Obligaciones de los responsables del Iva

Los contribuyentes que son responsables del Iva tienen una serie de obligaciones formales y sustanciales que deben cumplir ante la Dian, que de incumplirse supone sanciones y pago de intereses.

Responsables del Iva.

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Los responsables del Iva son las personas naturales y jurídicas que realizan alguna actividad gravada con el Iva, ya sea venta de productos gravados o la prestación de servicios gravados con Iva.

Toda persona jurídica sin excepción es responsable del Iva, siempre que realice una actividad gravada, por supuesto.

En el caso de las personas naturales no todas son responsables del Iva, puesto que esa responsabilidad surge a partir de que se superen los topes establecidos en el parágrafo tercero del artículo 437 del estatuto tributario, tema que se desarrolla en el siguiente artículo.

Responsables y no responsables del Iva (2020)

Es lo que antes se conocía como régimen común, que hace responsable del Iva a toda persona natural que realice una actividad gravada y supere los topes fijados para no ser clasificado como responsable del Iva.

Momento en que surge la responsabilidad en el Iva.

Tan pronto como surge la responsabilidad del Iva se hace necesario cumplir con las obligaciones que la ley impone a todo responsable, así que es importante definir desde qué momento inicia la responsabilidad frente al Iva.

Una persona jurídica desde el momento en que se constituye se constituye como responsable del Iva, pero no quiere decir que desde ese momento deba iniciar a cumplir con sus obligaciones como responsable del Iva.

Una persona natural, antes de formalizar con su cámara de comercio o con su Rut, puede estar desarrollando actividades gravadas sin que esté obligada a cumplir sus obligaciones como responsable.

Por ello es importante definir la fecha en que el responsable del Iva debe empezar a cumplir con sus obligaciones, aspecto que está señalado en el artículo 1.3.1.1.2 del decreto 1625 que trata sobre la iniciación de operaciones:

«Se entiende por iniciación de operaciones, para efectos del impuesto sobre las ventas, la fecha correspondiente a la primera enajenación de artículos gravados o exentos.»

De acuerdo a lo anterior, desde el momento en que se inicien operaciones gravadas con Iva se deben empezar a cumplir las distintas obligaciones, no importa si el registro en el Rut es anterior o incluso posterior.

Obligaciones que deben cumplir los responsables del Iva.

Entrando en materia, las obligaciones que debe cumplir un responsable del Iva con respecto al Iva, son las siguientes.

Inscribirse en el Rut.

Todo responsable del Iva debe estar registrado o inscrito en el Rut, en el cual se fijan las obligaciones o responsabilidades que debe asumir.

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Llevar contabilidad.

Si el responsable del Iva es un comerciante, está en la obligación de llevar contabilidad con forme a las normas que la regulan.

Obligados a llevar contabilidad

En caso en el responsable del Iva no sea comerciante, como la persona natural que ejerce profesiones liberales, no está obligado a llevar contabilidad.

Expedir factura.

Todo responsable del Iva debe expedir factura con el lleno de los requisitos de ley, y el estado busca que la factura sea electrónica con validación previa.

La emisión de la factura es una de las principales obligaciones de los responsables del Iva, por cuando allí inicia el recaudo del Iva.

Presentar la declaración de Iva.

El responsable del Iva es el encargado de recaudar el Iva que cobra a sus clientes por cada venta que haga, Iva que tiene que declarar y luego pagar a la Dian.

La declaración del impuesto a las ventas se debe presentar según el periodo gravable que tenga el responsable, que puede ser bimestral, cuatrimestral o anual en el caso del régimen simple de tributación.

Periodo gravable en el impuesto a las ventas

El gobierno anualmente fija los plazos para presentar la declaración de Iva, que corresponde a los primeros días del mes siguiente a la finalización del periodo gravable respectivo.

Practicar retención en la fuente por Iva.

Los responsables del Iva pueden ser agentes de retención en la fuente a título de Iva, y en caso de serlo, cuando proceda la retención deben efectuarla.

Retención en la fuente por Iva (Reteiva)

Si deben retener por Iva entonces también tendrán que presentar la respectiva declaración de Iva.

Otras obligaciones de los responsables del Iva.

Los responsables del Iva deben cumplir con otras obligaciones, que, si bien no tienen relación directa con el Iva, en todo caso pueden quedar obligados a cumplirás, como:

  1. Declarar renta.
  2. Reportar información en medios magnéticos.
  3. Actuar como agentes de retención en renta.
  4. Reportar información a entidades de control como superintendencias.
  5. Declarar Ica.

No todos los responsables del Iva deben asumir todas esas obligaciones, sino que dependerá de cada contribuyente.

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