Propinas: qué son y cómo se contabilizan

La propina es el reconocimiento en dinero que el cliente da voluntariamente a quienes lo atienden, según la ley 1935 de 2018, y pertenece a los trabajadores, no al establecimiento. Por eso, cuando la empresa la recauda, no la registra como ingreso sino como un pasivo con los trabajadores, en la cuenta 2815. Veamos su régimen, cómo se contabiliza y qué pasa con la empresa que paga propinas.

Qué es una propina.

El artículo 2 de la ley 1935 de 2018 la define así:

«Se entiende por propina el reconocimiento en dinero que en forma voluntaria el consumidor otorga a las personas que hacen parte la cadena de servicios en los establecimientos comerciales de que trata el artículo 1º de esta ley, por el buen servicio y producto recibido e independiente del valor de venta registrado.»

De la definición se desprenden sus rasgos: es voluntaria, la da el consumidor, la recibe quien presta el servicio y es independiente del precio de lo vendido. El establecimiento puede sugerirla, pero no exigirla; si la hace obligatoria, se expone a las sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La propina en la factura.

Como la propina no es un ingreso del establecimiento, en principio no se factura. Pero la ley permite incluirla en la factura o el documento equivalente si el cliente lo acepta, y le pone un tope cuando es sugerida. Señala el parágrafo 1 del artículo 3 de la ley 1935 de 2018:

«En ningún caso la propina podrá superar el 10% del valor del servicio prestado, cuando esta sea sugerida por el establecimiento de comercio e incorporada en la factura con la aceptación del consumidor.»

Además, quien atiende debe preguntar al cliente si desea que la propina se incluya en la factura y por qué valor. Su inclusión es solo informativa: la propina no hace parte de la base del IVA, del impuesto al consumo ni de la retención en la fuente, y si se sugiere, se calcula sobre el valor del servicio antes de impuestos.

Contabilización de las propinas que recauda la empresa.

Cuando el establecimiento recauda la propina, por ejemplo porque el cliente la paga con tarjeta junto con la cuenta, recibe un dinero que no es suyo sino de los trabajadores. Por eso se registra como un ingreso recibido para terceros, en la cuenta 2815, con una subcuenta para las propinas y un tercero por cada trabajador:

Al entregar las propinas a los trabajadores, se cancela el pasivo:

Si el cliente entrega la propina directamente al trabajador, la empresa no hace ningún registro. El tratamiento laboral de lo que recibe el trabajador, que no constituye salario, se explica en el artículo sobre las propinas que recibe el trabajador.

La empresa que paga propinas.

Distinto es el caso de la empresa que, como cliente, da propinas, por ejemplo en comidas de negocios o en viajes de sus empleados. Ese pago es un gasto, que puede registrarse en gastos diversos con un auxiliar para propinas.

Para efectos fiscales, las propinas pueden no ser deducibles en el impuesto de renta: son voluntarias, no remuneran un servicio prestado a la empresa, lo que dificulta demostrar su necesidad y causalidad, y carecen de un soporte válido, pues la propina no se factura como ingreso del establecimiento.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.