Libros de contabilidad

Por   17/10/2017

La ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad.

Pero en Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de contabilidad que un comerciante o empresa debe llevar.

El código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad señala algunos aspectos sobre los libros pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la doctrina la que se ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando entre libros principales y libros auxiliares.

Libros principales

  • Libro mayor y balance
  • Libros de inventarios y balances
  • Libro diario
  • Libro de accionistas
  • Libro de actas

Libros auxiliares

  • Libro de bancos
  • Libro de clientes o cartera
  • Libro de caja

Pero se insiste en que la norma no los específica claramente cuáles son obligatorios  y cuáles no, y sobre ello resulta pertinente transcribir los apartes de la sentencia 13597 del 3 de diciembre de 2003 de la sección cuarta del consejo de estado con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio:

«Pero tal como lo ha sostenido la Sala en repetidas ocasiones, ni la ley comercial ni la tributaria han determinado cuáles son los libros obligatorios de contabilidad que debe llevar los comerciantes, entendiendo por tales “las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles” (Código de Comercio artículo 10).

Sobre la indefinición legal de los libros de contabilidad, se ha dicho:

.“..Como lo tiene precisado la doctrina y la jurisprudencia del artículo 52 del Código de Comercio, que obliga al comerciante al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al año al elaborar un inventario y un balance general que permita de manera clara y completa la situación de su patrimonio, surge la obligación legal de llevar el libro de “Inventario y Balances”; del artículo 53 del Código de Comercio, que exige el asentamiento cronológico de las operaciones y de la exigencia de aplicación de la partida doble, surge la necesidad de llevar los libros “Diario” y “Mayor”. Así mismo de los artículos 28 numeral 7°, 180 y 195 ibídem se colige la existencia de la obligación de los libros de Accionistas, las actas de Asambleas y Junta de Socios, así como los de Juntas Directivas de las Sociedades Mercantiles”.

Tal como se advierte en la jurisprudencia transcrita, es evidente la obligatoriedad de llevar un libro de contabilidad donde aparezca el inventario del ente económico al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al año, esto es al terminar el ejercicio fiscal y comercial. El artículo 52 del Código de Comercio preceptúa lo siguiente:

“ARTICULO 52. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”.

Ese libro es lo que la costumbre mercantil, la doctrina y la jurisprudencia han dado en denominar  “Libro de Inventarios y Balances” y que tal denominación vino a ser acogida en la Ley 223 de 1995 cuando en su artículo 265 previó su no exigibilidad  para las entidades financieras.

Sobre el contenido del citado libro, la jurisprudencia tributaria, se ha pronunciado en los siguientes términos:

“…..En caso de llevarse el Libro de Inventarios y Balances u otro similar que contenga los requerimientos legales y reglamentarios, el mismo deberá contener como mínimo lo siguiente:

  1. a) Al iniciar sus actividades el comerciante (persona natural o jurídica) deberá registrar el total de su activos, pasivos y en general la situación patrimonial, detallando los inventarios que se hayan aportado por los asociados;
  2. b) Al menos una vez al año, debe elaborar igualmente un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, especificando los inventarios poseídos a la fecha del balance en el caso de contribuyentes que se dediquen a actividades industriales y/o de comercialización.
  3. c) Pero también, las disposiciones tributarias (Decreto 187 de 1975 artículo 31) exigen que se lleve un libro de contabilidad donde se pueda determinar el costo de los activos movibles, para que la Administración Tributaria pueda realizar un control efectivo de las utilidades generadas en la enajenación de activos movibles, cuyo costo se determina de acuerdo con los sistemas consagrados en el mencionado artículo 62 del Estatuto Tributario.

Del texto de las normas mercantiles, tributarias y contables antes transcritas, la Sala advierte, en cuanto a la obligatoriedad de llevar el libro de inventarios y Balances que refleje la situación patrimonial a una fecha determinada (balance general), así como el detalle de los inventarios existentes a la misma fecha, que existe la obligación de reflejar dicha información patrimonial en tal libro o en otro que contenga por lo menos los mismos datos que exigen los artículos 52 del Código de Comercio, 733 del Estatuto Tributario y 31 del Decreto 187 de 1975.

Esos datos o informaciones contables, se refieren a los saldos detallados de todas las partidas que conforman el Estado Básico de propósito general denominado “Balance General” (Decreto 2649/93 artículos 21 y 22) con énfasis en el detalle de las diversas clases de activos movibles, el cual no excluye la elaboración del Estado de Propósito Especial denominado “Estado de Inventario” cuando las circunstancias lo exijan, como por ejemplo en el caso de la necesidad de presentarlo en los acuerdos de reestructuración empresarial”.

De otra parte, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, consagra en lo pertinente, lo siguiente:

“Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

…4.  Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

…d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos..”

Así mismo el artículo 129 ibídem, refiriéndose al registro de los inventarios, señala:

“Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto. (Subraya la Sala).

De todo lo anterior se infiere que todo comerciante o ente económico, está obligado a llevar un registro pormenorizado de los inventarios existentes a la fecha de corte de los estados financieros y plasmarse sus resultados en los libros auxiliares y/o principales que hayan sido registrados ante las autoridades competentes según las normas del Estatuto Mercantil.

La relación detallada de las existencias, además de quedar en los registros auxiliares agrupados por resúmenes o grupos de bienes (Código de Comercio artículo 52 y Decreto 2649/93 artículo 125) deben relacionarse con el mismo nivel de detalle en un libro que la costumbre y la doctrina mercantil y la jurisprudencia tributaria han coincidido en llamar de “Inventarios y Balances” cuya inscripción en el registro mercantil de la respectiva Cámara de Comercio es obligatorio conforme al numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio.»

Como se puede observar, el desarrollo del tema de los libros de contabilidad ha sido principalmente desde el punto de vista tributario que es lo que más interesa al estado.

Igualmente se han diferenciado los libros de contabilidad de los libros de comercio, tema sobre el que no nos ocupamos en esas líneas.

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2 Opiniones
  1. alex dice:

    buenas definiciones

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