Obligaciones de los responsables del IVA y quiénes deben declararlo

El responsable del IVA debe inscribirse en el RUT, facturar y cobrar el impuesto, declararlo y pagarlo en los plazos que fija el Gobierno, llevar el registro auxiliar de compras y ventas del artículo 509 del Estatuto Tributario y, cuando sea agente de retención, retener el IVA de sus proveedores. Solo quien tiene esa calidad debe declarar el impuesto, y aun así no en todos los periodos. ¿Cuáles son esas obligaciones y desde cuándo deben cumplirse?

Quiénes son responsables del IVA.

Son responsables las personas jurídicas que venden bienes o prestan servicios gravados, sin importar sus ingresos, y las personas naturales que realizan esas actividades y no cumplen alguna de las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437, como tener ingresos de la actividad gravada inferiores a 3.500 UVT. Lo explicamos en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.

Las obligaciones que siguen solo corresponden a quienes tienen esa calidad. El no responsable, antes llamado régimen simplificado, no cobra el impuesto ni lo declara.

Desde cuándo se deben cumplir.

Las obligaciones nacen con la primera operación gravada, no con la inscripción en el RUT. El artículo 1.3.1.1.2 del decreto 1625 de 2016 lo precisa así:

«Se entiende por iniciación de operaciones, para efectos del impuesto sobre las ventas, la fecha correspondiente a la primera enajenación de artículos gravados o exentos.»

Una sociedad recién constituida es responsable desde su primera venta gravada, aunque todavía no haya actualizado el RUT. Y una persona natural que supera alguno de los topes pasa a ser responsable desde el periodo siguiente, según el artículo 508-2, como explicamos en el artículo sobre el cambio de responsabilidad en el IVA.

Obligaciones de los responsables del IVA.

Las principales obligaciones son las siguientes, y cada una tiene sus propias reglas y consecuencias.

Inscribirse en el RUT como responsable.

El responsable debe estar inscrito en el registro único tributario con la responsabilidad 48, impuesto sobre las ventas. Esa inscripción es la que informa a clientes y proveedores cuál es su condición frente al impuesto y permite a la Dian controlar el cumplimiento de las demás obligaciones.

Facturar electrónicamente y discriminar el IVA.

Todo responsable del IVA está obligado a expedir factura por sus operaciones, según el artículo 511, y hoy esa factura debe ser electrónica con validación previa de la Dian. En ella debe discriminar la base, la tarifa y el valor del impuesto, para que el cliente pueda descontarlo si es responsable. Explicamos quiénes deben facturar y los requisitos en los artículos sobre los obligados a facturar y la factura electrónica.

Cobrar y recaudar el IVA.

El responsable debe cobrarle el impuesto a su cliente. Si no lo hace, por olvido o por error, no se libera: debe declararlo y pagarlo con sus propios recursos, porque es él quien responde ante el Estado por el IVA de sus operaciones.

Declarar el IVA.

El IVA se declara en el formulario 300 por cada periodo. Según el artículo 600, el periodo es bimestral para los grandes contribuyentes, para quienes tuvieron ingresos brutos iguales o superiores a 92.000 UVT en el año anterior y para los responsables de bienes y servicios exentos, y cuatrimestral para los demás. Los contribuyentes del régimen simple presentan una declaración anual consolidada.

Las reglas sobre los periodos están en el artículo sobre el periodo gravable del IVA, y el diligenciamiento en el artículo sobre la declaración de IVA.

Pagar el IVA a tiempo.

El impuesto se paga en el mismo plazo que se declara. Pagar tarde genera intereses de mora, y no consignar el IVA recaudado puede configurar el delito de omisión del agente recaudador del artículo 402 del Código Penal, como explicamos en el artículo sobre la responsabilidad penal por no pagar el IVA. Los vencimientos del año están en el artículo sobre cuándo pagar el IVA.

Llevar el registro auxiliar de compras y ventas.

El artículo 509 del Estatuto Tributario exige un registro auxiliar y una cuenta de balance para el impuesto:

«Los responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común, incluidos los exportadores, deberán llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación será "impuesto a las ventas por pagar", en la cual se harán los siguientes registros:

En el haber o crédito:

1. El valor del impuesto generado por las operaciones gravadas
2. El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 486.

En el debe o débito:

485. El valor de los descuentos a que se refiere el artículo 485.
486. El valor de los impuestos a que se refieren los literales a) y b) del artículo 484, siempre que tales valores hubieren sido registrados previamente en el haber.»

En el crédito de esa cuenta va el IVA generado y los ajustes que aumentan el impuesto; en el débito, el IVA descontable y el de las devoluciones de ventas. La Dian ha sostenido que la obligación aplica también a los responsables que no están obligados a llevar contabilidad, como los profesionales independientes, que deben llevar ese registro por separado.

Retener el IVA cuando se es agente de retención.

No todos los responsables retienen IVA. Solo lo hacen los agentes de retención del artículo 437-2, como las entidades públicas, los grandes contribuyentes, quienes contratan servicios con proveedores del exterior y quienes compran a contribuyentes del régimen simple. Quien retiene debe declarar y pagar esas retenciones mensualmente en la declaración de retención en la fuente, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente por IVA.

Informar el cese de actividades.

Quien deja de realizar operaciones gravadas debe informarlo a la Dian y actualizar el RUT, según el artículo 614. Mientras no lo haga, la Dian seguirá considerándolo responsable y podrá exigirle las declaraciones de los periodos en que tenga operaciones.

Quiénes deben declarar IVA.

La obligación de declarar recae en los responsables del impuesto, es decir, en quienes figuran en el RUT con la responsabilidad 48 o deberían figurar. No declaran IVA:

• Los no responsables, personas naturales que cumplen las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437.
• Quienes solo venden bienes o prestan servicios excluidos, como los médicos, los transportadores o las instituciones educativas, salvo que tengan además alguna actividad gravada.
• Los comerciantes que solo revenden bienes exentos, que según el artículo 439 no son responsables por esas ventas.
• Los contribuyentes del régimen simple que solo tienen tiendas, minimercados o peluquerías, y las personas naturales del simple con ingresos inferiores a 3.500 UVT.

Estas exclusiones se refieren a la responsabilidad del IVA. Todas esas personas pueden tener otras obligaciones, como inscribirse en el RUT, facturar o declarar renta.

Los periodos en que el responsable no debe declarar.

Aun siendo responsable, no hay que declarar los periodos en que no hubo operaciones gravadas, ni compras con IVA descontable, ni devoluciones o anulaciones que obliguen a ajustes, según el artículo 601. Basta con que haya una sola de esas operaciones para que la declaración sea obligatoria.

Así, un responsable que no vendió nada pero compró mercancía gravada para su negocio sí debe declarar, y además le conviene, para no perder el IVA descontable. Lo desarrollamos en el artículo sobre la declaración de IVA en ceros.

Otras obligaciones que suelen acompañar al responsable.

Ser responsable del IVA no implica por sí solo las siguientes obligaciones, pero es frecuente que coincidan:

• Declarar renta. El numeral 1 del artículo 592 del E.T. excluye de la exoneración de declarar a quienes sean responsables del IVA, de modo que el responsable persona natural siempre declara renta.
• Llevar contabilidad, obligación que depende de ser comerciante y no de ser responsable, como explicamos en el artículo sobre los obligados a llevar contabilidad.
• Reportar información exógena, declarar el impuesto de industria y comercio en su municipio y actuar como agente de retención en renta, según las reglas propias de cada una.

Cada contribuyente debe revisar su propia situación, porque estas obligaciones tienen requisitos independientes de la responsabilidad del IVA.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.