Resolución de facturación. Requisitos y vigencia

Por 5 abril, 2019

Los contribuyentes obligados a expedir facturas deben solicitar a la Dian una resolución en la que se autorice el rango de numeración a utilizar en la facturación.

La resolución de facturación como requisito de la factura.

Uno de los requisitos que debe tener toda factura, es indicar en la factura la resolución de autorización para facturar.

Requisitos de la factura

Esta es una medida de control que implementa la Dian para tener un registro de las contribuyentes que están autorizados, y los rangos de numeración que se han autorizado.

Si bien en el artículo 617 del del estatuto tributario, que señala los requisitos que debe cumplir una factura para efectos tributarios, no exige que deba tener impresa la resolución de autorización de facturación, es un requisito que la Dian exige de acuerdo a las facultades de fiscalización que a ley le confiere.

En efecto hay que considerar que la ley [artículos 684, 684-1 y 684-2 del estatuto tributario] faculta ampliamente a la Dian para que implemente los sistemas técnicos de control que a su juicio considere necesarios, y en desarrollo de esa facultad, la Dian expidió la resolución 00055 de julio 21 de 2016 , la cual reglamentó la obligación de solicitar autorización para facturar, por lo tanto esta es de obligatorio cumplimiento.

Contribuyentes obligados a solicitar resolución de facturación.

resolucion-autorizacion

Todo contribuyente que esté obligado a expedir factura debe solicitar la respectiva resolución de autorizacion a la Dian.

Esta autorizacion es exigida por la Dian incluso a los no responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, en el caso en que opten por expedir factura.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Si usted está obligado a facturar, está obligado a solicitar la resolución de facturación.

Contribuyentes que no están obligados a solicitar la resolución de facturación.

La norma excluye algunos contribuyentes de la obligación de solicitar la resolución de facturación, contribuyentes que están señalados en el artículo 4 de la resolución 55 de 2016:

«Casos en los que no se requiere autorización de la numeración. Sin perjuicio de la obligación de facturar, no será necesaria la autorización de la numeración en los siguientes casos:

a) En la expedición de documentos equivalentes a la factura;

b) En las facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de comercio, las notarías y en general, los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalado en el Estatuto Tributario.

Parágrafo. ¿ Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a quienes facturen o expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras POS y factura electrónica.»

La resolución claramente señala que la exclusión procede sin perjuicio de la obligación de facturar, es decir, que si la entidad está obligada a facturar, debe hacerlo aunque no tenga que solicitar la resolución de autorización.

Vigencia de la resolución de autorización.

Una vez se expide la resolución que autoriza el rango de facturación a un contribuyente, esa tiene una vigencia máxima de dos años, tal como lo dispone el inciso tercero del artículo 3 de la resolución 055 de 2016:

«La autorizacion de numeración de facturación tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la generación del formato oficial en donde conste la leyenda "autorizado".»

La vigencia de 2 años es la máxima, pero la Dian puede en algunos casos particulares declarar una vigencia menor la cual figura en la respectiva resolución de autorización.

La vigencia se cuenta desde la fecha en que se expide la resolución de facturación, la cual se consulta en la misma resolución.

Requisitos para solicitar la resolución de facturación.

El artículo 6 de la resolución 55 de 2016 establece que para tramitar la solicitud de ala resolución de facturación el contribuyente debe disponer de una cuenta de ahorros a corriente activa, abierta en una entidad financiera autorizada por la superintendencia financiera.

La solicitud se debe hacer por intermedio de la plataforma de la Dian y es preciso tener el mecanismo de firma digital.

Se debe tener el Rut actualizado con la obligación de facturar.

Autorizacion de prefijos en la facturación.

Cuando el contribuyente tiene varios establecimientos de comercio, requiere identificar o separar las ventas según sus necesidades particulares, puede recurrir a los prefijos como mecanismo auxiliar para identificar las facturas y los ingresos.

Al respecto señala el artículo 5 de la resolución 55 de 2016:

«Para los obligados a expedir factura o documento equivalente que posean más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en la solicitud de autorización de numeración deberá indicar para cada uno de ellos, los prefijos y la correspondiente numeración.

Cuando el obligado a solicitar autorización requiera diferenciar los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios según la modalidad de pago, u otra forma, podrá utilizar la numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que excedan de cuatro (4) letras o números.»

La numeración se debe imprimir en la factura tal como aparece en la resolución de facturación.

Sanciones por expedir facturas sin la resolución de facturación o con la resolución vencida.

Ya vimos que uno de los requisitos de la factura es contener la resolución de facturación, de modo que si no se tiene, o se gestiona pero no se imprime en la factura, estamos ante un hecho irregular relacionado con la facturación, y se impone la respectiva sanción por facturación.

Sanciones por facturación

Respecto a la sanción específica que se aplica, se debe tener en cuenta que la resolución de facturación es un mecanismo de control implementado por la Dian, y sobre la sanción aplicable por su incumplimiento, y el artículo 684-2 del estatuto tributario establece que «…la no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657».

