Resolución de facturación

Todo contribuyente obligado a facturar debe solicitar a la Dian la autorización del rango de numeración que va a utilizar en sus facturas, exigencia que hoy desarrolla el Título 5 de la resolución 000227 del 23 de septiembre de 2025, que compiló la resolución 000165 de 2023. Lo que se autoriza no es la facultad de facturar, sino los números consecutivos que se pueden usar y por cuánto tiempo. ¿Cómo se solicita, cuánto dura y qué hacer cuando se vence o se agota?

Qué es la autorización de numeración de facturación.

Conviene empezar por deshacer un malentendido que produce consultas todos los días: la Dian no autoriza a nadie a facturar. La obligación de facturar nace de la ley, no de un permiso administrativo.

Lo que la Dian autoriza es el rango de números consecutivos que el contribuyente puede utilizar y la vigencia de ese rango. Es un mecanismo de control, no una licencia.

En consecuencia, la autorización de numeración es un acto administrativo de carácter particular en el que la Dian asigna a un contribuyente un rango consecutivo de numeración con una vigencia temporal determinada.

Y aunque todo el mundo la llama «resolución de facturación», técnicamente no se expide una resolución: se diligencia el formulario 1876, y la autorización se identifica con el número de ese formulario, que por ninguna parte contiene la palabra resolución. Cuando la factura debe indicar «resolución número…», lo que se registra es el número del formulario 1876.

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La autorización de numeración como requisito de la factura.

El artículo 617 del estatuto tributario, que fija los requisitos de la factura, no menciona la resolución de autorización. Sin embargo, la factura debe indicarla, y la razón está en otra norma.

La numeración consecutiva autorizada por la Dian, con indicación del número, rango y vigencia, es un requisito propio de la factura electrónica de venta establecido por la resolución que desarrolla el sistema de facturación, en ejercicio de las facultades que el artículo 684-2 del estatuto tributario le confiere a la Dian para implantar sistemas técnicos de control.

De hecho, en la factura electrónica el asunto dejó de ser un tema de impresión: el rango autorizado va dentro del archivo XML y la validación previa lo verifica, de modo que una factura por fuera del rango o de la vigencia simplemente es rechazada. Los demás requisitos los desarrollamos en el artículo sobre los requisitos de la factura de venta.

Quiénes deben solicitar la autorización de numeración.

Todo contribuyente obligado a expedir factura, sin excepción. Y también quien no estando obligado opta por facturar, porque el parágrafo primero del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 lo asimila a un obligado, según explicamos en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar.

Quien expide documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. también requiere autorización de numeración para ese documento, que es distinta de la de la factura electrónica de venta.

Las resoluciones que se deben tener.

Este es el punto donde más contribuyentes quedan a medias, porque gestionan una y olvidan la otra:

Quien no tramitó la de contingencia no podrá facturar el día que se le caiga el sistema o se le venza el certificado digital, y suspender las ventas no es una alternativa aceptable ni frente al cliente ni frente a la Dian.

Vigencia de la autorización.

La autorización de numeración tiene una vigencia máxima de dos años contados desde la asignación que realiza la Dian.

Dos precisiones prácticas sobre ese plazo. La primera, que se trata de un máximo y no de una regla fija: la Dian puede asignar vigencias menores, de seis meses o de un año, según el caso del contribuyente. La segunda, que la vigencia corre desde la fecha de asignación, no desde la primera factura expedida.

Por lo anterior, la fecha de vencimiento debe consultarse en el propio formulario 1876 al momento de descargarlo, y anotarse en la agenda. Es un error frecuente suponer que la vigencia es siempre de dos años y descubrir el vencimiento el día que el sistema rechaza una factura.

Requisitos para solicitar la autorización.

Antes de solicitarla se deben tener resueltos tres asuntos:

1. El RUT actualizado con la responsabilidad de facturar y, si aplica, con la responsabilidad 52 de facturador electrónico.
2. La habilitación como facturador electrónico surtida en el servicio informático de la Dian.
3. El instrumento de firma electrónica, con el que se firma la solicitud.

Sin la actualización previa del RUT la plataforma no habilita la opción, y esta es la causa más común de que la solicitud no se pueda ni iniciar. El proceso completo de habilitación lo explicamos en el artículo sobre facturación electrónica.

Cómo autorizar la resolución de facturación electrónica.

El trámite es en línea y suele tomar minutos. El recorrido es el siguiente:

1. Ingresar a la cuenta de usuario registrado en el portal de la Dian.
2. Seleccionar la opción «Numeración de facturación» en el menú lateral.
3. Dar clic en «Autorizar rangos» y elegir en «Tipo de facturación» la opción «Factura electrónica de venta».
4. Agregar el prefijo, si se requiere, y el rango de numeración solicitado.
5. Firmar la solicitud con el instrumento de firma electrónica y descargar el formulario 1876 generado.

