Los libros de contabilidad pueden llevarse en archivos electrónicos, sin necesidad de imprimirlos ni de usar libros de papel, siempre que se garantice su inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación. Así lo permite el artículo 56 del Código de Comercio, modificado por el decreto ley 019 de 2012. ¿Qué requisitos deben cumplir, qué libros siguen registrándose en la Cámara de Comercio y por cuánto tiempo deben conservarse?
Los libros de contabilidad en medios electrónicos.
Durante años los libros de contabilidad se llevaban en papel: el libro diario, el mayor y balances y el de inventarios y balances debían estar foliados y registrados, y los asientos se transcribían o se imprimían desde el sistema contable.
El decreto ley 019 de 2012, conocido como ley antitrámites, modificó el Código de Comercio para permitir que los libros se lleven en archivos electrónicos. El artículo 56 quedó así:
«Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen, en forma ordenada, la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.»
En consecuencia, hoy no es obligatorio imprimir los libros de contabilidad. Lo que la ley exige es que el archivo electrónico cumpla las mismas funciones de prueba que cumplía el papel.
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Requisitos de los libros electrónicos.
Un libro electrónico es válido en la medida en que se pueda demostrar que su información no ha sido alterada. Los requisitos del artículo 56 del Código de Comercio se concretan así:
- Los asientos deben registrarse en orden cronológico y con la numeración o referencia que permita seguirlos.
- Una vez cerrado un periodo, sus registros no pueden modificarse sin dejar rastro. Los errores se corrigen con nuevos asientos, no borrando los anteriores.
- El libro debe contener todas las operaciones del periodo, sin omisiones.
- El acceso al sistema debe estar controlado, con usuarios identificados y registro de quién hace cada cambio.
- Conservación. La información debe poder consultarse y reproducirse durante todo el tiempo que la ley exige conservarla.
La Superintendencia de Sociedades, en la circular externa 100-000001 del 6 de marzo de 2012, precisó que los libros electrónicos deben garantizar que la información sea accesible para su consulta posterior, que se conserve en el formato en que se generó o en uno que reproduzca con exactitud la información, y que permita determinar su origen, así como la fecha y la hora en que se produjo.
Esos criterios coinciden con los que la ley 527 de 1999 exige a los mensajes de datos para que tengan el mismo valor que un documento en papel.
Cómo se cumplen en la práctica.
La mayoría de los programas contables del mercado permiten cumplir estos requisitos, siempre que se configuren y se usen correctamente. Las medidas más comunes son las siguientes:
- Cerrar los periodos contables en el sistema, de modo que no puedan registrarse ni modificarse asientos en meses ya cerrados.
- Mantener activo el registro de auditoría del programa, que guarda quién hizo cada asiento o modificación y cuándo.
- Generar al cierre de cada periodo los libros en un formato no editable, como PDF, y protegerlos con firma digital o con un código de verificación.
- Hacer copias de seguridad periódicas, guardadas en un lugar distinto del servidor principal o en la nube.
De acuerdo con nuestro criterio, generar los libros oficiales en PDF firmado digitalmente al cierre de cada mes es la forma más sencilla de demostrar su inalterabilidad ante una fiscalización, porque cualquier cambio posterior invalida la firma.
Libros que siguen registrándose en la Cámara de Comercio.
Antes, los libros de contabilidad debían registrarse en la Cámara de Comercio. El decreto ley 019 de 2012 modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, que hoy solo exige inscribir el libro de registro de socios o accionistas y el libro de actas de asamblea y juntas de socios.
Por lo tanto, los libros de contabilidad, como el diario y el mayor, ya no se registran, se lleven en papel o en archivos electrónicos. Los libros de actas y de accionistas sí deben registrarse, y también pueden llevarse de forma electrónica cumpliendo los requisitos que fija su reglamentación.
Conservación de los libros y soportes.
El artículo 60 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 28 de la ley 962 de 2005, obliga a conservar los libros y papeles del comerciante por un término de 10 años, contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. La conservación puede hacerse en papel o en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
Para efectos tributarios, el artículo 632 del E.T. y las normas que lo modifican exigen conservar a disposición de la DIAN los libros y los soportes de las declaraciones por el término de firmeza de estas, que en ciertos casos se extiende más allá del plazo general.
Como los plazos comercial y tributario no coinciden, conviene aplicar el más largo. Un archivo electrónico que no pueda abrirse dentro de diez años, porque el programa ya no existe, no cumple la obligación de conservación.
Los libros electrónicos como prueba.
La contabilidad llevada en debida forma es prueba a favor del comerciante en los litigios con otros comerciantes y, en materia tributaria, según el artículo 772 del E.T., constituye prueba a favor del contribuyente si cumple los requisitos legales.
Si el libro electrónico no garantiza su inalterabilidad, pierde ese valor probatorio, porque no puede demostrarse que la información no fue modificada después de los hechos. Esa es la razón de fondo de los requisitos.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Los libros de contabilidad se pueden llevar en archivos electrónicos?
Sí. El artículo 56 del Código de Comercio lo permite, siempre que el archivo garantice en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, la seguridad y la conservación de la información.
¿Es obligatorio imprimir los libros de contabilidad?
No. Desde el decreto ley 019 de 2012 los libros pueden llevarse únicamente en medios electrónicos.
¿Los libros de contabilidad se registran en la Cámara de Comercio?
No. Solo se registran el libro de registro de socios o accionistas y el libro de actas de asamblea o junta de socios.
¿Por cuánto tiempo se conservan los libros de contabilidad?
Por 10 años según el Código de Comercio y la ley 962 de 2005, y en materia tributaria mientras las declaraciones no estén en firme. Conviene aplicar el plazo más largo.
¿Llevar la contabilidad en la nube es válido?
Sí, siempre que el sistema garantice la inalterabilidad, la integridad, la seguridad y la conservación de la información, y que esta esté disponible cuando la solicite una autoridad.
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