Libros de contabilidad

Todo comerciante debe llevar libros de contabilidad en los que registre cronológicamente sus hechos económicos, conforme a los artículos 48 y siguientes del Código de Comercio, aunque ninguna norma enumera de forma expresa cuáles son obligatorios: la doctrina y la práctica han consolidado como principales el libro diario, el mayor y balances y el de inventarios y balances. ¿Qué libros se deben llevar, hay que imprimirlos y qué pasa cuando la Dian pide exhibirlos?

Qué es un libro de contabilidad.

El libro de contabilidad es el documento o archivo en el que se relacionan cronológicamente los hechos económicos que la empresa reconoce en su contabilidad.

Cuando la contabilidad se llevaba a mano, el libro era literalmente un tomo con hojas foliadas donde se asentaba cada operación. Hoy los libros se llevan en un software de contabilidad y existen como reportes electrónicos que el sistema genera a partir de los comprobantes registrados.

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Cuáles son los libros de contabilidad obligatorios.

La ley obliga a todo comerciante a llevar libros donde registre sus hechos económicos según las normas que gobiernan la contabilidad, pero en Colombia no existe una norma que diga expresamente cuáles son.

El Código de Comercio regula los libros a partir de su artículo 48 sin especificarlos, y así lo ha reconocido el Consejo de Estado. Señala la sentencia 13597 del 3 de diciembre de 2003 de la sección cuarta:

«Pero tal como lo ha sostenido la Sala en repetidas ocasiones, ni la ley comercial ni la tributaria han determinado cuáles son los libros obligatorios de contabilidad que debe llevar los comerciantes, entendiendo por tales “las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles” (Código de Comercio artículo 10).»

Ante ese vacío, ha sido la doctrina, apoyada en las reglas técnicas del decreto 2649 de 1993, la que separó los libros en principales y auxiliares, clasificación que sigue siendo el referente en la práctica.

Libros principales.

Son los que resumen la contabilidad y de los que se extraen los estados financieros:

• Libro diario: registra cronológicamente los comprobantes de contabilidad, operación por operación o en resúmenes periódicos.
• Libro mayor y balances: resume el movimiento y el saldo de cada cuenta, como explicamos en el artículo sobre el libro mayor.
• Libro de inventarios y balances: recoge el inventario y el balance que, según el artículo 52 del Código de Comercio, el comerciante debe elaborar al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año.

Libros auxiliares.

Son los que detallan el movimiento de cuentas específicas y ayudan a entender los principales, como el libro de bancos, el de caja o el de clientes o cartera. No tienen una lista cerrada: cada empresa lleva los que su operación requiera.

Libros de contabilidad y libros de comercio.

No son lo mismo: los libros de contabilidad son una especie de los libros de comercio. Todos los libros de contabilidad son de comercio, pero no todos los de comercio son de contabilidad.

Son libros de comercio que no son contables el libro de actas de asamblea o junta de socios y el libro de registro de socios o accionistas, que registran hechos que no se expresan en cifras. Esta distinción importa sobre todo para el registro ante la cámara de comercio, que hoy solo aplica a esos libros de comercio, como explicamos en el artículo sobre el registro de libros de contabilidad.

¿Es obligatorio imprimir los libros de contabilidad?

No. La contabilidad se lleva hoy en medios electrónicos, y la ley permite que los libros se conserven de la misma forma: el artículo 60 del Código de Comercio, modificado por el artículo 28 de la ley 962 de 2005, autoriza conservar los libros y papeles del comerciante en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Tampoco hay norma fiscal que exija tenerlos impresos, y así lo precisó el Consejo de Estado al anular una sanción impuesta por ese motivo. Señala la sentencia 21049 del 14 de marzo de 2019 de la sección cuarta:

«Por ello, para la Sala no resulta aceptable que, de una parte, la Administración admita que para determinar si la contabilidad se encuentra al día sólo se requiere verificar que a la fecha en que se exige su exhibición se lleva en el software del comerciante, y que, de otra, decida aplicar la sanción por libros de contabilidad sobre un supuesto no previsto por el legislador, como es que la información contable no estaba impresa en los libros registrados al momento en que se practicó la visita fiscal.»

En consecuencia, basta con que la contabilidad electrónica garantice su integridad y pueda reproducirse cuando se requiera; imprimirla es una opción, no una obligación.

Exhibición de los libros de contabilidad.

Quien está obligado a llevar contabilidad debe exhibir sus libros a las autoridades competentes que lo soliciten, en especial a la Dian dentro de un proceso de fiscalización o en una inspección contable conforme al artículo 782 del Estatuto Tributario. Negarse a exhibirlos expone a la sanción por libros de contabilidad.

Plazos para exhibir.

El artículo 1.6.1.17.3 del decreto 1625 de 2016 fija estos términos, contados en días hábiles:

Para contar los días puede apoyarse en nuestra calculadora de días hábiles.

Cómo y dónde se exhiben.

Los libros pueden exhibirse impresos o en medios electrónicos, exportados a formatos como Excel o PDF y entregados al funcionario, y por regla general se exhiben en las oficinas del contribuyente.

Por lo anterior, más que imprimir, lo que conviene es tener la contabilidad al día y en condiciones de reproducirse con rapidez, pues el plazo de exhibición es corto.

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