UVT, y cuatrimestral si fueron inferiores. Como una persona que hasta entonces era no responsable difícilmente alcanza ese monto, lo normal es que entre al periodo cuatrimestral.

Supongamos que una persona natural supera en junio de 2026 el tope de 3.500 UVT ($183.309.000) de ingresos. Junio pertenece al segundo cuatrimestre, de mayo a agosto, de modo que es responsable desde el 1 de septiembre de 2026 y su primera declaración de IVA será la del tercer cuatrimestre.

Qué debe hacer el nuevo responsable.

Al pasar a responsable debe cumplir las siguientes obligaciones:

• Actualizar el RUT para incluir la responsabilidad 48, trámite que puede hacerse en línea.
• Habilitarse como facturador electrónico, si no lo estaba, y facturar con IVA desde el primer día del periodo en que es responsable.
• Declarar y pagar el IVA en cada periodo, y llevar el registro auxiliar de compras y ventas.

Las detallamos en el artículo sobre las obligaciones de los responsables del IVA. Si la persona no actualiza el RUT, no por eso deja de ser responsable: la obligación nace del incumplimiento de las condiciones, no del registro.

De responsable a no responsable del IVA.

El camino inverso exige demostrar que se cumplieron las condiciones. Lo dispone el inciso tercero del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario:

«Los responsables del impuesto solo podrán solicitar su retiro del régimen cuando demuestren que en el año fiscal anterior se cumplieron, las condiciones establecidas en la presente disposición.»

Antes de la ley 1943 de 2018, el derogado artículo 505 exigía cumplir las condiciones durante tres años consecutivos. Hoy basta con el año anterior, aunque la persona también debe cumplirlas en el año en que presenta la solicitud, como se explica a continuación.

Requisitos para el retiro.

El artículo 1.6.1.2.14 del decreto 1625 de 2016 precisa en su parágrafo 2 cómo se acredita el cumplimiento de las condiciones:

«Cuando se trate de la actualización del Registro Único Tributario (RUT) para solicitar la inscripción como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el contribuyente deberá manifestar que durante el año de la solicitud y el año gravable anterior a la fecha de presentación de la solicitud de actualización del Registro Único Tributario (RUT), cumple con las condiciones establecidas en los numerales 1 a 6 del parágrafo 3 y parágrafo 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, según el caso.»

De ahí se desprenden tres precisiones prácticas:

• Las condiciones deben cumplirse en los dos años: el anterior completo y el año en curso hasta la fecha de la solicitud.
• Los topes en pesos son los de cada año, porque la UVT cambia. Para una solicitud presentada en 2026, el tope de 3.500 UVT es de $174.297.000 para 2025 y de $183.309.000 para 2026.
• La norma exige una manifestación del contribuyente, no un certificado ni un documento adicional. La Dian puede verificar después, con la información que ya tiene, que la manifestación es cierta.

En consecuencia, quien se inscribió como responsable en 2026, por ejemplo por un ingreso ocasional, no puede retirarse ese mismo año: debe esperar a 2027 y demostrar que en todo 2026 y en lo corrido de 2027 cumplió las condiciones.

Cómo quitar la responsabilidad 48 del RUT.

El retiro de la responsabilidad 48 no puede hacerse directamente en la plataforma de la Dian. El sistema informa que debe eliminarse de forma presencial, de modo que es necesario agendar una cita en un punto de contacto, seleccionando la opción de retiro de IVA a no responsable.

En la cita, el contribuyente presenta la manifestación de que cumple las condiciones. Si no tiene un formato de la Dian, puede usar un texto como el siguiente.

Si el solicitante es prestador de servicios que deriva sus ingresos de contratos con el Estado, debe ajustar el texto al tope de 4.000 UVT del parágrafo 5 del artículo 437.

Qué pasa con el inventario y las obligaciones pendientes.

El inventario que tenga el contribuyente no es relevante para determinar su responsabilidad ni impide la solicitud. Lo que sí debe hacer es presentar las declaraciones de IVA de los periodos en que fue responsable, incluido el último, porque el retiro solo produce efectos hacia el futuro.

El cambio de oficio por la Dian.

Si el contribuyente no se inscribe como responsable debiendo hacerlo, la Dian puede hacerlo por él con base en el artículo 508-1:

«Para efectos de control tributario, la Administración Tributaria podrá oficiosamente reclasificar a los no responsables en responsables, cuando cuente con información objetiva que evidencie que son responsables del impuesto, entre otras circunstancias, que: 1. Formalmente se cambia de establecimiento de comercio, pero en la práctica sigue funcionando el mismo negocio y las ventas son iguales o superan las 3.500 UVT, o 2. Se fracciona la facturación entre varias personas que ocupan el mismo local comercial y la sumatoria de las mismas son iguales o superan las 3.500 UVT, o 3. Quienes pagan bienes o servicios reportan la existencia de operaciones que son iguales o superan las 3.500 UVT, mediante el sistema de factura electrónica emitida por el contratista cuando realiza operaciones con no responsables. La decisión anterior será notificada al responsable, detallando la información objetiva que lleva a tomar la decisión. Contra la misma no procede recurso alguno y a partir del bimestre siguiente ingresará al nuevo régimen.»

La facturación electrónica y la información exógena permiten hoy a la Dian detectar con facilidad a quienes superan los topes. Por eso conviene hacer el cambio voluntariamente, antes de que la Dian lo imponga y exija el IVA de los periodos anteriores con sanciones e intereses.

El cese de actividades gravadas.

Cosa distinta es dejar de realizar actividades gravadas, lo que puede ocurrirle también a una persona jurídica. En ese caso no se trata de volver a ser no responsable por cumplir los topes, sino de que desaparece la actividad que generaba el impuesto. El artículo 614 obliga a informarlo a la Dian dentro de los 30 días siguientes, mediante la actualización del RUT.

Antes de actualizar el RUT por cese de actividades, el responsable debe inhabilitar la numeración de facturación que no haya utilizado. Una persona jurídica que deja de realizar actividades gravadas puede figurar en el RUT con la responsabilidad 53, de persona jurídica no responsable de IVA.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.