En este artículo 21 secciones
- Las etapas del proceso.
- Inicio del proceso de fiscalización.
- Los avisos o acciones persuasivas.
- El requerimiento para declarar o corregir.
- La liquidación oficial de aportes.
- El recurso de reconsideración.
- La demanda de nulidad.
- El cobro coactivo.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuánto tiempo tiene la UGPP para requerir?
- ¿Qué debo hacer si me llega una acción persuasiva de la UGPP?
- ¿Cuánto tiempo tengo para responder el requerimiento?
- ¿Puedo objetar el requerimiento en parte?
- ¿Es obligatorio presentar el recurso de reconsideración?
- ¿La UGPP puede embargarme sin ir a un juez?
- ¿La UGPP tiene que respetar mi declaración de renta corregida?
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La UGPP no impone sanciones de un golpe: sigue un procedimiento con etapas y plazos definidos en el artículo 180 de la ley 1607 de 2012, que va del aviso persuasivo al requerimiento para declarar o corregir, de allí a la liquidación oficial y, si el aportante no paga, al cobro coactivo. Conocer cada etapa importa porque de responder en plazo depende que la sanción se quede en el 35% o suba al 60%.
Las etapas del proceso.
Este es el recorrido completo con los términos de cada etapa, que después desarrollamos una por una.
| Etapa | Plazo del aportante | Plazo de la UGPP |
|---|---|---|
| Aviso o acción persuasiva | No hay plazo legal | No es un acto administrativo |
| Requerimiento para declarar y/o corregir | 3 meses | 5 años para requerir |
| Liquidación oficial | 6 meses | |
| Recurso de reconsideración | 2 meses | 1 año para resolver |
| Demanda de nulidad | 4 meses | |
| Cobro coactivo |
Nótese que los plazos del aportante son perentorios y los de la UGPP son de caducidad: si la entidad los incumple, pierde la facultad de actuar, y esa es la primera cosa que conviene verificar al recibir cualquier acto.
Inicio del proceso de fiscalización.
La UGPP inicia sus procesos a partir del cruce de información, de denuncias de terceros o de cualquier otro indicio de incumplimiento en el pago de los aportes.
Su capacidad de fiscalización es muy amplia porque intercambia información con la Dian y porque las liquidaciones que se hacen en la PILA se cruzan automáticamente con sus bases de datos.
El resultado es que miles de empresas y decenas de miles de personas naturales están hoy dentro de procesos de fiscalización, con especial intensidad en el caso de los trabajadores independientes, cuyos ingresos declarados en renta se comparan con las bases sobre las que cotizaron.
Los hechos por los que la entidad sanciona y el monto de cada sanción se explican en el artículo sobre las sanciones que impone la UGPP.
Cuánto tiempo tiene la UGPP para requerir.
La UGPP cuenta con cinco años para notificar el requerimiento de información o el pliego de cargos, contados desde la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores a los legalmente establecidos o se configuró el hecho sancionable, conforme al parágrafo 2 del artículo 178 de la ley 1607 de 2012.
Como el aporte es una obligación mensual, cada periodo tiene su propia fecha de partida. La consecuencia práctica es importante: en un mismo proceso pueden coexistir periodos ya vencidos para la entidad y periodos aún exigibles, de modo que conviene revisar mes por mes lo que se pretende cobrar. El tema se desarrolla en el artículo sobre el término que tiene la UGPP para investigar y sancionar al empleador.
Hay una regla adicional con consecuencias directas: cuando la declaración se presenta de manera extemporánea o se corrige la inicialmente presentada, el término se cuenta desde esa presentación y no desde el vencimiento original, de modo que corregir reabre el plazo de la entidad respecto de ese periodo.
Los avisos o acciones persuasivas.
Antes de abrir formalmente el proceso, la UGPP suele enviar un aviso persuasivo, normalmente por correo electrónico, informando al aportante de las posibles inconsistencias y de las consecuencias de no corregirlas.
No está obligada a hacerlo, y el aviso no es un acto administrativo, ni siquiera de trámite. Su finalidad es persuadir al aportante para que corrija su conducta, y queda a discreción de este acogerse o no a lo planteado.
Qué dicen estos avisos.
El texto habitual para los cotizantes independientes es de este tenor:
«Esta comunicación debe entenderse como una oportunidad que le ofrece la UGPP para evitar un proceso de fiscalización, el cual se adelantaría en la medida en que La Unidad no evidencie que usted, dentro del plazo antes señalado, ha comenzado a aportar en forma correcta y oportuna y ha mantenido una conducta de cumplimiento, acorde con su realidad económica.»
