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La contabilidad es la disciplina que permite registrar, medir y clasificar los hechos económicos que realiza una empresa, y gracias a ese registro es posible conocer su situación financiera, tomar decisiones informadas y hacer proyecciones. En Colombia es, además, una obligación legal regulada por el Código de Comercio y por la ley 1314 de 2009. ¿Qué es exactamente la contabilidad y para qué le sirve a una empresa?
Qué es la contabilidad.
La contabilidad es la disciplina que se encarga de medir y registrar los hechos económicos de la empresa, como sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos.
Las empresas se crean para desarrollar una actividad, como producir bienes, comercializar productos o prestar servicios, y cada una de esas operaciones debe registrarse para tener control sobre ella y medir su resultado, registro que se hace mediante los asientos contables aplicando el método de la partida doble.
La contabilidad permite saber qué tiene la empresa, cuánto vale lo que tiene, cuánto debe, cómo obtiene sus ingresos y en qué gasta sus recursos.
El artículo 48 del Código de Comercio ordena que la contabilidad se lleve conforme a la ley:
«Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.»
Es decir que la contabilidad no se lleva de cualquier manera, sino siguiendo las normas y principios que la regulan, como explicamos en el artículo sobre el marco jurídico de la contabilidad en Colombia.
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
- Proyección y planeación pensional
- Guía de arrendamiento sin riesgo
Para qué sirve la contabilidad.
La contabilidad muestra la radiografía de la empresa en un momento determinado y, además, permite hacer proyecciones con base en su registro histórico, que deja identificar tendencias y anticipar resultados.
Con esa información, la administración puede identificar falencias y fortalezas, implementar correcciones y optimizar la gestión de los recursos, y los terceros, como bancos, proveedores e inversionistas, pueden decidir si confían o no en la empresa, como desarrollamos en el artículo sobre la importancia de la contabilidad.
Elementos de la contabilidad.
La contabilidad gira en torno a cinco elementos esenciales, que son los mismos elementos de los estados financieros:
- Los bienes y derechos que tiene la empresa, como edificios, maquinaria, inventarios, inversiones o cartera, que le generan beneficios económicos.
- Las obligaciones o deudas que la empresa tiene con terceros, que implican una futura salida de recursos, como explicamos en el artículo sobre el pasivo en contabilidad.
- La parte que pertenece a los socios o inversionistas, luego de descontar los pasivos.
- Los beneficios económicos generados por la actividad y los activos de la empresa.
- Las salidas de recursos en que se incurre en el giro ordinario del negocio.
Estos cinco conceptos se relacionan mediante la ecuación patrimonial, y a partir de ellos se elaboran los distintos estados financieros.
Tipos de contabilidad.
Aunque la contabilidad es una sola, según el enfoque o el usuario de la información se habla de distintos tipos de contabilidad, siendo los principales los siguientes.
Contabilidad financiera.
La contabilidad financiera es la que registra, clasifica y resume las operaciones de la empresa con el fin de producir información útil para usuarios externos, como socios, inversionistas, bancos y proveedores.
Su producto final son los estados financieros, elaborados conforme a los estándares contables, que permiten evaluar el desempeño y la situación financiera de la empresa para tomar decisiones de inversión o de crédito.
Contabilidad administrativa o de gestión.
La contabilidad administrativa produce información para uso interno de la gerencia, como informes de producción, costos, ventas o inventarios, que no están sometidos a estándares y se diseñan a la medida de cada empresa.
Otros tipos de contabilidad.
Según el criterio de reconocimiento se habla de contabilidad de causación y de contabilidad de caja, y según la finalidad, de contabilidad tributaria o fiscal, de contabilidad de costos y de contabilidad simplificada, cada una tratada en su propio artículo.
Contabilidad y teneduría de libros.
Suelen confundirse, pero la teneduría de libros es apenas una parte de la contabilidad: es el proceso mecánico de tomar los valores de los soportes contables y consignarlos en los libros, hoy en día mediante el software contable.
La contabilidad es un concepto más amplio, que comprende además el análisis y la interpretación de la información registrada, que es donde está su verdadero valor agregado: diagnosticar la realidad económica de la empresa, identificar tendencias y servir de base para las decisiones de la administración.
Con la aparición del software de contabilidad, la teneduría quedó limitada al ingreso de la información al sistema, y el valor del contador se concentró en leer, interpretar y analizar lo que dicen los libros y los estados financieros.
Libros de contabilidad.
La información que se registra en la contabilidad debe organizarse y clasificarse en los distintos libros de contabilidad, como el libro diario, el libro mayor y los auxiliares, que facilitan su consulta, lectura y análisis.
Principios y normas que rigen la contabilidad.
La contabilidad debe llevarse de acuerdo con principios aceptados universalmente, para que la información financiera pueda ser interpretada, analizada y comparada por cualquier usuario.
En Colombia, la ley 1314 de 2009 ordenó la convergencia hacia los estándares internacionales, de modo que la contabilidad se lleva conforme a las NIIF, reglamentadas por el decreto único 2420 de 2015.
Reportes financieros o contables.
La contabilidad no es útil si no se presenta de forma comprensible, para lo cual se elaboran los reportes financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo.
Estos reportes permiten leer e interpretar la información generada por la contabilidad y, con ayuda de los indicadores financieros, hacer un análisis profundo de la situación actual y pasada de la empresa, y proyectar la futura.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la contabilidad?
Es la disciplina que registra, mide y clasifica los hechos económicos de la empresa, para producir información financiera útil que permita conocer su situación y tomar decisiones.
¿Para qué sirve la contabilidad?
Sirve para conocer qué tiene la empresa, cuánto debe, cuánto gana y en qué gasta, para controlar sus recursos, cumplir obligaciones legales y tributarias, y tomar decisiones con base en información real.
¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?
Por regla general, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas. El detalle de cada caso lo desarrollamos en el artículo sobre los obligados a llevar contabilidad.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros?
La teneduría de libros es el registro mecánico de las operaciones en los libros; la contabilidad comprende, además, el análisis y la interpretación de esa información.
¿Los sueldos de los trabajadores son un gasto o un pasivo?
Son un gasto que primero se causa como pasivo: al liquidar la nómina se debita el gasto y se acredita el pasivo, y al pagar se debita el pasivo y se acredita bancos.
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Buenas tardes.
Quisiera consultar, los sueldos del personal, ¿corresponden a un pasivo, a gasto? ¿O entran en las dos categorías?
Quedo atenta.
Saludos cordiales.
Los salarios son un gasto, pero que primero se causan como un pasivo. Al liquidar los salarios se lleva un débito contra el gasto y un crédito contra el pasivo, y cuando pague a los trabajadores debita el pasivo y acredita la cuenta de bancos.
Gracias por la pronta respuesta.
Saludos cordiales.
Cordial saludo.
Tengo dudas sobre el manejo de la contabilidad para una empresa corredora de seguros. ¿Se maneja de manera similar a otro tipo de empresa?
Agradezco su información.
Fanny Yolanda Suárez
La contabilidad es la misma para cualquier empresa. Lo que cambia es el uso de algunas cuentas y política contables según la actividad económica de cada empresa.
Saludos