Utilidad del ejercicio: cómo se determina y se contabiliza

La utilidad del ejercicio es lo que la empresa ganó en el periodo, y se determina con las cuentas de resultado: ingresos menos costos y gastos. Al cerrar el año esas cuentas se cancelan contra la cuenta de pérdidas y ganancias, y el saldo se traslada al patrimonio. Solo cuando la asamblea decreta su distribución la utilidad deja de ser patrimonio y se convierte en un pasivo con los socios. ¿Cómo se registra cada paso?

Qué es la utilidad del ejercicio.

El ejercicio contable es el periodo durante el cual se desarrolla la actividad registrada en la contabilidad, que por lo general es un año, aunque puede ser un semestre o un trimestre según el corte que se necesite.

Durante ese periodo la empresa obtiene ingresos e incurre en costos y gastos, y la diferencia entre unos y otros determina el resultado: utilidad si los ingresos superan a los costos y gastos, pérdida en el caso contrario.

Ese resultado se determina en el estado de resultados, que recorre varios niveles de utilidad hasta llegar a la que puede distribuirse. Los niveles se explican en el artículo sobre la utilidad bruta, operacional y neta.

Las cuentas de resultado no existen al iniciar operaciones: en ese momento solo hay cuentas de balance. Van surgiendo con las operaciones del periodo y deben cancelarse al cierre, de modo que al final quede otra vez solo el balance general, con el resultado incorporado al patrimonio.

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La contabilización al cierre del ejercicio.

En el cierre contable las cuentas de ingresos, costos y gastos se cancelan contra la cuenta 5905, ganancias y pérdidas, y su saldo se traslada al patrimonio.

Supongamos una utilidad de $10.000.000. Al cerrar, la cuenta 5905 queda con saldo crédito, de modo que se debita para cancelarla y se acredita la cuenta del patrimonio:

Si el resultado hubiera sido una pérdida, la cuenta 5905 quedaría con saldo débito y el traslado sería el inverso: se acredita la 5905 y se debita la cuenta del patrimonio que registra la pérdida del ejercicio, que disminuye el patrimonio en lugar de aumentarlo.

Por qué la utilidad va al patrimonio y no al activo.

La utilidad es la ganancia que generaron los activos de la empresa. Y como los activos menos los pasivos son el patrimonio, cualquier ganancia que produzcan lo incrementa. Por eso el resultado del ejercicio se acredita en una cuenta del patrimonio y queda incorporado al balance general.

El dinero de esa utilidad, en cambio, sí está en el activo: en el banco, en la cartera o invertido en bienes. Lo que se registra en el patrimonio no es el dinero, sino el derecho de los socios sobre él.

Cuándo la utilidad se convierte en pasivo.

Mientras la utilidad permanece en el patrimonio, la empresa puede disponer de ella. La situación cambia cuando el máximo órgano social decreta su distribución: desde ese momento los socios pueden exigirla y la empresa ya no puede usarla, de modo que deja de ser patrimonio y pasa al pasivo, a la cuenta 2360 de dividendos y participaciones por pagar. El procedimiento está en el artículo sobre la distribución de utilidades.

Supongamos que se distribuye la mitad de la utilidad del ejemplo, $5.000.000:

La otra mitad sigue en el patrimonio, a disposición de la empresa. De ahí la respuesta a la pregunta que más se hace sobre este tema: la utilidad del ejercicio es patrimonio antes de decretarse y pasivo después, y nunca es un activo en términos contables, aunque el dinero que la respalda sí esté en el activo.

Antes de distribuir: la reserva legal.

De la utilidad del ejercicio hay que apropiar primero la reserva legal, que las sociedades deben constituir con un porcentaje de las utilidades líquidas de cada año hasta alcanzar el tope que fija el Código de Comercio. Esa apropiación también se registra dentro del patrimonio, de modo que no disminuye el patrimonio total: lo reclasifica.

Utilidades acumuladas y de ejercicios anteriores.

Las utilidades que no se decretan se acumulan hasta que la asamblea decida distribuirlas. Al cerrar el siguiente ejercicio, esa utilidad deja de ser del ejercicio y pasa a la cuenta de resultados de ejercicios anteriores, que es donde se acumulan las utilidades de años previos no distribuidas.

Algunas empresas mantienen esa política de forma deliberada, para no afectar su capital de trabajo. Mientras no se distribuyan, los socios no pueden disponer de ellas: están en el patrimonio y no en el pasivo.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene no dejar la utilidad del ejercicio en su cuenta original por varios años. Reclasificarla oportunamente a resultados de ejercicios anteriores permite distinguir en el balance lo ganado en el periodo de lo acumulado, que es justo la información que se necesita al decretar dividendos.

La utilidad contable y la renta líquida.

La utilidad que se contabiliza y se distribuye no es la base del impuesto. La renta líquida gravable se determina con reglas fiscales que no coinciden con las contables, como explicamos en el artículo sobre la renta líquida gravable.

Esa diferencia tiene un efecto directo al repartir: la parte de la utilidad que la sociedad distribuye sin haber tributado sobre ella se entrega como dividendo gravado, y el impuesto se recupera en cabeza del socio. El cálculo lo hace la sociedad con el procedimiento que explicamos en el artículo sobre la determinación de los dividendos gravados y no gravados.

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