Obligaciones de los responsables del Iva

Los contribuyentes que son responsables del Iva tienen una serie de obligaciones formales y sustanciales que deben cumplir ante la Dian, que de incumplirse supone sanciones y pago de intereses.

Responsables del Iva.

Los responsables del Iva son las personas naturales y jurídicas que realizan alguna actividad gravada con el Iva, ya sea venta de productos gravados o la prestación de servicios gravados con Iva.

Toda persona jurídica sin excepción es responsable del Iva, siempre que realice una actividad gravada, por supuesto.

En el caso de las personas naturales no todas son responsables del Iva, puesto que esa responsabilidad surge a partir de que se superen los topes establecidos en el parágrafo tercero del artículo 437 del estatuto tributario, tema que se desarrolla en el siguiente artículo.

Responsables y no responsables del Iva.Personas o contribuyentes que son responsables del Iva y quiénes no son responsables del impuesto a las ventas.

Es lo que antes se conocía como régimen común, que hace responsable del Iva a toda persona natural que realice una actividad gravada y supere los topes fijados para no ser clasificado como responsable del Iva.

Obligaciones que deben cumplir los responsables del Iva.

A continuación, resumimos las principales obligaciones que puede tener un responsable del Iva, sea persona natural o jurídica.

  • Inscribirse en el Rut.
  • Expedir factura.
  • Recaudar el Iva.
  • Facturar el Iva.
  • Presentar la declaración de Iva.
  • Pagar el Iva a la Dian oportunamente.
  • Llevar registro auxiliar de compras y ventas.
  • Practicar retención en la fuente por Iva cuando haya lugar.

A continuación exponemos con más detalle cada una de estas obligaciones.

Inscribirse en el Rut.

Todo responsable del Iva debe estar registrado o inscrito en el Rut, en el cual se fijan las obligaciones o responsabilidades que debe asumir.

Registro único tributario – Cómo inscribirse, consultarlo y actualizarlo.Personas que deben inscribirse en el registro único tributario (RUT), y documentos que se deben allegar para la inscripción.

Expedir factura.

Todo responsable del Iva debe expedir factura con el lleno de los requisitos de ley, y el estado busca que la factura sea electrónica con validación previa.

La emisión de la factura es una de las principales obligaciones de los responsables del Iva, por cuando allí inicia el recaudo del Iva.

Facturar el Iva.

Es obligación del responsable del Iva facturar el impuesto a las ventas, el cual debe estar discriminado en la factura, de manera tal que se pueda identificar la base gravable, la tarifa de Iva aplicada y por supuesto el valor del Iva facturado.

Recaudar el Iva.

La principal obligación del responsable del Iva es recaudar el Iva que debe ser pagado por su cliente, para luego transferirlo al estado representado por la Dian, para lo cual debe facturarlo.

Si el responsable del Iva no lo recauda, debe responder económicamente por el Iva dejado de recaudar.

Presentar la declaración de Iva.

El responsable del Iva es el encargado de recaudar el Iva que cobra a sus clientes por cada venta que haga, Iva que tiene que declarar y luego pagar a la Dian.

La declaración del impuesto a las ventas se debe presentar según el periodo gravable que tenga el responsable, que puede ser bimestral, cuatrimestral o anual en el caso del régimen simple de tributación.

Periodo gravable en el impuesto a las ventas.El Iva tiene un periodo gravable bimestral y otro cuatrimestral, que se determina según los ingresos brutos del año anterior.

El gobierno anualmente fija los plazos para presentar la declaración de Iva, que corresponde a los primeros días del mes siguiente a la finalización del periodo gravable respectivo.

Pagar el Iva.

El responsable del Iva tiene el deber de pagar a la Dian el Iva que recaude dentro de los plazos que indique el gobierno. Incumplir con esta obligación es un delito penal conocido como omisión de agente retenedor o recaudador.

Responsabilidad penal por no pagar Iva y retenciones.Hasta 108 meses de cárcel para quienes no paguen el Iva recaudado y las retenciones en la fuente practicadas.

Además de la responsabilidad penal por no pagar el Iva, se deben pagar intereses moratorios desde la fecha en que debió pagarlo hasta la fecha en que lo pague.

Practicar retención en la fuente por Iva.

Los responsables del Iva pueden ser agentes de retención en la fuente a título de Iva, y en caso de serlo, cuando proceda la retención deben efectuarla.

Retención en la fuente por Iva (Reteiva).Retención en la fuente en el impuesto a las ventas. Tarifas, bases y agentes de retención.

Si deben retener por Iva entonces también tendrán que presentar la respectiva declaración de Iva.

Registro auxiliar de compras y ventas.

El artículo 509 del estatuto tributario señala que los responsables del Iva (anteriormente régimen común), deben llevar un registro auxiliar de compras y ventas, y una cuenta de mayor y balance denominada Impuesto a las ventas por pagar, que debe registrar la siguiente información:

  • En el crédito:
    • El valor del impuesto generado por las operaciones gravadas
    • El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 486.
  • En débito:
    • El valor de los descuentos a que se refiere el artículo 485.
    • El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 484, siempre que tales valores hubieren sido registrados previamente en el haber.

Recordemos que esa cuenta es del pasivo, que es de naturaleza crédito, por lo tanto, en el lado crédito de la cuenta se registra el Iva recaudado o generado por el responsable.

Para el caso de las personas naturales responsables del Iva que no son comerciantes, y que por consiguiente no llevan contabilidad, en razón a que el artículo 509 del estatuto tributario no distingue a los responsables del Iva obligados a llevar contabilidad de los que no lo están, la Dian en concepto 39683 de 1998 ha considerado que se debe llevar en todo caso tal registro.

En opinión de la Dian, quien no lleve contabilidad por no estar obligado, en todo caso debe elaborar ese registro en el que conste la información solicitada en el artículo 509 del estatuto tributario.

Momento en que surge la responsabilidad en el Iva.

Tan pronto como surge la responsabilidad del Iva se hace necesario cumplir con las obligaciones que la ley impone a todo responsable, así que es importante definir desde qué momento inicia la responsabilidad frente al Iva.

Una persona jurídica desde el momento en que se constituye se constituye como responsable del Iva, pero no quiere decir que desde ese momento deba iniciar a cumplir con sus obligaciones como responsable del Iva.

Una persona natural, antes de formalizar con su cámara de comercio o con su Rut, puede estar desarrollando actividades gravadas sin que esté obligada a cumplir sus obligaciones como responsable.

Por ello es importante definir la fecha en que el responsable del Iva debe empezar a cumplir con sus obligaciones, aspecto que está señalado en el artículo 1.3.1.1.2 del decreto 1625 que trata sobre la iniciación de operaciones:

«Se entiende por iniciación de operaciones, para efectos del impuesto sobre las ventas, la fecha correspondiente a la primera enajenación de artículos gravados o exentos.»

De acuerdo a lo anterior, desde el momento en que se inicien operaciones gravadas con Iva se deben empezar a cumplir las distintas obligaciones, no importa si el registro en el Rut es anterior o incluso posterior.

Otras obligaciones de los responsables del Iva.

Los responsables del Iva deben cumplir con otras obligaciones, que, si bien no tienen relación directa con el Iva, en todo caso pueden quedar obligados a cumplirás, como:

  1. Declarar renta.
  2. Reportar información en medios magnéticos.
  3. Actuar como agentes de retención en renta.
  4. Reportar información a entidades de control como superintendencias.
  5. Declarar Ica.

No todos los responsables del Iva deben asumir todas esas obligaciones, sino que dependerá de cada contribuyente.

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