Agentes de retención en la fuente

El agente de retención es quien hace el pago y está obligado por la ley a descontar de él la retención, declararla, consignarla a la Dian y certificarla, según el artículo 368 del Estatuto Tributario. Toda persona jurídica lo es por el solo hecho de serlo, y algunas personas naturales también. ¿Quiénes tienen esa calidad y qué responsabilidad asumen?

Qué es un agente de retención.

El agente de retención es un recaudador. La ley lo pone a cobrar, por cuenta del Estado, un impuesto que no es suyo sino de la persona a la que le está pagando.

Cuando compra, no le entrega al proveedor el valor completo de la factura: le descuenta un porcentaje y se lo traslada a la Dian a nombre de ese proveedor.

De ahí que se hable de sujeto activo y sujeto pasivo. El agente de retención es el sujeto activo porque debe actuar; el proveedor es el sujeto pasivo porque sufre la retención sin tener que hacer nada.

Esa condición de simple intermediario tiene una consecuencia que conviene tener presente desde ya: el dinero retenido nunca fue del agente, y por eso quedarse con él o no consignarlo tiene consecuencias severas, incluso penales.

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Quiénes son agentes de retención.

Cada impuesto tiene sus propios agentes de retención, de modo que se puede ser agente de retención en renta y no serlo en IVA, o al contrario. Por eso conviene revisar los tres impuestos por separado.

Agentes de retención en el impuesto de renta.

La regla general es amplia: prácticamente toda organización con capacidad de contratar es agente de retención. Así lo dispone el artículo 368 del Estatuto Tributario:

«Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente.»

En la práctica esto significa que toda persona jurídica es agente de retención sin necesidad de cumplir requisito adicional alguno, y que también lo son figuras que no son personas jurídicas, como los consorcios, las uniones temporales y las sucesiones ilíquidas.

Las personas naturales son la excepción. Solo quedan obligadas cuando son comerciantes y en el año anterior tuvieron patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 30.000 UVT, según el artículo 368-2 del Estatuto Tributario, aunque hay conceptos que las obligan a retener sin importar esos topes, como desarrollamos en el artículo sobre las personas naturales que son agentes de retención.

Existe además la figura inversa: el autorretenedor, donde el beneficiario del pago se practica a sí mismo la retención. Cuando el proveedor tiene esa calidad, el comprador no retiene aunque sea agente de retención.

Agentes de retención en el impuesto a las ventas.

La lista en IVA es cerrada y está en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario. A diferencia de renta, aquí no basta con ser persona jurídica. Son agentes de retención de IVA, en resumen:

• Las entidades estatales, entendiendo por tales la Nación, los departamentos, los distritos, las áreas metropolitanas, los municipios y sus asociaciones, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta con participación pública superior al 50% y las entidades descentralizadas.
• Los grandes contribuyentes, sean o no responsables del IVA.
• Quienes la Dian designe como agentes de retención de IVA mediante resolución.
• Los responsables del IVA que contraten con personas sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en Colombia.
• Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del pago a los establecimientos afiliados.
• La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, por el 100% del IVA en la venta de aerodinos.
• Los responsables del IVA proveedores de sociedades de comercialización internacional.
• Los responsables del IVA cuando adquieran bienes o servicios gravados a contribuyentes del régimen simple de tributación.
• Los emisores de tarjetas, vendedores de tarjetas prepago y recaudadores de efectivo, frente a prestadores del exterior de servicios digitales que se acojan voluntariamente a ese sistema de pago.

Una regla que se pasa por alto con frecuencia: el parágrafo 1 del mismo artículo excluye de retención las operaciones que se realicen entre los agentes de los numerales 1, 2 y 5, esto es, entre entidades estatales, grandes contribuyentes y entidades emisoras de tarjetas.

La exclusión cubre cualquier combinación entre esos tres grupos y no solo las operaciones entre iguales, de modo que tampoco hay retención cuando una entidad estatal le compra a un gran contribuyente, como desarrollamos en el artículo sobre la retención entre grandes contribuyentes.