Junto a ese ofrecimiento, el mismo comunicado advierte lo que el aportante tendría que pagar si finalmente es fiscalizado: la totalidad de los aportes adeudados, los intereses de mora por cada año o fracción de año de incumplimiento, y la sanción por inexactitud, que puede llegar al 60% de lo adeudado o al 200% si se trata de omisión o mora.
La combinación de las dos cosas, el ofrecimiento y la advertencia, es lo que le da eficacia al aviso: muchos aportantes corrigen su comportamiento con un esfuerzo mínimo de la entidad.
Qué hacer cuando se recibe un aviso persuasivo.
Lo primero es no reaccionar de inmediato, sino revisar con honestidad la propia realidad económica y el nivel de cumplimiento en el pago de los aportes. De esa revisión salen dos caminos.
Si en efecto no se pagó lo que correspondía. Hay que corregir los aportes o empezar a cotizar, y conviene hacerlo cuanto antes, porque mientras la UGPP no notifique el requerimiento la corrección no genera sanción y solo cuesta los intereses.
De acuerdo con nuestro criterio, aquí hay que leer el aviso con cuidado: la UGPP da a entender que quien corrija no será fiscalizado, pero ese ofrecimiento no tiene efecto legal y nada impide que la entidad fiscalice los periodos anteriores después de la corrección. Lo que el aviso busca es el cumplimiento hacia el futuro, no renunciar al cobro del pasado.
En consecuencia, si el aportante tiene capacidad de pago, lo aconsejable es corregir también lo pasado, pues entre más tiempo transcurra mayores serán los intereses, y si lo omitido es considerable la UGPP terminará reclamándolo. Si no tiene capacidad de pago, conviene saber que el proceso puede terminar en el embargo de sus bienes.
Si la revisión muestra que no se debe nada. No hay nada que hacer frente al aviso, porque la UGPP no atiende las respuestas a las acciones persuasivas: responder ese correo anexando soportes no produce ningún efecto.
Lo que corresponde es esperar a que la entidad inicie formalmente el proceso mediante el requerimiento, que es la oportunidad procesal en la que sí se valoran las pruebas y los soportes que aporte el aportante.
Conviene saber por qué llegan estos avisos a quien está al día: la UGPP trabaja con información del pasado, de modo que puede estar comparando periodos en que el ingreso era mayor, o no haber recibido aún la información de una corrección ya hecha. Todas esas situaciones se aclaran con el requerimiento.
El requerimiento para declarar o corregir.
Aquí empieza el proceso formal. Según la circunstancia, la UGPP notifica un requerimiento de información, un requerimiento para corregir o un requerimiento para declarar.
El aportante cuenta con tres meses desde la notificación para corregir, declarar u objetar el requerimiento.
Ese plazo es determinante en términos económicos: quien corrige dentro de él paga la sanción por inexactitud del 35%, y quien lo deja vencer queda expuesto al 60% que la UGPP liquidará en la liquidación oficial. En las conductas de omisión y mora, la diferencia es entre el 5% y el 10% mensual.
Si el aportante decide objetar, debe adjuntar las pruebas que respalden sus objeciones. Y si la razón está en parte de lo requerido, nada impide corregir lo que corresponda y objetar el resto.
La liquidación oficial de aportes.
Vencidos los tres meses sin que el aportante corrija, o resueltas desfavorablemente sus objeciones, la UGPP profiere la liquidación oficial en la que determina los aportes adeudados junto con las sanciones e intereses que correspondan.
Si las objeciones prosperan, es decir, si el aportante demuestra que cumplió cabalmente, la entidad archiva el proceso.
La UGPP cuenta con seis meses para proferir la liquidación oficial una vez surtida la etapa del requerimiento. Es un término de caducidad, de modo que conviene verificar su cumplimiento al recibir el acto.
El recurso de reconsideración.
Contra la liquidación oficial procede el recurso de reconsideración, que debe interponerse dentro de los dos meses siguientes a su notificación.
Ese recurso debe cumplir los mismos requisitos del recurso de reconsideración contra los actos de la Dian, según se explica en el artículo sobre el recurso de reconsideración en procesos tributarios.
Admitido el recurso, la UGPP cuenta con un año para pronunciarse. Resuelto, se agota la vía gubernativa: la entidad queda habilitada para pasar al cobro coactivo y el aportante para demandar ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.
Todo lo anterior conforme al artículo 180 de la ley 1607 de 2012.
La demanda per saltum.
Hay una alternativa al recurso que conviene evaluar, porque ahorra tiempo sin perder el derecho de defensa.
El principio per saltum permite al aportante que respondió en debida forma el requerimiento demandar directamente la liquidación oficial ante la justicia administrativa, sin necesidad de interponer el recurso de reconsideración.