Conviene revisar el documento descargado antes de cargarlo al software de facturación, porque el rango autorizado no siempre coincide con el solicitado: la Dian puede asignar uno menor.

Autorización de prefijos.

En la misma solicitud se puede incluir el prefijo, que es el conjunto de hasta cuatro letras, números o combinación de ambos que antecede el número de la factura y que sirve para identificar sedes, líneas de negocio o modalidades de venta.

Un contribuyente puede tener tantos prefijos como necesite, y cada prefijo lleva su propia numeración y su propia autorización. Lo relativo a la extensión, los caracteres permitidos y los usos del prefijo lo desarrollamos en el artículo sobre la utilización de prefijos en la facturación.

Qué hacer cuando se agota la numeración.

Si la numeración se acaba antes de que venza la vigencia, se debe solicitar una nueva autorización con el rango siguiente. No hay ampliación del rango autorizado: se pide una autorización nueva.

Supongamos que se autorizó el rango 1 a 1.000 con vigencia hasta diciembre y que en agosto ya se llegó a la factura 1.000. En ese caso se solicita una nueva autorización a partir del número 1.001, y la anterior queda consumida.

Conviene no apurar el rango hasta el último número. Lo prudente es solicitar la nueva autorización cuando quede aproximadamente un 10% de la numeración disponible, para que el software tenga tiempo de sincronizarla.

Qué hacer cuando se vence la autorización.

Al vencerse, el contribuyente debe solicitar una nueva autorización a partir del rango anterior. Pero si sobraron números sin utilizar, hay dos caminos y conviene escoger con cuidado.

Habilitar el sobrante.

Consiste en pedir que se habiliten los números autorizados y no consumidos. Si se autorizó el rango 1 a 1.000, se venció la vigencia y solo se llegó al 600, se puede habilitar el tramo 601 a 1.000 para seguirlo usando.

La habilitación se debe solicitar antes del vencimiento, con al menos 15 días de antelación, y se puede repetir cuantas veces sea necesario hasta consumir todos los números.

Inhabilitar el sobrante.

Consiste en dar de baja los números no utilizados y solicitar una autorización nueva desde otro rango. Es la salida cuando ya venció el plazo para habilitar o cuando se prefiere empezar limpio con otro prefijo.

No es necesario inhabilitar la autorización anterior para que la nueva quede activa, pues los dos procesos son independientes. Y si se sincronizó la nueva autorización dejando facturas sin emitir en la anterior, esos números se inhabilitan desde la plataforma, sin más consecuencia.

Diferencia entre autorizar y habilitar rangos.

Cómo corregir una autorización de facturación.

No se puede. El sistema de la Dian permite corregir borradores, pero no autorizaciones ya firmadas.

Si el contribuyente se equivocó en el prefijo o en el rango, el camino es inhabilitar la numeración correspondiente y generar una autorización nueva con los datos correctos. Por eso vale la pena revisar dos veces antes de firmar.

Sanción por facturar sin autorización o con la autorización vencida.

Expedir facturas sin la autorización de numeración, o con la vigencia vencida, es una irregularidad en la facturación. La discusión está en cuál es la sanción aplicable, y aquí hay que ser precisos.

Señala el artículo 684-2 del estatuto tributario, refiriéndose a los sistemas técnicos de control que implante la Dian:

«…la no adopción de dichos controles, luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657.»

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la norma aplicable, de modo que la sanción sería el cierre del establecimiento del artículo 657 del estatuto tributario. Debe advertirse, eso sí, que tras la ley 1819 de 2016 el artículo 657 no contempla una causal específica de clausura por facturar sin autorización de numeración, lo que dejó un vacío que la doctrina no ha resuelto de forma pacífica.

En la práctica, y tratándose de factura electrónica, el punto es hoy menos frecuente: sin rango vigente la Dian no valida el documento, así que la factura ni siquiera llega a expedirse. El panorama completo de sanciones está en el artículo sobre sanciones por facturación.

La factura sin autorización sirve para soportar costos y deducciones.

Este punto interesa al comprador, que a veces rechaza facturas por esta razón sin necesidad.

Si a un contribuyente le expiden una factura sin autorización de numeración o con la autorización vencida, puede soportar con ella su costo, su deducción y su impuesto descontable. La razón es que los requisitos para ese efecto tienen regulación especial en el artículo 771-2 del estatuto tributario, que remite únicamente a los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617, y entre ellos no está la autorización de numeración.

Dicho de otro modo, facturar sin autorización tiene consecuencias para el que factura, no para el que paga. El comprador no puede ser sancionado ni ver rechazado su costo por una irregularidad ajena que la ley no le atribuye.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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