Conviene no confundir esa exclusión con otra situación distinta: que el comprador no sea agente de retención de IVA. Ser responsable del impuesto no confiere esa calidad, que solo nace de los supuestos que la lista contempla.

Agentes de retención en el impuesto de industria y comercio.

El ICA es un impuesto territorial y cada municipio fija en su estatuto tributario quiénes son agentes de retención, con qué bases y con qué tarifas.

En la mayoría de los municipios la lista coincide con la de renta, de modo que quien es agente de retención en renta suele serlo también en ICA, pero es una coincidencia práctica y no una regla legal. Hay que consultar el acuerdo municipal de cada jurisdicción donde se desarrolle la actividad.

Obligaciones del agente de retención.

Ser agente de retención no se agota en descontar el valor de la factura. La ley impone cuatro obligaciones y las cuatro están sancionadas, de modo que conviene conocerlas en detalle.

Practicar la retención.

Es la obligación principal y consiste en retener siempre que el pago esté sujeto a ello. Para determinarlo hay que identificar el concepto, la tarifa y la base, y verificar que el beneficiario sea sujeto pasivo, como explicamos en el artículo sobre cuándo se practica retención en la fuente.

El agente que no retiene debiendo hacerlo responde con su propio patrimonio, según el artículo 370 del Estatuto Tributario, que le reconoce a cambio el derecho de cobrarle ese valor al proveedor.

Declarar las retenciones practicadas.

La declaración de retención es mensual y en ella se incluyen las retenciones practicadas en ese mes, no las de otro.

El parágrafo 2 del artículo 606 del Estatuto Tributario exime de presentarla en los periodos en que no se practicaron retenciones, de modo que no hay obligación de declarar en ceros.

Consignar lo retenido.

Declarar no basta: hay que pagar. Y en retención el pago es condición de existencia de la declaración.

La declaración de retención presentada sin pago total se considera ineficaz de pleno derecho, es decir, como si nunca se hubiera presentado, según explicamos en el artículo sobre la ineficacia de las declaraciones de retención sin pago total. La consecuencia es tener que presentarla de nuevo, ya extemporánea, con sanción e intereses.

Expedir los certificados de retención.

El agente debe entregar a cada sujeto pasivo un certificado donde consten el concepto, la tarifa y el valor retenido, dentro de los plazos que fija el reglamento.

Esa obligación no es un formalismo: sin certificado el proveedor no puede imputar la retención en su declaración, de modo que pagaría dos veces el mismo impuesto. Los requisitos del documento están en el artículo sobre el certificado de retención en la fuente.

Sanciones y responsabilidades del agente de retención.

Las consecuencias del incumplimiento no son uniformes: unas son económicas, otras administrativas y una es penal. Conviene distinguirlas porque el riesgo de cada una es muy distinto.

La más grave es la última. Retener y no consignar lo retenido, o dejar de cobrar el impuesto estando obligado a ello, constituye delito, tema que desarrollamos en el artículo sobre la omisión de agente retenedor. Al agente de retención le aplican además las sanciones comunes a todo contribuyente, como la sanción por corrección y la sanción por inexactitud.

Cómo saber si usted es agente de retención.

La verificación es sencilla y conviene hacerla tanto sobre uno mismo como sobre el proveedor antes de cada operación relevante.

En el RUT deben figurar las responsabilidades 07 para retención a título de renta, 08 para retención de timbre y 09 para retención de IVA. La responsabilidad 15 identifica al autorretenedor.

Si usted concluye que reúne las condiciones para ser agente de retención y el RUT no lo refleja, debe actualizarlo. No tenerlo registrado no lo exime de la obligación: la Dian puede exigirle las retenciones que dejó de practicar, con intereses y sanciones.

De acuerdo con nuestro criterio, la verificación del RUT del proveedor debería hacerse al inicio de la relación comercial y repetirse al menos una vez al año, porque un cambio de régimen o la pérdida de la calidad de autorretenedor modifica el tratamiento sin que el proveedor tenga la obligación de avisarlo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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