Así lo reconoció la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 23991 del 10 de octubre de 2018:
«Otra excepción a esta regla es la prevista en el parágrafo del artículo 720 del Estatuto Tributario al prever la demanda per saltum. En efecto, dicha norma establece expresamente que el contribuyente podrá prescindir del recurso de reconsideración contra la liquidación oficial cuando haya respondido en debida forma al requerimiento especial, caso en el que podrá acudir directamente ante la Jurisdicción de lo Contencioso-Administrativo. Esta norma, según lo indicó esta Sección, también es aplicable en los procedimientos adelantados por la UGPP para gestión de las obligaciones y contribuciones parafiscales de la protección social, debido a la remisión prevista en el inciso sexto del artículo 156 de la Ley 1151 de 2007.»
La figura exige dos condiciones: que el aportante haya dado debida respuesta al requerimiento para declarar o corregir, y que la demanda se presente dentro de los cuatro meses siguientes a la notificación de la liquidación oficial.
De acuerdo con nuestro criterio, es una opción que merece evaluarse en cada caso, porque tanto la UGPP como la Dian rara vez reconsideran sus liquidaciones oficiales, y el año que puede tomar la resolución del recurso corre con intereses a cargo del aportante. La figura se desarrolla en el artículo sobre el principio per saltum en materia tributaria.
La demanda de nulidad.
Agotada la vía gubernativa, el aportante puede solicitar ante la justicia administrativa la nulidad de los actos en que la UGPP liquidó aportes y sanciones, mediante la acción de nulidad y restablecimiento del derecho.
El plazo es de cuatro meses, conforme al artículo 138 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contados desde la notificación del acto que resuelve el recurso de reconsideración.
Si se acude por la vía per saltum, esos cuatro meses se cuentan desde la notificación de la liquidación oficial, porque es el acto que se demanda.
El cobro coactivo.
Agotada la vía gubernativa, si el aportante no paga los valores determinados junto con los intereses moratorios, la UGPP procede al cobro coactivo.
En esa etapa la entidad puede embargar, secuestrar y rematar los bienes que estén a nombre del aportante para garantizar el pago de la deuda, sin necesidad de acudir a un juez.
De acuerdo con nuestro criterio, esa es la razón por la cual los plazos de este procedimiento no admiten descuido: una vez agotada la discusión, la capacidad de cobro de la entidad es equivalente a la de la Dian, y la defensa ya no se hace con argumentos sino con garantías o con acuerdos de pago.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuánto tiempo tiene la UGPP para requerir?
Cinco años, contados por cada mes, porque el aporte es una obligación mensual. Por eso en un mismo proceso pueden coexistir periodos prescritos y periodos aún exigibles.
¿Qué debo hacer si me llega una acción persuasiva de la UGPP?
Revisar si cotizó conforme a su realidad económica. Si no lo hizo, corregir cuanto antes, porque mientras no llegue el requerimiento la corrección no genera sanción. Si está al día, no hay que hacer nada: la UGPP no atiende las respuestas a los avisos persuasivos.
¿Cuánto tiempo tengo para responder el requerimiento?
Tres meses desde la notificación, para corregir, declarar u objetar. De cumplir ese plazo depende que la sanción por inexactitud se quede en el 35% en lugar del 60%.
¿Puedo objetar el requerimiento en parte?
Sí. Puede corregir lo que en efecto estaba mal y objetar el resto, adjuntando las pruebas que respalden las objeciones.
¿Es obligatorio presentar el recurso de reconsideración?
No, si respondió en debida forma el requerimiento. En ese caso puede demandar directamente la liquidación oficial por la vía per saltum, dentro de los cuatro meses siguientes a su notificación.
¿La UGPP puede embargarme sin ir a un juez?
Sí. Agotada la vía gubernativa, la entidad adelanta el cobro coactivo, en el que puede embargar, secuestrar y rematar bienes del aportante para garantizar el pago.
¿La UGPP tiene que respetar mi declaración de renta corregida?
El proceso de la UGPP es independiente del tributario, de modo que los hechos deben acreditarse dentro de ese proceso. Si corrigió la declaración que sirvió de base al requerimiento, debe aportar la corrección y sus soportes al responder.
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Fui requerido por un cliente mío con base en una declaración de renta que posteriormente fue corregida. Se supone, jurídicamente, que la última presentada es la que tiene efectos legales. Sin embargo, la UGPP se mantiene en cobrar sobre la corregida. ¡Qué horror!
Son procesos independientes, por lo que deberá acreditar los hechos que correspondan en dicho proceso, llevado por la UGPP.