Queda claro entonces que en caso  de expedir una factura sin la resolución de autorización o expedirla estando vencida, que es lo mismo, la sanción aplicable es el cierre del establecimiento de comercio, en los términos del artículo 657 del estatuto tributario, aunque este luego de la ley 1819 de 2016 no contempla una sanción específica para el caso de facturar sin la resolución de facturación, por lo que se ha creado un vacío en ese aspecto.

Factura sin resolución de facturación es valida para soportar costos y deducciones.

Si a un contribuyente le expiden una factura sin la resolución de facturación, o con la resolución vencida, podrá soportar los costos y deducciones respectivos con esa factura.

Los requisitos de la factura para efectos de soportar costos y deducciones, tiene una regulación especial contenida en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y esa norma no exige como requisito la resolución de facturación.

Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

Facturar sin resolución de facturación tiene consecuencias solo para el obligado a facturar, más no para quien hace el pago, pues no existe una norma que contemple alguna restricción, y tampoco lo hace la resolución 55 del 2016 expedida por la Dian que regula la expedición de la resolución de facturación.

¿Qué hacer cuanto se agota la numeración autorizada?

Cuando el contribuyente agota la numeración que le ha sido autorizada antes de la expiración de la vigencia de la autorización, debe pedir una nueva resolución de autorización para la nueva numeración que requiera utilizar.

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Déjenos su opinión

8 Opiniones
  1. Jose Villa Dice:

    «El artículo 6 de la resolución 55 de 2016 establece que para tramitar la solicitud de ala resolución de facturación el contribuyente debe disponer de una CUENTA DE AHORROS o corriente activa, abierta en una ENTIDAD FINANCIERA autorizada por la superintendencia financiera.»

    UNA INQUIETUD:
    Al decir, «EN UNA ENTIDAD FINANCIERA», significa que no tiene que ser necesariamente en un BANCO, puede ser en una FIDUCIARIA, y al decir, «CUENTA DE AHORROS», significa que puede tratarse de una cuenta de AHORROS CARTERA COLECTIVA.

    AHORA PREGUNTO:
    Es correcta mi apreciación?.

    Gracias por responder.

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  2. cesar Dice:

    el requisito de la cuenta bancaria para la autorización de numeración de facturación ya se elimino.

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  3. jose adolfo Dice:

    señores, quedo perdido en un articulo dicen que no es obligación que la resolución este en el cuerpo de la factura y estoy de acuerdo, aquí dicen ustedes que si es requisito de control de la dian, pero eso no lo veo y no esta en el estatuto tributario, por lo que para mi vale, .. es lo que dice el estatuto mas las DIAN quien da conceptos mas no modificaciones al estatut y deben ser consecuentes con el ET y no andar colocando mas enredos a los ya existentes, lo recalco, por que el no llevar la resolución en la factura no hay sanción para quien la recibe, por ello es trasparente para quien paga sobre esta factura ya que no tiene problema de deducción.
    conclusión, los contadores cada vez miramos como complicar mas el registro de los hechos económicos, no estamos bien empapados de las NIIF ni de las constantes reglamentaciones de la dian y….si no trae la factura la resolución la devolvemos para que nos impriman por capricho nuestro otras facturas que si traiga la facturacion, o no pagamos, que tal,… he dicho

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  4. TATIANA Dice:

    Buenas tardes, quisieramos averiguar si una empresa se le vence la resolucion de la facturacion no se da cuenta y sigue realizando facturas asi pero despues realiza la habilitacion ante la DIAN de esas facturas es valido?

    tambien quisieramos saber sobre costos para la suscripcion con ustedes y estar enterados de cambios en la DIAN e informacion en general.

    Gracias

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  5. Jessika Echeverri Dice:

    Se me vencio la resolucion y el contador que tengo actualmente ya realizo el tramite para la nueva resolucion, tengo una duda, la anterior resulucion decia en amrca de agua (AUTORIZADO) y la que me entraga el dia de hoy mi nuevo contador dice (DEFINITIVO) alguien tiene respuesta para mi por favor y gracias

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    • roxy Dice:

      Autorizado. Formulario 1876. Es el valido con firma del Representante Legal y presentado ante la dian.
      Definitivo. Probablemente es el formulario 1302 ya aprobado por la DIAN, pero no es el Formulario oficial que lo autoriza para usar la numeracion.
      Verifique al lado derecho superior en el recuadro verde, cual numero de formulario es. Si es el 1302, le falta aun un paso para tener la Autorizacion «formal» de la DIAN.

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  6. Vanessa Dice:

    Buen día

    Soy auxiliar contable y tengo una duda, me llegó una factura, que tiene el numero de autorización de la resolución y tiene el rango del consecutivo, pero no posee la fecha de vigencia, la factura efectivamente se encuentra entre el rango del consecutivo pero mi duda es si puedo causarla aun cuando no posee la fecha de vigencia de la resolución. Gracias

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  7. FABIAN ORTIZ Dice:

    BUENOS DÍAS

    somos una IPS (Institución prestadora de servicios de salud) que se acogió a la facturación electronica, actualmente la factura sale con el código QR y cufe , existen entidades que nos solicitan que la factura vaya firmada, es esto un requisito legal o al ser facturadores electronicos se da por hecho, que la firma va incriptada en los códigos? agradezco a quien pueda orientarnos

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